現在のバージョンと以前のバージョンの比較
ファイルリクエスト機能はすでにリリースされていますか?
はい。 この新しいファイルリクエストのエクスペリエンスは、次の表に示すように、新しいUIや、メタデータを使った必須/任意の情報のリクエストなど、大幅に機能が強化されています。
| 機能 | 説明 |
|---|---|
| アクセス可能な権限の設定 | デフォルトでは、フォルダの所有者、共同所有者、編集者がファイルリクエストを使用できます。 この更新は、Box権限と一貫性があります。これにより、フォルダの編集者にすべての読み取り/書き込みアクセス権限が付与されます。 |
| メタデータに対応したフォームフィールド | 企業内の任意のメタデータテンプレートからフィールドを追加して、ファイルの送信時に追加情報を取得します。 |
| メタデータの入力を必須/任意として設定 | 各ファイルのアップロード時にメタデータの入力を要求することで、構造化されたデータを取得することができます。 これにより、ワークフローの検索、整理、トリガーが簡単になります。 |
| 複数のファイルのアップロードフィールド | フォーム受信者にとってわかりやすく体系的な操作性を提供し、送信に不備があった場合にやり取りする時間をなくします。 |
| シンプルなユーザーエクスペリエンス | 受信者は、ファイルのドラッグアンドドロップやサイズの大きいファイルのアップロードの再開などを簡単に行えます。 |
| リンクを期限切れにする | 特定の日付にリンクを無効にして、送信できないようにします。準備ができたら、同じリンクからファイルの送信を再開できるように、再度有効にすることも可能です。 |
| 管理設定 | 管理者は、機能を無効にするなど、企業のアクセス許可を制御できます (編集者にも利用を許可するなど)。 |
| 変更内容の保存 | ファイルリクエストに対する変更はすべて、同じURLに保存されます。 |
| 短いURL | Boxの他の共有リンクのように、URLは短くなっています。 |
ファイルリクエストの前のバージョン (バージョン1) にあって、ファイルリクエスト (バージョン2) にない機能はありますか?
ファイルリクエストバージョン2は、バージョン1で実行できる機能を強化したものです。ただし、以下の例外があります。
- 外部コラボレータはファイルリクエストリンクを作成できません
- Personal Proアカウント所有者は、ファイルリクエストバージョン1にはアクセスできましたが、ファイルリクエストバージョン2にはアクセスできません
既存の古いファイルリクエストへのリンクについて教えてください。
以前のバージョンのファイルリクエストを使用して作成されたリンクは、すべて有効なままで、使用可能です。ただし、新しいファイルリクエストはより機能が充実しており、エクスペリエンスも優れているため、こちらを使用することをお勧めします。
既存の古いアップロード埋め込みウィジェットについて教えてください。
ウェブサイトに埋め込まれた既存のウィジェットは、引き続き動作します。 操作性が改善されているため、ファイルリクエストバージョン2の新しい埋め込みウィジェットを使用することをお勧めします。
ファイルリクエストの作成
ファイルリクエストを使用してフォルダをアップロードできますか?
いいえ。ファイルリクエストページでフォルダをアップロードすることはできません。アップロードできるのはファイルだけです。
各ファイルのアップロードフィールドに異なるフォルダをマッピングできますか?
現時点では、できません。 すべてのファイルが同じフォルダに格納されます。
ファイルリクエストの生成時、有効期限は共有リンクのEnterprise設定に従いますか?
いいえ。ファイルリクエストは、共有リンクとは別に設定され、異なるものとして扱われます。これは、ファイルリクエストで企業のコンテンツが社外に共有されないためです。ファイルリクエストは、一部のユーザー (編集者または所有者) のみがフォルダへのコンテンツのアップロードをリクエストできます。フォルダにすでに保存されているファイルは表示されることはありません。
コンテンツの収集が完了しました。ファイルリクエストフォームを削除する方法を教えてください。
ファイルリクエストを使用してコンテンツを取得する で、ファイルリクエストリンクを無効にしてリクエストを完全に削除する手順を確認してください。
個々のファイルリクエストを有効または無効にできますか?
個別のリンクを無効にすることができます。 それには、ファイルリクエストリンクが有効になっているフォルダを選択し、省略記号 (...) をクリックして、[ファイルリクエスト] をクリックします。 [ファイルリクエスト] ウィンドウが開いたら、スライダをクリックして動かし、リンクを無効にします。
自分が作成したアクティブなファイルリクエストすべてを表示する方法はありますか?
はい。管理者は [ユーザーアクティビティ] レポートを生成して、ファイルリクエストを誰がどのフォルダで作成、編集、削除したかを確認できます。 レポートに表示されるのは、日本時間2020年6月5日以降に生成されたファイルリクエストのみであることに注意してください。
新しいファイルリクエストに追加してほしい機能がある場合はどうすればよいですか?
ユースケースを添えてPulseでリクエスト (英語) を追加してください。
送信されたコンテンツの受信
ファイルリクエストによりコンテンツがアップロードされたときの通知方法を教えてください。
ファイルのアップロードに関する通知は、フォルダ設定から有効にできます。 Boxで、該当フォルダが表示されている行にカーソルを合わせ、省略記号 (…) をクリックし、[設定] > [メールと通知] に移動します。
ファイルリクエストでは送信者のメールアドレスが検証されますか?
