注:
- 署名リクエストの共有は、Business、Business Plus、Enterprise、Enterprise Plus、およびEnterprise Advancedアカウントで利用可能です。
- この機能はデフォルトで有効 (オン) になっていますが、管理者は企業レベルで有効化の設定を切り替えることができます。
Box Signの署名リクエストの共有機能を使用すると、管理対象ユーザーは、送信済みの署名リクエストを同じ企業内の誰とでも共有できるようになります。これにより、チームメンバーは、Box Signで他の管理対象ユーザーが送信した署名リクエストの進捗状況を柔軟に追跡できます。 また、チームは、元の送信者が不在の場合や署名リクエストを変更、キャンセル、削除できない場合に、リクエストを進めることもできます。
署名リクエストの共有により、ユーザーは、他のユーザーが送信した署名リクエストにアクセスできるため、必要なときにいつでも、重要な署名済みコンテンツを収集できるほか、送信済みの署名リクエストの以下のプロパティを必要に応じて変更することもできます。
- 受信者のメールアドレスを変更する
- 受信者の認証方法を変更する
- 受信者を削除する
- フィールドとそのプロパティを変更する
ユーザーは、自分と共有されている署名リクエストで以下の操作も実行できます。
- リクエストをキャンセルする
- リクエストを削除する
- リマインダを送信する
- リクエストを再利用可能なテンプレートとして保存する
- リクエスト内でファイルをダウンロードする
ユーザーは、Box Signのホームページに表示される [自分と共有] タブから、自分と共有されている署名リクエストにアクセスできるため、署名リクエストを簡単に表示または共同管理できます。 このタブには、フォルダに保存されているすべての送信済み署名リクエストや、自分がビューアーまたは編集者の権限を持っているファイルが含まれます。詳細については、この記事で後述する「コラボレーションの権限レベルと利用可能な操作」を参照してください。
Box Signで署名リクエストを共有する機能に、以下のニーズに対応できます。
- 異なるタイムゾーンで働くチームが、業務の開始時にチームメンバーの作業を簡単に引き継ぐことができます。
- チームメンバーがアクティブな署名リクエストを表示および変更できるため、複数のユーザーからの入力を必要とするプロジェクトで複数のチームが容易にコラボレーションできます。
- 元の送信者が休暇を取得したり退職したりした結果として、管理されなくなった署名リクエストを、他のユーザーが引き続き追跡および完了することができます。
送信済みリクエストの共有
再利用可能なテンプレートをBox Sign内で共有する方法と同様に、ファイル/フォルダのアクセス権限でユーザーが利用可能な操作が定義されます。また、このアクセス権限はBox内のファイルまたはフォルダレベルでのみ構成できます。 署名リクエストの開始前後および完了後に権限をBox内で設定すると、そのリクエストを他のユーザーと共有できます。
署名リクエストにコラボレータを追加するには、Box内の以下のいずれかの場所にユーザーをコラボレータとして招待する必要があります。
- 署名リクエストの保存先フォルダ
- 署名リクエストの開始時に使用されるソースファイルから作成された複製ファイル
ユーザーが署名リクエストの保存先フォルダに対して「ビューアー」として追加されると、以下の操作が可能になります。
- リマインダを送信する
- 署名リクエストを再利用可能なテンプレートとして保存する
- 署名リクエスト内でファイルをダウンロードする
ユーザーが署名リクエストの保存先フォルダに対して「編集者」として追加されると、「ビューアー」が実行できるすべての操作に加えて、以下の操作が可能になります。
- 署名リクエストを変更する
- 署名リクエストをキャンセルする
- 署名リクエストを削除する
詳細については、この記事のコラボレーションの権限レベルと利用可能な操作を参照してください。また、Boxの権限レベル全体の詳細については、コラボレータの権限レベルについてを参照してください。
コラボレーションの権限レベルと利用可能な操作
Box内のファイルまたはフォルダレベルで付与された権限に応じて、ユーザーは以下の「ビューアー」または「編集者」の操作を利用できます。
| プレビューアー、アップローダー権限を持つコラボレータ | ビューアー権限を持つコラボレータ | 編集者権限以上を持つコラボレータ |
これらのユーザーには、送信したリクエストを確認する権限がありません。 [自分と共有] タブにリクエストは表示されません。 |
これらのユーザーは、送信したリクエストを直接操作できません。 リクエストの表示と、限定された操作を実行できます。 進行中のリクエスト
完了したリクエスト
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これらのユーザーは、送信したリクエストを操作できます。 リクエストの変更と、より幅広い操作を実行できます。 進行中のリクエスト
完了したリクエスト
|
Box Signの構成設定の中には、共有された署名リクエストファイルに対するコラボレータの権限より優先されるものもあります。
