Box Signは、ドキュメントの署名プロセスの簡略化と迅速化のためにSalesforceと直接統合されます。 Box SignをSalesforceアカウントに接続すると、Salesforceから離れることなく署名リクエストを送信、追跡、管理できるようになります。これにより、時間の節約、エラーの削減、コラボレーションの改善を組織全体で実現できます。
署名リクエストを作成するには、個々のBoxファイルを選択するか、Salesforce管理者によって有効化されている場合はBox Signテンプレートを使用します。 Box Signテンプレートでは、ドキュメント、受信者、署名の順序、メール設定、署名オプションを事前に定義するため、繰り返し行う署名ワークフローの標準化に役立ちます。
主な利点:
所要時間の短縮: ファイルをダウンロードしたりアップロードしたりすることなく、署名用ドキュメントをSalesforceから直接送信できます。
可視性の向上: 署名リクエストのステータスをリアルタイムで追跡できます。
正確性の改善: 署名済みドキュメントのデータがSalesforceのフィールドに自動的に同期されます。
コンプライアンスの強化: 署名済みドキュメントが監査証跡とともにBoxに安全に保存されます。
時間の節約: テンプレートの使用とフローの自動化によって、繰り返し作成するドキュメントを自動化します。
署名ワークフローの標準化: Box Signテンプレートを使用すると、NDA、契約書、オンボーディングドキュメント、承認フォームなどの一般的な契約書に一貫した署名プロセスを確実に適用できます。
Box SignとSalesforceを統合することで、チームは、署名済みドキュメントを安全かつ簡単にアクセスできるよう維持しながら、承認を効率化し、手動のデータ入力を減らして、重要なビジネスプロセスを迅速化することができます。
はじめに
SalesforceでBox Signを使用する前に、以下の手順を実行します。
インストール手順に従って、組織用に選択した設定の詳細について管理者にお問い合わせください。
Salesforce管理者によって、自分のSalesforceアカウントの [フローユーザー] が有効化されていることを確認してください。
Box Signテンプレートを使用している組織の場合、Salesforceでも使用できるように、Salesforce管理者は、まず、テンプレートをインポートして構成する必要があります。
署名リクエストの作成
Box Signを使用すると、署名用ドキュメントをSalesforceから直接送信できます。 これは、承認や契約などを効率化し、すべてを追跡可能で安全な状態に保つのに役立ちます。
署名リクエストを作成するには、Salesforceアカウントにログインし、ユーザーアカウントを認証するようBoxの設定を編集します。
[Box設定] の [Boxユーザーとしてログイン] セクションで、[アカウントを接続] ボタンをクリックし、Boxアカウントにログインします。
認証プロセスが完了したら、署名リクエストを作成します。
- Salesforce管理者が作成した [Send Box Sign (Box Signを送信)] ボタンをクリックします。
- このボタンの名前は、管理者がカスタマイズできるため、異なる場合があります。
- 署名用に送信するファイルを最大10個選択します。
- 利用可能な場合は、カテゴリを参照し、利用可能なSignテンプレートを選択できます (Box for SalesforceでのBox Signテンプレートの使用を参照)
- 適切な受信者を追加します。 [受信者] フィールドに入力すると、一致する取引先責任者レコードやユーザーレコードが自動的に候補として表示されます。 また、有効なメールアドレスを直接入力することもできます。
- 受信者の役割を定義できます。 デフォルトでは、受信者の役割は署名者になっています。
- 署名リクエストを受信する順序 (署名の順序) を定義できます。 デフォルトでは、すべての受信者が同時に署名リクエストを受信します。
- 複数の受信者を追加した後に [受信者グループとして追加] チェックボックスをオンにすることで、受信者グループを追加できます。 受信者グループを使用すると、選択したグループのいずれか1人のメンバーが操作を完了した時点ですぐに、署名リクエストを進めることができます。
- また、受信者または受信者グループごとに受信者の追加の本人確認方法を構成することも可能です。 受信者の追加の本人確認方法は、Salesforce管理者がBoxの [Salesforce設定] → [高度な設定] → [Box Signの構成] で有効にする必要があります。 デフォルトでは、受信者の本人確認は [なし] に設定されています。 利用可能なオプションを以下に示します。
- SMS認証 – 受信者のモバイルデバイスにSMSで1回限りの認証コードを送信します。 受信者は、署名リクエストにアクセスする前に、このコードを入力して本人確認を行う必要があります。
