Box for Outlookを使用すると、Windows、Mac、iOS、Android、Outlook Web Appのどのプラットフォームでも、BoxとOutlookをスムーズに連携させることができます。これにより、社外の関係者とファイルを簡単に共有しつつ、データのプライバシーとセキュリティも維持することができます。実際のファイルではなく、メールメッセージ内に共有リンクを埋め込んで送信するため、コンテンツに適用されているセキュリティ制限はそのまま維持されます。故意か偶然かを問わず、共有リンクが埋め込まれたメールの受信者がそのドキュメントを予定外の第三者と共有することはできません。
一方、管理者は企業内のすべてのBoxアカウント保有者を対象として、Outlookアドインを一元的に展開できます。また、OutlookアプリとBoxユーザーアカウントの間で安全な認証を実施できます。
Box管理者が組織全体でBox for Outlookを使用できるようにするには、以下の手順に従います。
注
無料のBoxアカウントを使用しているお客様は、以下の手順3に従ってBox for Outlook統合を追加することができます。
Box for Outlookのインストール
Box for Outlookのインストール作業の大部分は、Office 365管理者がMicrosoft側で行います。Office 365管理者は、インストール処理中に次の選択肢からBox for Outlookアドインの展開方法を選択できます。
- 個々のユーザーに直接展開
- グループ単位で複数のユーザーに展開
- Office 365管理センターの一元展開機能を使用してテナント内の全員に展開
注
グループに展開する場合は、個別にユーザーを割り当てることも、最上位グループの一部としてユーザーを割り当てることもできます。ただし、Microsoft側では、グループを入れ子にすることはできません。
重要
Outlookで以前のBox for Officeアドイン (2019より前のアドイン) を使用している場合は、インストール前にこれらのプラグインを無効にすることをお勧めします。関連リンクセクションまで下にスクロールして、実施手順へのリンクを参照してください。自分でアドインをインストールしたユーザーは、Microsoft Office 365サポートサイトに記載されている手順に従ってアドインをアンインストールできます。
Box for Outlookをインストールする方法
- Office 365を使用している場合は、管理センターに移動します。
- [Settings (設定)] > [Service and Add-ins (サービスとアドイン)] > [Integrated apps (統合アプリ)] に移動します。次に、[Let people in your organization decide whether third-party apps can access their Office 365 information (サードパーティ製アプリケーションがOffice 365情報にアクセスできるかどうかを組織内のユーザーが決定できるようにする)] の横にあるスライダーをオンにします。
- [Settings (設定)] > [Service and Add-ins (サービスとアドイン)] に戻り、[Deploy Add-ins (アドインを展開する)] をクリックします。
- [Centralized Deployment (一元展開)] 画面が表示されたら、[I want to add an Add-in from the Office store (Officeストアからアドインを追加する)] をクリックします。[Next (次へ)] をクリックします。
- Microsoft Office App Storeが表示されます。Boxを検索して選択します。
- Boxアドインの説明画面が表示されます。[Next (次へ)] をクリックします。
- [User Default (ユーザーの既定値)] 画面が表示されたら、[Mandatory, always enabled (必須、常に有効)] をクリックします。
- [Specify Who Has Access (アクセス権限のあるユーザーを指定する)] 画面が表示されます。アクセスを許可する対象として、全員、特定のグループのみ、自分のみのいずれかを選択し、[Deploy Now (今すぐ展開する)] をクリックします。
- 管理コンソールからBox for Outlookを有効化します。手順については、Enterpriseでのアプリケーションの設定を参照してください。アプリの詳細な説明も確認できます。
Boxアドインのボタンは、承認された全員に表示されます。このアドインを初めて使用するユーザーは、このボタンをクリックして、ワンタイム認証を完了する必要があります。これが完了すると、Boxにログインしてアクセスを許可するように求められます。この操作を行う必要があるのは、クライアントごとに1回のみです。
注
Box for Outlookを2週間以上使っていなかったユーザーは、使用を再開する前に再認証を行う必要があります。
Box for Microsoft Outlookの無効化
Box for Outlookを無効化する方法はいくつかあります。
Office 365管理者向け (オプション1)
- Office 365管理センターに移動し、[Settings (設定)] > [Service and Add-ins (サービスとアドイン)] に移動します。
- [Box] をクリックします。
- [Delete Add-in (アドインを削除する)] をクリックします。
Box管理者向け (オプション2)
- 管理コンソールから、[アプリ] > [Boxアプリと統合] の順に移動します。
- [アプリケーションの個別管理] セクションまでスクロールします。
- [Box for Outlook] の隣に表示されるアプリのステータスをクリックし、[無効] を選択します。
Boxアカウント所有者向け
- Outlookから、[Settings (設定)] > [Manage Add-ins (アドインを管理する)] > [My Add-ins (自分のアドイン)] に移動します。
- Boxアプリの下にあるオーバーフローメニューをクリックし、[Remove (削除)] をクリックします。
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