コメントとタスクの追加

コメントとタスクを使用して、長いメールのやりとりは終わりにしましょう。 このコラボレーションツールは履歴とコンテンツを関連付け、途中で止まってしまったメールスレッドや、時間の経過によって失われたコラボレーション処理を置き換えます。

コメント

プレビュー画面から、ファイルにコメントを残すことができます。

コメントを残すには、次の手順に従います。

1. ファイル名をクリックしてプレビュー画面で開きます。
2. 右サイドバーの下部にあるコメントボックスにコメントを入力します。
3. [投稿] をクリックしてコメントを追加します。
4. コメントを入力すると、通知を有効にしているすべてのコラボレータがメールを受け取るようになります。

通知

@メンションを使用して特定の相手に通知できます。 @メンションを使用してコラボレータにタグ付けするには、次の手順に従います。

• @記号に続いて、通知したいユーザーの名前を入力します。 名前が青色で表示されます。
• タグ付けしたユーザーにメールが送信されます。また、Boxアカウントにもメッセージが送られます。

コメントは、コメントしたファイルにも表示されます。これにより、他のユーザーもその情報を確認したり対応できるようになります。

タスク

通常のコメント機能に加えて、一般タスクや承認タスクを割り当てることもできます。

承認タスクを割り当てるには、次の手順に従います。

1. ファイル名をクリックしてプレビュー画面で開きます。
2. [アクティビティ] サイドバーで [タスクを追加] をクリックし、[承認タスク] を選択します。
3. 承認担当者 (コンテンツを承認または拒否するユーザー) を割り当てます。 複数の承認担当者を割り当てることもできますが、承認担当者全員が、ファイルを含むフォルダのコラボレータである必要があります。
4. 担当者のうち1人が承認タスクを実行すればタスク全体が完了となるように設定する場合は、[担当者のうち1人がタスクを実行すればこのタスクは完了とする] をチェックします。 ここをチェックしない場合は、すべての担当者がタスクを完了するまで、ステータスは「承認済み」にはなりません。
5. 必要に応じて、承認の期日を追加します。
6. [作成] をクリックします。 承認担当者には、メールとBox内のメッセージで通知が送られます。 承認担当者は、タスクセンターおよびプレビューウィンドウで直接タスクを承認または拒否できます。

一般タスクを割り当てるには、次の手順に従います。

1. ファイル名をクリックしてプレビュー画面で開きます。
2. [アクティビティ] サイドバーで [タスクを追加] をクリックし、[一般タスク] を選択します。
3. 担当者またはBoxグループにタスクを割り当てます。 複数の担当者またはグループを割り当てることもできますが、担当者全員が、ファイルを含むフォルダのコラボレータである必要があります。
4. 担当者のうち1人がタスクを実行すればタスク全体が完了となるように設定する場合は、[担当者のうち1人がタスクを実行すればこのタスクは完了とする] をチェックします。 ここをチェックしない場合は、すべての担当者がタスクを完了するまで、ステータスは「完了」にはなりません。
5. 必要に応じて、作業完了の期日を追加します。
6. [作成] をクリックします。 担当者には、メールとBox内のメッセージで通知が送られます。

タスクを編集または削除するには、以下の手順に従います。

タスクを編集または削除できるのはタスクの作成者のみです。ただし、これを行うことができるのはタスクが実行される前のみです。担当者がタスクを完了、承認、拒否した場合や担当者が複数の際に全員がタスクを完了した場合は、そのタスクを編集することも削除することもできません。

1. [すべてのファイル] ウィンドウで、対象のファイル名をクリックします。
2. プレビューウィンドウでタスクを確認し、タスク名の右にある省略記号 ([...]) をクリックします。
3. タスクを編集するには、[タスクを変更] をクリックします。 タスクを削除するには、[タスクを削除] をクリックします。

タスク通知

タスクを割り当てると、担当者に通知が送信されます。 タスクを期日付きで設定した場合は、タスクの期限の24時間前とタスクが期限切れになったときにも通知が送信されます。