- Boxへのログイン – 受信者に対して、署名リクエストにアクセスする前に自身のBoxアカウントを使用して認証するよう要求します。 アクティブなBoxアカウントを持っていない受信者は、無料アカウントを作成して続行することができます。
- CAC (Common Access Card)/PIV (Personal Identity Verification) – 米国連邦政府職員および契約職員向けのスマートカードベースの認証を有効にします。 このオプションを使用するには、CAC/PIVスマートカード認証アドオンが必要です。
- メールの件名とメッセージを入力します。
- 署名者に送信される自動リマインダを有効/無効にします。
- [送信] をクリックしてすぐにドキュメントを送信するか、[プレビューして送信] をクリックして署名リクエストをプレビューします。 プレビューでは、入力フィールドや署名フィールドをさらに追加できます。
初めてまたは新しいブラウザで署名用ドキュメントを送信するユーザーは、[プレビューして送信] をクリックしたときにポップアップを有効にするよう求められます。
Box Signテンプレートの使用
組織でBox SignテンプレートをSalesforceにインポートしている場合は、手動でドキュメントを選択して署名リクエストを1件ずつ構成する代わりに、テンプレートを選択することができます。
Box Signテンプレートを選択すると、以下のようになります。
- テンプレートに含まれるドキュメントが自動的に署名リクエストに使用されます。
- 受信者、署名の順序、メールの件名、メールメッセージは、すでに設定されている可能性があるため、[送信] をクリックする前に構成を確認してください。
- Boxでのテンプレートの設定方法によっては、一部の設定がロックされている可能性があります。
- テンプレートにプレースホルダの受信者が含まれている場合、リクエストを送信する前に、必要な署名者情報を入力するよう求められます。
- さらにドキュメントを追加することはできません。リクエストに含まれるドキュメントはあらかじめテンプレートで定義されています。
Box Signテンプレートは、NDA、販売契約書、オンボーディングドキュメント、調達フォーム、他の標準化されたワークフローなど、繰り返し行うビジネスプロセスに適しています。
Box Signテンプレートのインポート、構成、使用の詳細については、Box for SalesforceでのBox Signテンプレートの使用を参照してください。
テンプレートタグによる署名リクエストの自動化
署名リクエストの作成プロセスは、テンプレートタグを使用して自動化できます。 これは特に、契約書、注文書、NDAなど、繰り返し作成するドキュメントで手動による反復作業を減らすのに役立ちます。 詳細については、タグを使用したテンプレートの作成を参照してください。 さらに、Salesforce管理者は、SalesforceフローとBox Signテンプレートを組み合わせて使用して、繰り返し行う署名ワークフローを自動化できます。 フローでは、個々のファイルを指定するのではなく、インポートしたBox Signテンプレートを使用して署名リクエストを作成できるため、組織全体で一般的なビジネスプロセスを標準化できます。
署名リクエストのステータスの追跡
Box Signを使用して署名用ドキュメントを送信した後、リクエストのステータスは、Box SignのホームページまたはSalesforce内の [Signs (署名)] 関連リストで確認できます。 受信者グループが作成されると、その受信者グループ内のすべての受信者は共通のグループIDを共有します。 また、Signレコードで署名者のログやリクエストのステータスも確認できます。
デフォルトで、ドキュメントは選択したBoxフォルダに保存されます。 これらのドキュメントには、SalesforceのメインのBox Lightningコンポーネント内でアクセスできます。
Salesforceへのデータの同期
Box Signでは、フィールドレベルの書き戻しを実行できます。つまり、署名リクエストで受信者が入力した情報をSalesforceのフィールドに自動的に設定できます。
署名リクエストで受信者が入力したフィールドの内容をSalesforce内のフィールドに設定して同期するには、「Box Sign Write Back - Opportunity」フローテンプレートを変更します。例えば、Box Sign署名リクエストの受信者が [PO Number (発注番号)] フィールドを含む注文フォームに記入するとします。その場合、受信者が [PO Number (発注番号)] フィールドに入力すると、システムは、署名リクエストの [PO Number (発注番号)] フィールドの内容を取得し、それをSalesforceの [PO Number (発注番号)] フィールドに入力します。
注: 不要なフィールドや役立つフィールドの調整は、Salesforce管理者にお問い合わせください。