Boxの基本機能

この便利なガイドでは、任意の場所からコンテンツを共有、アクセス、および管理する方法について説明します。 Boxの基本的機能を習得するために必要な詳しい説明や、わずかな時間でBoxに熟知したユーザーになるためのヒントやコツも含まれています。

Boxアカウントへのログイン

最初に、 ログイン方法について説明します。

1. app.box.com/loginに移動します。
2. メールアドレス/ユーザー名を入力します。
3. パスワードを入力します。
4. [ログイン] をクリックします。

パスワードを忘れた場合は、 [パスワードをリセット] リンクをクリックします。

フォルダの新規作成

フォルダとはBoxアカウントの基本の構成要素で、同類のファイルをまとめて分類して管理することができます。

新しいフォルダを作成するには、次の手順に従います。

1. [新規] をクリックし、表示されたメニューで [フォルダ] をクリックします。 [フォルダの新規作成] ダイアログボックスが表示されます。
2. フォルダ名を入力します。
3. 必要に応じて、他のユーザーもこのフォルダにアクセスできるように、アクセス権限を付与する各ユーザーのメールアドレスを入力します。 各メールアドレスはコンマで区切ります。
4. 他のユーザーがフォルダ内のコンテンツに変更を加えることを許可するか、ファイルの閲覧のみを許可するかなど、他のユーザーのアクセスレベルを制御するには、[許可] の下矢印をクリックして、割り当てたいアクセスレベルに相当する役割 (共同所有者、編集者、ビューアーなど) を選択します。

• 各役割に割り当てられている権限が不明な場合は、[詳細を表示] をクリックすると、各役割とその権限の対照表が表示されます。
• 詳細については、フォルダの権限についてを参照してください。

5. 作成したフォルダの中に別のフォルダを作成する、 つまりサブフォルダを作成するには、上位レベルのフォルダをクリックして開いた状態で、上で説明した手順を繰り返します。

アカウントのナビゲーション

ファイルをBoxに置くと、どこからでも簡単にファイルにアクセスできるようになります。 Boxの使いやすく直感的な設計により、アカウント内を簡単に移動できます。また、[検索] ツール、[フォルダに移動]、[更新] ビューという3つのショートカットを使用して、すばやく移動することもできます。

検索

特定のファイルを探す場合や、ファイル内の特定の単語やフレーズを探す場合は、[検索] ツールを使用してすぐに目的の場所に移動できます。 ページの上部にある検索バーで照会するだけです。

Boxでは、ファイルやフォルダのタイトルだけでなく、ドキュメントの本文も検索されます。 表示された検索結果が多すぎる場合は、 フィルタを簡単に設定できます。 フォルダ、ファイルタイプ、日付、コンテンツタイプ、および所有者で分類できます。

フォルダツリー

フォルダにすばやく移動したい場合は、[フォルダに移動] ツールを使用します。 [すべてのファイル] の横にあるドロップダウンメニューをクリックするだけで、すべてのフォルダ構造にアクセスし、そこから直接移動できます。

履歴

このページには、Boxアカウントで最近更新されたファイルとフォルダが表示されます。 最近の更新を表示するには、左にあるサイドバーから [履歴] をクリックします。

フォルダのプロパティ

フォルダの所有者は一連の高度な設定を使用できます。これらのプロパティを使用して、コラボレータがフォルダ内のファイルをどのように表示して管理するかを制御します。 これらのプロパティにアクセスするには、次の手順に従います。

1. 目的のフォルダにマウスポインタを合わせ、[...] ボタンをクリックします。
2. ドロップダウンメニューから共有リンク、ユーザー権限、コメントなどのフォルダ設定を調整できます。

メール通知

自分のアカウントで現在起こっていることを常に把握できるよう、Boxには、コラボレータがファイルにアクセスまたは編集したときにそれを知らせるメール通知システムが用意されています。 どのようなアクションに関して通知するかは自由に設定できます。設定方法は以下のとおりです。

1. Boxウィンドウの右上にあるアカウントのアイコンをクリックします。
2. 表示されたメニューで、[アカウント設定] をクリックします。
3. 次に、[通知] タブに切り替えます。 このタブでは、自分のアカウントのデフォルトメール通知設定を調整できます。 作業が完了したら、[変更を保存] をクリックします。