SalesforceでのBox Signの使用

Box Signは、ドキュメントの署名プロセスの簡略化と迅速化のためにSalesforceと直接統合されます。 Box SignをSalesforceアカウントに接続すると、Salesforceから離れることなく署名リクエストを送信、追跡、管理できるようになります。これにより、時間の節約、エラーの削減、コラボレーションの改善を組織全体で実現できます。

主な利点:

• 所要時間の短縮: ファイルをダウンロードしたりアップロードしたりすることなく、署名用ドキュメントをSalesforceから直接送信できます。

• 可視性の向上: 署名リクエストのステータスをリアルタイムで追跡できます。

• 正確性の改善: 署名済みドキュメントのデータがSalesforceのフィールドに自動的に同期されます。

• コンプライアンスの強化: 署名済みドキュメントが監査証跡とともにBoxに安全に保存されます。

• 時間の節約: テンプレートの使用とフローの自動化によって、繰り返し作成するドキュメントを自動化します。

Box SignとSalesforceを統合することで、チームは、署名済みドキュメントを安全かつ簡単にアクセスできるよう維持しながら、承認を効率化し、手動のデータ入力を減らして、重要なビジネスプロセスを迅速化することができます。

はじめに

SalesforceでBox Signを使用する前に、以下の手順を実行します。

1. インストール手順に従って、組織用に選択した設定の詳細について管理者にお問い合わせください。

2. Salesforce管理者によって、自分のSalesforceアカウントの [フローユーザー] が有効化されていることを確認してください。

署名リクエストの作成

Box Signを使用すると、署名用ドキュメントをSalesforceから直接送信できます。 これは、承認や契約などを効率化し、すべてを追跡可能で安全な状態に保つのに役立ちます。

署名リクエストを作成するには、Salesforceアカウントにログインし、ユーザーアカウントを認証するようBoxの設定を編集します。

[Box設定] の [Boxユーザーとしてログイン] セクションで、[アカウントを接続] ボタンをクリックし、Boxアカウントにログインします。

認証プロセスが完了したら、署名リクエストを作成します。

1. Salesforce管理者が作成した [Send Box Sign (Box Signを送信)] ボタンをクリックします。
   • このボタンの名前は、管理者がカスタマイズできるため、異なる場合があります。
2. 署名用に送信するファイルを最大10個選択します。
3. 適切な受信者を追加します。
   • 受信者の役割を定義できます。 デフォルトでは、受信者の役割は署名者になっています。
   • 署名リクエストを受信する順序を定義できます。 デフォルトでは、すべての受信者が同時に署名リクエストを受信します。
4. メールの件名とメッセージを入力します。
5. 署名者に送信される自動リマインダを有効/無効にします。
6. [送信] をクリックしてすぐにドキュメントを送信するか、[プレビューして送信] をクリックして署名リクエストをプレビューします。 プレビューでは、入力フィールドや署名フィールドをさらに追加できます。

テンプレートによる署名リクエストの自動化

署名リクエストの作成プロセスは、テンプレートタグを使用して自動化できます。 これは特に、契約書、注文書、NDAなど、繰り返し作成するドキュメントで手動による反復作業を減らすのに役立ちます。 詳細については、タグを使用したテンプレートの作成を参照してください。

署名リクエストのステータスの追跡

ドキュメントを作成して送信した後、リクエストのステータスは、Box SignのホームページまたはSalesforce内の [Signs (署名)] 関連リストで確認できます。

デフォルトで、ドキュメントは選択したBoxフォルダに保存されます。 これらのドキュメントには、SalesforceのメインのBox Lightningコンポーネント内でアクセスできます。 署名済みドキュメントをSalesforce内で保存することもできます。

Salesforceへのデータの同期

Box Signでは、フィールドレベルの書き戻しを実行できます。つまり、署名リクエストで受信者が入力した情報をSalesforceのフィールドに自動的に設定できます。

署名リクエストで受信者が入力したフィールドの内容をSalesforce内のフィールドに設定して同期するには、「Box Sign Write Back - Opportunity」フローテンプレートを変更します。例えば、Box Sign署名リクエストの受信者が [PO Number (発注番号)] フィールドを含む注文フォームに記入するとします。その場合、受信者が [PO Number (発注番号)] フィールドに入力すると、システムは、署名リクエストの [PO Number (発注番号)] フィールドの内容を取得し、それをSalesforceの [PO Number (発注番号)] フィールドに入力します。