管理対象ユーザーがBox Signの署名リクエストを他の管理対象ユーザーと共有する機能をリリースしました。これにより、ユーザーは、Box Signで他の管理対象ユーザーが送信した署名リクエストの進捗状況を追跡できるほか、元の送信者が不在の場合や署名リクエストを変更、キャンセル、削除できない場合に、リクエストを柔軟に進めることができるため、署名リクエストが完了する比率が高くなります。 この機能を有効にすると、管理対象ユーザーは、他の管理対象ユーザーが開始した署名リクエストに対して以下の操作を実行できます。

• 以下のように署名リクエストを変更する:
  • 受信者のメールアドレスを変更する
  • 受信者の認証方法を変更する
  • 受信者を削除する
  • フィールドとそのプロパティを変更する
• 署名リクエストをキャンセルする
• 署名リクエストを削除する
• リマインダを送信する
• 署名リクエストを再利用可能なテンプレートとして保存する
• 署名リクエスト内でファイルをダウンロードする

Box Signの署名リクエストの共有機能により、以下が実現されます。

• 管理対象ユーザーは、Box Signのホームページ内の新しい [自分と共有] タブで、他の管理対象ユーザーが送信、共有した署名リクエストの進捗を追跡したり、その署名リクエストでコラボレーションしたりできます。
• この機能のリリース後に送信された署名リクエストはすべて、[自分と共有] タブに表示されるようになります。
• 特定のユーザーが [自分と共有] タブで他のユーザーのリクエストにアクセスできるかどうかは、Box Sign内での再利用可能なテンプレートの共有方法と同様、個々のファイルやフォルダの権限レベルによって決まります。
• 署名リクエストが保存されるフォルダに対して「ビューアー」または「編集者」権限を持つユーザーは、署名リクエストの表示や共同管理が可能になります。

この機能は、EID内でBox Signの使用が有効になっているすべての管理対象ユーザーに対して、デフォルトで「有効」になります。 したがって、他のユーザーと共有されている、署名用に送信されたすべてのコンテンツ、および保存先フォルダに保存されたすべてのコンテンツは、それらのユーザーの権限に応じて、表示したり操作したりできるようになります。 この機能を無効にする場合や、特定のユーザーまたはグループに対して有効にする場合は、[管理コンソール] → [Enterprise設定] → [Box Sign] → [ユーザー権限] で管理者が設定できます。

署名リクエストを他のユーザーと共有する方法

同じアカウントの他のユーザーが送信した署名リクエストをユーザーが表示/変更するには、以下の条件を1つ以上満たす必要があります。

• ユーザーが、署名リクエストの保存先フォルダに対してコラボレータとして招待されている。
• ユーザーが、署名リクエストの開始時にソースファイルから複製されたPDFファイルでコラボレータとして招待されている。

ユーザーが署名リクエストの保存先フォルダに対して「ビューアー」として追加されると、以下の操作が可能になります。

• • リマインダを送信する

  • 署名リクエストを再利用可能なテンプレートとして保存する

  • 署名リクエスト内でファイルをダウンロードする

ユーザーが署名リクエストの保存先フォルダに対して「編集者」として追加されると、「ビューアー」が実行できるすべての操作に加えて、以下の操作が可能になります。

• • 署名リクエストを変更、キャンセル、または削除する

署名リクエストの開始前後および完了後に権限をBox内で設定すると、そのリクエストを他のユーザーと共有できます。

詳細については、下の表をご確認ください。

ユーザーの署名リクエストの共有に向けた準備方法

この機能のリリース日 (日本時間2025年1月24日) 以降にユーザーがBox Signアカウントにアクセスすると、[自分と共有] タブが表示されます。 Box内のフォルダやフォルダ権限によって、どの署名リクエストがどのユーザーと共有されるかが決まるため、コラボレータの権限レベルについてという記事を確認し、EID内の他のユーザーに公開したくないコンテンツが含まれるファイルやフォルダの権限設定を変更することをお勧めします。 管理者は、他のユーザーが送信した署名リクエストで特定のユーザーをコラボレーションさせたくない場合、そのユーザーに対してこの機能を無効にできます。 このコンテンツをシームレスに表示するには、Boxのレポート機能を利用することをお勧めします。

Box Signの署名リクエストの共有の詳細については、署名リクエストの共有を参照してください。