Box vous permet d'ajouter des instances de métadonnées à un dossier et de les ajouter automatiquement en cascade au contenu du dossier, de sorte qu'il n'est pas nécessaire d'ajouter les instances individuellement. Grâce aux métadonnées en cascade, vous pouvez rapidement ajouter des métadonnées à plusieurs fichiers et sous-dossiers en une seule fois.
Lorsque vous ajoutez une instance de métadonnées à un dossier et activez une politique en cascade, Box
- ajoute cette instance et ses valeurs à chacun des fichiers et sous-dossiers du dossier, et
- propage les modifications du modèle à chaque instance de ce modèle dans le dossier.
Box vous permet également de résoudre les conflits d'instances de métadonnées en conservant ou en écrasant les valeurs d'attribut actuelles.
Note
- Pour demander l'activation de cette fonctionnalité pour votre entreprise, veuillez contacter votre administrateur.
- Si vous êtes un administrateur, découvrez comment activer cette fonctionnalité ici (en anglais).
Pour ajouter une instance de métadonnées en cascade à un dossier :
- Dans votre fenêtre Box, passez la souris sur le dossier.
- Cliquez sur « ... » ou appuyez sur le bouton droit de la souris.
- Passez la souris sur Plus d'actions et sélectionnez Métadonnées. Box affiche la fenêtre Métadonnées.
- En haut de la fenêtre Métadonnées, cliquez sur Ajouter et sélectionnez un modèle de métadonnées. Box affiche le nom du modèle dans la fenêtre Métadonnées.
- Cliquez sur l'icône d'édition à côté du nom du modèle choisi. Box affiche la fenêtre d'édition des métadonnées.
- Modifiez les attributs de l'instance, si vous le souhaitez.
- Cliquez sur le bouton du curseur Activer la stratégie en cascade. Box affiche le volet de résolution des conflits.
- Dans le volet de résolution des conflits, cliquez sur la stratégie de résolution que vous souhaitez appliquer.
- En bas de la fenêtre d’édition des métadonnées, cliquez sur Enregistrer.
Note
- Pour arrêter une stratégie en cascade, cliquez à nouveau sur le bouton du curseur Activer la stratégie en cascade. Une fois que vous avez arrêté la stratégie en cascade d'un dossier, le nouveau contenu ajouté au dossier n'hérite pas automatiquement de la stratégie en cascade.
- Les valeurs de métadonnées dans les fichiers et les sous-dossiers persistent après l’arrêt de la politique en cascade.
- L'activation de la stratégie en cascade applique les métadonnées via un processus hors ligne. Les performances varient en fonction de la taille de la hiérarchie de vos dossiers et de la charge du système.
Avertissement
- Après avoir mis en cascade une instance de métadonnées dans un dossier, vous ne pouvez pas annuler l'action.
- Si vous supprimez une instance de métadonnées d'un dossier, Box ne supprime pas les valeurs du modèle du contenu du dossier.
FAQ
Comportement en cascade
Si j'ajoute une politique en cascade à un dossier, les valeurs de métadonnées sont-elles appliquées à tous les sous-dossiers ?
Si une politique de cascade est appliquée à un dossier, tous les fichiers et dossiers reçoivent le modèle de métadonnées et ses valeurs. Un délai supplémentaire peut se produire pour les fichiers appliqués à des dossiers dont le chemin de la sous-arborescence est long.
Que se passe-t-il si mon fichier contient déjà des métadonnées ? Si je le déplace dans un dossier avec une politique de cascade conflictuelle, ces informations sont-elles écrasées ?
Les politiques de cascade de métadonnées n'écrasent pas les métadonnées existantes. Nous ne souhaitons pas supprimer les données client sans la notification appropriée. En cas de conflit, les valeurs de métadonnées existantes persistent dans le fichier. Si vous souhaitez écraser les métadonnées existantes, vous pouvez utiliser l' application forcée de la politique de cascade de métadonnées (en anglais) pour forcer toutes les métadonnées de ce dossier à avoir les métadonnées de ce dossier.
Quel est le temps prévu entre le chargement du fichier et la cascade des métadonnées ?
L'application de métadonnées via la politique en cascade n'est pas une action immédiate et peut prendre un certain temps en fonction de la taille de la structure du dossier.
Puis-je mettre en cascade uniquement certains attributs d’une instance de métadonnées ?
Non, nous prenons uniquement en charge la mise en cascade d'une instance dans son intégralité. Cependant, vous n'avez pas besoin de renseigner tous les attributs pour effectuer la mise en cascade.
Puis-je mettre en cascade une instance de métadonnées vide sans valeurs ?
Oui.
Comment supprimer une politique en cascade ?
Comment puis-je annuler la mise en cascade des instances que j'ai précédemment mises en cascade ?
Déplacer et copier du contenu
Si je déplace un fichier en dehors d'un dossier, les métadonnées restent-elles avec le fichier ou disparaissent-elles ?
Que se passe-t-il lorsque je déplace un fichier ou un dossier vers un dossier avec la cascade activée et qu'il n'y a aucun conflit avec les instances de métadonnées et leurs attributs ?
Que se passe-t-il lorsque je déplace un fichier ou un dossier vers un dossier avec la cascade activée et qu'il y a un conflit ?
Collaboration externe
Les collaborateurs externes peuvent-ils voir ou modifier les modèles et attributs de métadonnées ?
En parité avec les métadonnées des fichiers, les collaborateurs externes peuvent voir et modifier les instances et les attributs des métadonnées.
Que se passe-t-il si j’essaie d’appliquer des métadonnées sur des dossiers ou des fichiers appartenant à d’autres entreprises ?
Lorsque vous tentez d'appliquer des métadonnées sur du contenu appartenant à des tiers, vous ne pouvez pas voir les modèles de métadonnées de l'autre entreprise. Vous pouvez toutefois appliquer des métadonnées personnalisées.
Que se passe-t-il lorsque la propriété d'un dossier précédemment détenu par l'entreprise A (avec les modèles de l'entreprise A appliqués) est transférée à un utilisateur de l'entreprise B ?
Les instances de métadonnées et les attributs de métadonnées restent sur le contenu.
Si j'invite des collaborateurs externes dans mes dossiers ou fichiers, devraient-ils pouvoir voir les modèles de métadonnées et les attributs de mon entreprise qui ont été appliqués ?
Oui, les collaborateurs externes que vous invitez dans les fichiers et les dossiers peuvent voir les modèles et attributs de métadonnées appliqués à ce contenu.
Divers
Qui peut créer une politique en cascade ?
Toute personne disposant d'autorisations de modification des métadonnées peut créer une politique en cascade. Voir le matrice complète.
Oups ! J'ai accidentellement créé une stratégie en cascade sur une arborescence de dossiers volumineuse et je voudrais l'annuler. Que puis-je faire ?
Actuellement, il n’existe aucune possibilité d’annulation.