Box for Outlookの使用 – Box Support

Box for Microsoft Outlookはシンプルかつ簡単に使えます。 Box for Outlookを使用すれば、OutlookのインターフェースにセキュアなBoxコンテンツリポジトリを直接統合することができ、メールの添付ファイルやメール本文を任意のBoxフォルダに直接保存できます。また、メール本文の任意の場所にBoxファイルへの共有リンクを挿入できるので、実際のファイルに適用されるセキュリティポリシーをすべて保持しながら、Boxコンテンツを共有できます。

Box for Outlookの入手

Box for Outlookは他のOutlookアドインと同様にインストールして展開できるMicrosoftアドインです。組織のMicrosoft Office管理者によってブロックされていない限り、ユーザーはこのアドインを自分でインストールできます。また、企業全体でBox for Outlook統合を利用できるよう、事前に管理者が設定を行っている場合もあります。この場合、Outlookを開いて新しいメールメッセージを作成すると、右側のメッセージ本文の下にあるサードパーティ製アプリケーションのバーにBoxアイコンが表示されます。

新しいメッセージを開くと、Boxアイコンが右上のツールバーに表示されます。

ただし、Boxアイコンの位置はご使用のプラットフォームによって異なります。新しいOutlook Web Appをお使いの場合、Boxアイコンは下部のツールバー (新規メッセージ作成時) または右上のツールバー (メッセージを開いたとき) のドロップダウンメニュー内に表示されます。

次の場合、Boxアイコンは表示されません。

Box for OutlookをインストールしてOutlookアカウントにBoxを追加するかどうかの判断を、Box管理者がユーザーに任せている。
ユーザーが無料のBoxアカウントを使用していて、Box for Outlookを自分でインストールする必要がある。

Box for Outlookを自分でインストールしてOutlookアカウントにBoxを追加する方法

Microsoftのサイトに移動して、Microsoftから提供されているOfficeアドインを入手します (検索機能を使用すると、Boxアドインが見つかります)。
Microsoftの指示に従い、アドインをインストールします。

注

管理者が企業全体でBox for Outlook統合を無効にしている場合、Outlookアドインを企業のアカウントに自分でインストールしようとするとエラーが表示されます。
Box for Outlookでは、プレーンテキストのメールはサポートされていません。

Box for Outlookを初めて使用する

Outlookを開き、通常どおりメッセージを新規作成するか既存のメッセージを開きます。
メッセージ本文の下にあるサードパーティ製アプリケーションのバーで、Boxアイコンをクリックします。 [Box] ウィンドウが開きます。
プロンプトが表示されたら、[Authorize Access (アクセス権限の承認)] をクリックします。
次のプロンプトが表示されたら、使用するOutlookアカウントをクリックします。
次に、[Allow (許可)] をクリックします。

[Box] ペインが更新されます。 OutlookからBoxにログインする際は、このペインを使用します。

[Log in (ログイン)] をクリックします。
次に、[Boxへのアクセスを許可] をクリックします。

[Box] ペインが再度更新されます。これで、OutlookからBoxに直接アクセスして、添付ファイルやメールを保存したり、ファイルの共有リンクを送信したりできるようになります。 [Box] ペインを使用すれば、Outlookインターフェースから離れたり現在のメールを閉じたりすることなく、Box上のファイルやフォルダを参照することができます。

アクセス権の付与を行う必要があるのは、クライアントごとに1回のみです。その後は、Outlookを使用するすべてのアプリケーションでBoxアドインが機能するようになります。