- 管理対象ユーザー - ユーザーは、その企業内の管理対象ユーザーである場合にのみ、署名リクエストのコラボレータになることができます。
- Boxグループ - Boxグループ全体は、署名リクエストファイルにアクセスできる場合にその署名リクエストのコラボレータになることができます。 グループの各メンバーにはコラボレータの権限が付与されます。
- Box Signの有効化 - 署名リクエスト内のすべてのファイルにアクセスできても、Box Signを使用できないユーザーは、管理コンソール内でBox Signの使用が有効化されるまでそのリクエストのコラボレータにはなれません。
- 21 CFR Part 11 - 21 CFR Part 11のワークフロー設定が有効になっていないユーザーは、21 CFR Part 11署名リクエスト内で使用されているファイルへのコラボレータアクセスがあるかどうかに関わらず、21 CFR Part 11のワークフローを使用して送信された署名リクエストの表示することも管理することもできません。 21 CFR Part 11のワークフロー設定が有効になっているユーザーのみ、21 CFR Part 11を使用して送信された署名リクエストを表示および管理できます。
詳細については、この記事の送信済みリクエストの変更セクションおよび送信者への通知セクションを参照してください。
[自分と共有] リスト
[自分と共有] タブでは、同僚から共有されたすべての署名リクエストを確認できます。 フォルダレベルまたはファイルレベルでの権限設定に応じて、署名リクエストでコラボレーションしたり、署名リクエストに対してさまざまな操作を実行したりできます。
役割と権限については、上記を参照してください。
[自分と共有] タブで、ユーザーは、ファイルやフォルダに対する権限に応じて、前述の利用可能な操作をリクエストに対して利用できます。 利用可能な操作のリストにアクセスするには、[自分と共有] タブを選択し、[その他のオプション] または [詳細を表示] をクリックします。
送信済みリクエストの変更
送信済みリクエストを変更する際、ユーザーは、「進行中」の署名リクエストに対してファイルの追加、削除、置き換え、名前変更、並べ替えを行うことができません。 また、署名リクエストの変更時に、そのリクエストを別のフォルダに保存することはできません。
署名リクエストを変更したユーザーは、共同マネージャになります。 共同マネージャは、署名ログに表示されます。 共同マネージャは、署名リクエストファイルおよび署名ログのコピーを受け取りたい場合、署名リクエストを変更して、自身を受信者として追加し、受信者の役割を「コピーを受信」に変更する必要があります。
送信者への通知
共有された署名リクエストの送信者には、以下の操作が行われたときにメール通知が届きます。
- ユーザーが署名リクエストを変更した
- ユーザーが署名リクエストをキャンセルした
- ユーザーが署名リクエストを削除した
アクセス権限の取り消し
共有された署名リクエストに対するユーザーのアクセス権限が取り消されると、そのユーザーの [自分と共有] タブにそのリクエストが表示されなくなり、Signのホームページから署名リクエスト関連の操作を一切実行できなくなります。
[自分と共有] リストのフィルタ
[自分と共有] タブで、ユーザーは、以下の条件で署名リクエストにフィルタをかけることができます。
- 「送信者」
- 「宛先」(受信者)
- 「方法」
- 「ステータス」
- 「コンプライアンス」
Box Sign署名リクエストのフィルタの詳細については、署名リクエストの確認を参照してください。
既知の制限事項
- 共有された署名リクエスト内のファイルがロックされている場合、ユーザーは、ロックされたファイルを含む署名リクエストを変更しようとしても、署名リクエストを編集、キャンセル、削除、ダウンロードできません。 また、ファイルをダウンロードする機能が無効になっている場合、そのリクエストは [自分と共有] タブに表示されません。
- 署名リクエストの保存先フォルダにBox Shieldの [ダウンロードと印刷の制限] が適用されている場合、署名リクエストは他のユーザーの [自分と共有] タブに表示されません (ただし、管理対象ユーザーに対する制限レベルによっては、所有者、共同所有者、編集者が対象外となります)。
管理者による有効化
管理者は、管理コンソールの [Enterprise設定] -> [Box Sign] に移動して、組織に対して署名リクエストの共有を有効にすることができます。
[Box Sign] タブの [すべての管理対象ユーザーに対して署名リクエストの共有を有効にしました] オプションで [構成の編集] を選択します。
ここから、ユーザーやグループに対して4つのオプションから選択できます。
- [すべての管理対象ユーザーに対して無効にする]
- [すべての管理対象ユーザーに対して有効にする] (デフォルトで選択済み)
- [選択したユーザーとグループに対して有効にする]
- [選択したユーザーとグループ以外のすべてのユーザーとグループに対して有効にする]
選択したユーザーとグループに対して有効にする場合は、署名リクエストの共有を使用するユーザーおよびグループの名前を追加します。 ユーザーとグループの設定を選択したら、[保存] をクリックします。