この記事の内容:
- チームでコメントを使用してアイデアやフィードバックを交換する
- タスクで期限を設定して生産性を最大に高める
コメントとタスクは、チームメンバーと連携して、各自に作業の責任を持たせることができる優れたツールです。
コメント
コメントは、Boxアカウントでコンテンツに関する話し合いを促進する強力な方法です。コメントを使用すれば、他のユーザーからのフィードバックを求めたり、自分へのメモとして使用したり、ファイルの更新を他のユーザーに通知したり、さまざまなやりとりに活用することができます。
ファイルのプレビューページの右側のサイドバーでコメントを確認したり、下部の [コメントを入力] からコメントを投稿したりできます。そのフォルダのコラボレータはコメントに直接返答することも、自らのコメントを追加することもできます。
特定の相手に連絡する方法:
- メッセージの先頭に@記号を付け、メッセージの宛先となる個人の名前の最初の数文字を入力します。 名前が青色で表示されます。
- メッセージを送信したいコラボレータの名前をクリックし、 コメントを入力します。
メール受信者にメールが届きます。メッセージは受信者のBoxアカウントに表示されます。
このメッセージは、コメントをしたファイルやフォルダにも残ります。 これにより、他のユーザーもその情報を確認したり対応できるようになります。
注
@メンションを使用する場合、メッセージの送信先になるユーザーはあらかじめそのフォルダのコラボレータになっている必要があります。
タスク
Boxでタスクを活用することで、電子メールであふれている受信トレイを管理しやすくなります。例えば、ファイルへのフィードバックをすぐに送るように同僚にメールを送信するのではなく、一元管理された場所でプロセス全体を管理できるようタスクを作成を検討します。
この機能を使用して、コラボレータや自分にタスクを割り当てることができます。
タスクを作成するには、以下の手順に従います。
- プレビューウィンドウの右側の [アクティビティ] サイドバーで [タスクを追加] をクリックし、割り当てるタスクの種類を選択します。
- [担当者の選択] で、タスクを完了してもらうコラボレータの名前を入力します。
- 担当者のうち1人がタスクを実行すればタスク全体が完了となるように設定する場合は、[担当者のうち1人がタスクを実行すればこのタスクは完了とする] をチェックします。ここをチェックしない場合は、すべての担当者がタスクを完了するまで、ステータスは「完了」や「承認済み」にはなりません。
- コラボレータがタスクを理解するために、[メッセージ] にタスクの簡単な説明を追加します。
- [期日] で、タスクの期日を指定することもできます (省略可)。
- [作成] をクリックしてタスクを割り当てます。
注
タスクを割り当てられるのは、フォルダ内の既存のコラボレータに対してのみです。まだコラボレータではないユーザーにタスクを割り当てるには、そのユーザーを招待してフォルダに参加してから、タスクを割り当てます。
コラボレータにタスクを割り当てると、そのコラボレータはタスクの期日の24時間前にリマインダを自動的に受け取ります。
タスクを編集または削除できるのはタスクの作成者のみです。 ただし、これを行うことができるのはタスクが実行される前のみです。 担当者がタスクを完了、承認、拒否した場合や担当者が複数の際に全員がタスクを完了した場合は、そのタスクを編集することも削除することもできません。
タスクを編集または削除するには、以下の手順に従います。
- [すべてのファイル] ウィンドウで、対象のファイル名をクリックします。
- プレビューウィンドウでタスクを確認し、タスク名の右にある省略記号 ([...]) をクリックします。
- タスクを編集するには、[タスクを変更] をクリックします。タスクを削除するには、[タスクを削除] をクリックします。
タスクが割り当てられたユーザーには、タスクへの直接リンクが記載されたメール通知が送られます。また、上部に表示されるBoxアカウントウィンドウのタイトルバーで、クリップボードアイコンをクリックすると、自分に割り当てられている未完了のタスクを確認できます。
タスクを完了するには、タスクの種類に応じて [完了としてマーク]、[承認]、[拒否] のいずれかを選択します。