メールメッセージおよび添付ファイルをBoxに直接保存する

Outlookメッセージの添付ファイルをBoxに保存する方法

Outlookで、対象のメールを開きます。メッセージヘッダーの右側にBoxアイコンが表示されます。
[Box] をクリックします。別のペインが開き、添付ファイルのファイル名がチェックボックスと共に表示されます。
- デフォルトでは、チェックボックスはオンの状態、つまりすべての添付ファイルが選択された状態です。一部の添付ファイルのみを保存する場合は、Boxに保存しないファイルの隣にあるチェックボックスをオフにしてください。
[添付ファイルを保存] をクリックします。ペインが更新されます。ペイン内にすべてのBoxフォルダが1列で表示されます。
添付ファイルの保存先フォルダを選択します。この操作を行うには、保存先フォルダの隣にあるボックスをオンにします。
- 保存先のフォルダが見つからない場合は、ポインタをBox検索フィールドに移動し、保存先フォルダの名前の全部または一部を入力します。
画面下部で、フォルダリストの下にあるチェックマークをクリックします。
保存先を変更する場合は、[X] をクリックして保存先フォルダを再度選択します。
ペインが再表示されます。保存したファイルを別の保存先フォルダに移動することもできます。この操作を行うには、[別のフォルダに移動] をクリックし、上記の手順4と手順5を繰り返します。

注 Boxファイルに適用されているアクセス権限がすべて適用されます。

Outlookメッセージ本文をBoxに保存する方法

Outlookで、対象のメールを開きます。メッセージヘッダーの右側にBoxアイコンが表示されます。
[Box] をクリックします。別のペインが開き、添付ファイルのファイル名がチェックボックスと共に表示されます。
[Box] ペインの下部にある [メールを.EMLファイルとして保存] をクリックします。
- [Box] ペインに、すべてのBoxフォルダが1列で表示されます。
添付ファイルの保存先フォルダを選択します。この操作を行うには、保存先フォルダの隣にあるボックスをオンにします。
- 保存先フォルダが見つからない場合は、Box検索フィールドに保存先フォルダの名前の全部または一部を入力します。
画面下部で、フォルダリストの下にあるチェックマークをクリックします。選択したBoxフォルダ内に、メール本文 (および送信者や送信時刻などの基本的なメッセージ情報) が新しいファイルとして保存されます。
- メール本文と添付ファイルは同じフォルダに保存することをお勧めします。
- 保存先を変更する場合は、[X] をクリックして保存先フォルダを再度選択します。
ペインが更新され、メール本文の保存先フォルダを示す確認メッセージが表示されます。
- 添付ファイルをまだ保存していない場合は、添付ファイルを保存するためのリンクも表示されます。

ヒント ブラウザでメッセージがどのように表示されるかを確認するには、テキストファイルの本文内のリンクをコピーして、新しいブラウザタブまたはブラウザウィンドウのアドレスバーに貼り付けます。

メールでBoxファイルへの共有リンクを送信する

Box上のファイルは、Outlookを使用して任意の相手に安全かつセキュアに送信できます。 Boxフォルダに適用されているアクセス権限とプライバシー設定が維持されるため、承認されていないユーザーはファイルにアクセスできません。 [Send (送信)] ボタンをクリックする前に、受信者にアクセス権限を付与するためのプロンプトが表示されます (他のユーザーにアクセス権限を付与することが許可されている場合)。他のユーザーと共有する権限を与えられていないファイルの場合、そのファイルへの共有リンクを送信することはできません。

Boxファイルへの共有リンクをOutlookで送信する方法

Outlookを開いて [Compose (作成)] をクリックします。
新しいメッセージウィンドウの下にあるサードパーティ製アプリケーションのバーで、[Box] をクリックします。
[Box] ダイアログボックスが開き、1つの長いリストとしてBoxフォルダが表示されます。目的のフォルダが見つかるまで下にスクロールします。フォルダをクリックして開き、目的のファイルをクリックします。

ダイアログボックスに、ファイルの所有者、最終変更日時、サイズなどのファイル情報が表示されます。ファイル本体はBox内に残ります。
デフォルトでは、共有リンクの権限は企業のデフォルト設定に従って設定されます。
必要に応じて、送信する共有リンクのアクセス権限を変更することもできます。 [共有リンクの権限] の下矢印をクリックし、添付ファイルに設定する権限を以下から選択してクリックします。