SalesforceでのBox Signテンプレートの使用

Box Signテンプレートを使用すると、管理者が再利用可能なBox Signテンプレートをインポートして構成できるため、組織はSalesforceで繰り返し行う署名ワークフローを標準化できます。 ユーザーは、署名リクエストごとに手動でドキュメント、受信者、署名の順序、メール設定を選択するのではなく、リクエストの送信時にBox Signテンプレートを選択するだけで済みます。 このテンプレートにより、あらかじめ定義された構成が自動的に適用されるため、手動での作業を減らしつつ、一般的なビジネスプロセスにおける一貫性を確保できます。

一般的なユースケースを以下に示します。

• 秘密保持契約 (NDA)
• 販売契約
• 顧客向けのオンボーディングドキュメント
• 雇用契約
• 調達承認
• 内部ポリシーの確認書

署名リクエストが送信されると、他のBox Signリクエストと同様にSalesforceで追跡されます。

Box for SalesforceでのBox Signテンプレートの使用

1. テンプレートをインポートする

Salesforceの管理者は、Box SignテンプレートをBoxからSalesforceにインポートできます。

注: Signテンプレートは、すでにBox内で作成され、存在している必要があります。

テンプレートをインポートするには、以下の手順に従います。

1. Salesforceの [Box Signテンプレート] タブを開きます。
2. [Import Templates (テンプレートのインポート)] をクリックします。
3. Box Enterpriseから1つ以上のBox Signテンプレートを選択します。
4. [選択項目をインポート] をクリックします。

選択したテンプレートは、Box Signリクエストの作成時にユーザーが利用できるようになります。

2. テンプレート設定を構成する

テンプレートをインポートした後、管理者は [Box Signテンプレート] に移動し、編集するテンプレートを選択することで、Salesforce上でのテンプレートの動作を決定する設定を確認および構成できます。 [Box Signテンプレート] には、すでにSalesforceインスタンスにインポート済みのすべてのSignテンプレートのリストが表示されます。

テンプレートの構成には以下が含まれます。

• 事前入力フィールドのマッピング
• プレースホルダの署名者のマッピング
• Salesforceオブジェクトのマッピング

これらの設定により、可能な限りSalesforceデータを使用してドキュメントのフィールドや受信者情報が自動で入力されるようになるため、手動によるデータ入力を減らすことができます。

3. Box Signテンプレートを使用して署名リクエストを送信する

管理者によって組織向けにBox Signテンプレートが構成されている場合 (上記の手順1～2を参照)、新しい署名リクエストの作成時にそのテンプレートを使用できます。

リクエストを送信するには、以下の手順に従います。

1. [Send Box Sign (Box Signを送信)] ダイアログを開きます。
2. [Box Signテンプレート] を選択します。
3. 使用するテンプレートを選択します。

4. 自動入力された情報を確認します。
5. 必要に応じて、プレースホルダの受信者を入力します。
6. [送信] または [プレビューして送信] をクリックします。

送信された署名リクエストは、Box Signで処理され、その他の署名リクエストと同様にSalesforceで追跡されます。

プレースホルダの受信者の使用

テンプレートには、あらかじめ定義された受信者が含まれているものもあれば、署名リクエストの作成時に入力するプレースホルダの受信者が含まれているものもあります。

プレースホルダを含むテンプレートを選択すると、Box for Salesforceは、リクエストを送信する前に、必要な署名者情報を入力するよう求めます。

組織の設定によっては、一部のプレースホルダの受信者がSalesforceのレコードデータから自動的に入力される場合があります。

テンプレートのロックされた設定

Box Signテンプレートでは、署名リクエストを送信する前にユーザーが変更できる設定を定義できます。 Boxでのテンプレートの設定方法によっては、以下の項目を編集できない場合があります。

• 受信者
• メールの件名
• メールメッセージ
• 署名オプション
• リクエストに含まれるドキュメント

ロックされた設定により、組織は、標準化された署名ワークフローを維持し、誤操作による変更のリスクを低減できます。

Salesforceフローでのテンプレートの使用

Box SignテンプレートはSalesforceフローでも使用できます。 管理者は、署名リクエストを作成する際に1つ以上のファイルを指定する代わりに、インポートしたBox Signテンプレートを参照するようフローを設定できます。 この方法は、顧客のオンボーディング、契約の承認、従業員のオンボーディング、調達ワークフローなど、繰り返し行うプロセスの自動化に適しています。 テンプレートにプレースホルダの受信者が含まれている場合、リクエストを送信する前に、フローで必要な受信者情報を指定する必要があります。

Apexアクション「Box Signリクエストを送信」

既存の入力テーブルに以下を追加します。

新しい画面フローコンポーネント: BoxSign Flow

BoxSign Flow Lightningコンポーネントをフロー画面に配置することで、ユーザーはテンプレートを選択して対話形式で送信できるようになります。

署名リクエストの追跡

署名リクエストが送信されると、Salesforceでは、標準的な署名リクエストと同じBox Signレコードおよび関連リストを使用して追跡されます。 ユーザーは、署名プロセス全体を通じてリクエストを監視し、そのステータスをBox SignホームページやSalesforce内で確認できます。

ベストプラクティス

Box Signテンプレートを最大限活用するには、以下を実行します。

• 頻繁に送信されるドキュメントのテンプレートを作成します。
• 手動によるデータ入力を減らすために、事前入力フィールドのマッピングを構成します。
• 受信者情報をSalesforceレコードから取得できる場合は、プレースホルダの署名者のマッピングを構成します。
• 一貫した署名ワークフローが必要な場合は、テンプレート設定をロックします。

詳細

• SalesforceでのBox Signの使用
• Box Sign for Salesforce - FAQ
• Signの詳細設定