はい。 コンテンツをアップロードするユーザーに対してファイルを送信する前にBoxアカウントへのログイン (Boxアカウントがない場合はアカウントの作成) を要求するよう、ファイルリクエストを構成できます。 これにより、コンテンツをアップロードするユーザーのメールアドレスが自動的に取得され、検証されます。 Box管理者は、この設定を企業全体で有効にできます。 また、ファイルリクエストフォームでこの設定を有効にするかどうかを各ユーザーの判断に任せることもできます。
1つのアップロードフィールドに同じファイルを2回アップロードできますか?
いいえ。1回の送信で同じファイルを複数回アップロードすることはできません。
ファイルリクエストを使用して同じ名前のファイルが複数アップロードされるとどうなりますか?
重複した名前のファイルがアップロードされた場合、UTCタイムスタンプが付加されます。
メタデータ
1つのファイルリクエストにつき複数のメタデータテンプレートを使用することはできますか?
一度に使用できるメタデータテンプレートは1つだけです。ただし、同じファイルリクエストで、あるテンプレートを別のテンプレートに置き換えることは可能です。 以下に例を示します。
- テンプレートAのメタデータフィールドを使用してファイルリクエストを作成します。
- その後、テンプレートBのメタデータの取得が必要となります。
- 以前作成したファイルリクエストに戻り、テンプレートAをクリアしてから、テンプレートBを選択します。
テンプレートAを使用して送信された以前のコンテンツは影響を受けません。新たに送信したものは、テンプレートBの情報が書き込まれます。
送信中のファイルリクエストで使用されているメタデータテンプレートを更新/削除した場合は何が起こりますか?
ファイルのメタデータはすべて失われる可能性がありますが、ファイルリクエストは成功したとレポートされます。 メタデータテンプレートの更新後、ファイルリクエスト時にファイルのメタデータが失われないようにするには、ファイルリクエストの送信者が手動で古いメタデータテンプレートをクリアし、新しいメタデータテンプレートを追加する必要があります。
管理者向け
ファイルリクエストフォームを作成している組織内のユーザーや使用中のファイルリクエスト数などに関するレポートの作成方法を教えてください。
社内のファイルリクエストを作成、更新、または削除したユーザーを示すユーザーアクティビティレポートを生成することができます。 これを行うには、管理コンソールから、[レポート] > [レポート作成] > [ユーザーアクティビティ] に移動し、[操作の種類] セクションで [ファイルリクエスト] まで下にスクロールします。 ただし、レポートできるのは、日本時間2020年6月5日以降のファイルリクエストアクティビティのみです。 また、現在のバージョンのファイルリクエストを使用したリクエストについてのみレポートできます。
ファイルリクエストとIP許可リストにはどのような関係がありますか?
ファイルリクエストリンクは、組織で構成されているIP許可リストプロトコルには従いません。 任意のIPアドレスからリンクにアクセスできます。
Box Verified Enterprise (BVE) を利用していない企業が、app.box.comをブロックしている企業にファイルリクエストを送信した場合に、ファイルリクエストは機能しますか?
いいえ。これは現在サポートされておらず、当社のロードマップに優先課題として挙げられていません。お客様から寄せられるフィードバックの数によっては、今後その必要性を判断していく予定です。
ユーザーが非BVE環境でファイルリクエストを作成した後、テナントがBVEを有効にする設定に変更した場合、そのファイルリクエストは機能しますか?
いいえ。ファイルリクエストリンクが生成される際、そのリンクでは非BVEのURL (app.box.com) が使用されますが、BVEを有効にした場合、組織のルートURLはent.box.comになります。ただし、すでに生成されたファイルリクエストは、BVEを有効にしても更新されません。回避策として、非BVEのURL (app.box.com) を取得し、リンクが動作するように手動でBVEのURLに変更します (appをentに変更)。
悪意のあるコンテンツがアップロードされた場合はどうなりますか?
リンクは不明なコラボレータと共有される可能性があります。ただし、必要に応じてリンクを期限切れにしたり無効にしたりできます。さらに、このリスクを軽減するために、企業側でBox Shieldまたはサードパーティプロバイダのいずれかを利用して、アップロードに対するマルウェアスキャンを有効にしておくこともできます。 また、コンテンツを送信する前にBoxへのログインを要求することで、悪意のある行為を行うユーザーをさらに抑止することができます。
ファイルリクエスト用のAPIはありますか? また、そのAPIを使用すると、どのようなことができますか?
さまざまなファイルリクエストAPIがあります。開発者はこれらを使用すると、既存のファイルリクエストに基づいた新しいファイルリクエストの作成、ファイルリクエストの設定の更新、ファイルリクエストの有効化と無効化、プログラムを使用したファイルリクエストの削除が可能になります。 例えば、APIを使用して、既存のファイルリクエストから効率的にテンプレートを作成し、プログラムを使用してそのファイルリクエストを多数のフォルダに適用することができます。
詳細については、ファイルリクエストのユーザーガイドおよびユースケースやBox開発者向けのAPIリファレンスを参照してください。
関連リンク