Box écrase un fichier et met à jour la version à chaque fois que vous :
- modifiez le fichier à l'aide d'un éditeur en ligne, tel que Box Edit (en anglais) , Microsoft Office Online ou la suite d'édition Google
- modifiez le fichier dans votre dossier Box Sync ou Box Drive
- utilisez le bouton Télécharger une nouvelle version sur l'application Web
- téléchargez un fichier dans un dossier contenant un fichier existant portant exactement le même nom sur l'application Web Box.
Mais au lieu de supprimer complètement les fichiers des versions antérieures, Box en garde la trace et vous pouvez vous référer ou revenir à une version antérieure d'un fichier à tout moment. Et vous pouvez prévisualiser les versions antérieures presque instantanément, sans avoir à les télécharger puis à les ouvrir dans un éditeur en ligne. Cela est particulièrement utile lorsque vous souhaitez :
- localiser et naviguer vers un endroit spécifique dans un long document ou une présentation de diapositives
- comparer la version actuelle d'un fichier avec une version plus ancienne
- identifier la version spécifique dans laquelle une modification particulière a été apportée
À l'exception des clients de Box Governance, le nombre de versions de fichiers enregistrées par Box est limité. Le nombre maximal de versions de fichiers antérieures auxquelles vous pouvez accéder correspond à votre type de compte Box :
- Version Personnelle Gratuite - 1
- Personal Pro - 10 versions
- Starter - 25 versions
- Entreprise/Entreprise Plus - 50 versions
- Entreprise - 100 versions
Les clients de Box Governance ont la possibilité supplémentaire de sauvegarder un nombre illimité de versions de fichiers.
Les administrateurs de compte peuvent définir ou modifier le nombre maximal de versions de fichiers (en anglais) que Box suit et enregistre.
L'historique des versions du fichier s'affiche dans la barre latérale d'activité à droite de l'aperçu du fichier.
Pour ouvrir cette barre latérale et accéder à l'historique des versions de n'importe quel fichier, accédez à la page Tous les fichiers de Box et effectuez l'une des opérations suivantes :
-
Cliquez sur le badge du numéro de version affiché à droite du nom du fichier. Ce badge n'est disponible que s'il existe plusieurs versions du fichier.
ou -
Cliquez sur le nom du fichier. Box ouvre le fichier en mode Aperçu. Cliquez sur les points de suspension ( … ) puis sélectionnez Historique des versions .
ou -
Cliquez sur le fichier. En haut de la fenêtre d'aperçu du fichier, cliquez sur le numéro de version bleu affiché à gauche du titre du fichier.
Lorsque la liste des versions de fichiers s'affiche, chaque version est répertoriée séparément. Cliquez sur une version et Box affiche une vignette. Si aucune vignette n'est disponible, Box affiche l'icône spécifique au type de fichier (par exemple, l'icône Word, l'icône PhotoShop, etc.).
Chaque version de fichier s'affiche également avec une ellipse d'actions supplémentaires (...). Cliquez sur l'ellipse pour afficher un menu d'actions que vous pouvez entreprendre. L'éventail des actions possibles varie quelque peu en fonction de vos autorisations, mais en général, vous pouvez :
- prévisualiser une version antérieure en cliquant sur Aperçu.
- télécharger une version de fichier spécifique en cliquant sur Télécharger .
- promouvoir une version antérieure du fichier pour qu'elle soit la plus récente en cliquant sur Rendre actuelle .
- supprimer une version de fichier en cliquant sur Supprimer.
Remarques
- Lorsque vous supprimez une version, elle continue de s'afficher dans la liste de l'historique des versions, mais elle n'est pas disponible par ailleurs. Si vous devez la consulter ou la télécharger à nouveau, vous pouvez la restaurer. Pour restaurer une version supprimée, cliquez sur les points de suspension de la version ( … ) puis sur Restaurer.
- Les entreprises disposant d'une licence Governance peuvent enregistrer un nombre illimité de versions et prévisualiser les 1 000 dernières versions. Pour prévisualiser plus que les 1 000 dernières versions, ces entreprises peuvent utiliser l'API Box.
Lorsque vous prévisualisez une ancienne version, Box affiche toujours la première page du fichier, et non la page de l'aperçu à partir de laquelle vous déclenchez l'action de prévisualisation. De plus, lorsque Box affiche le nombre de versions du fichier, il n'inclut pas la version actuelle du fichier. Cela signifie qu'il y aura toujours une version de plus d'un fichier que celle affichée par Box. Par exemple, même si vous limitiez le nombre de versions du fichier à 1, vous auriez toujours 2 versions du fichier :
- la version actuelle
- la version antérieure la plus récente
Les utilisateurs qui téléchargent des fichiers peuvent uniquement consulter l'historique des versions et restaurer une version antérieure. Ils voient « restaurer » lorsqu'ils cliquent sur les points de suspension. De plus, ils ne voient pas la miniature du fichier pour aucun type de fichier.
Si vous voyez « Utilisateur inconnu » lorsque vous accédez à l'historique des versions, cela est dû au fait qu'un utilisateur a effectué une modification, puis a été supprimé ou retiré du contenu, ce qui a donné lieu à « Utilisateur inconnu »
Vous pouvez voir qui a effectué les modifications en parcourant les rapports d'administration dans la console d'administration et en exécutant un rapport d'activité de l'utilisateur (en anglais). À partir de là, vous pouvez identifier l’utilisateur spécifique qui a effectué cette modification.
Problèmes connus
- Les aperçus des versions non actuelles pour la plupart des types de fichiers Excel ne sont pas pris en charge.
- Les aperçus des fichiers filigranés ne sont pas pris en charge.
- Si votre entreprise supprime automatiquement la corbeille et a défini des limites de version, le numéro de version du dernier fichier reste au numéro de version maximal autorisé. Vous verrez le contenu le plus récent du fichier, mais le numéro de version reste inchangé. Dans ce scénario, afin d'identifier la version dont vous avez besoin, utilisez à la fois le numéro de version du fichier et la date de mise à jour.