Box Automateでのワークフローの作成

このガイドでは、エンドユーザー向けに、Box Automateの作成画面を使用したワークフローの作成、構成、管理の手順について詳しく説明します。

ワークフロー作成画面の使い方

ワークフローの作成を開始するには、以下の手順に従います。

1. Boxアカウントの [Box Automate] セクションに移動します。
2. [新規+] をクリックしてワークフローを作成します。
3. 以下の設定を構成します。

• ヘッダー: ワークフローに名前を付けて、公開状態を管理します。
• 作成画面のキャンバス: ドラッグアンドドロップによる視覚的なワークスペースで、プロセスのロジックを作成します。
• サイドパネル: 利用可能なトリガー、結果、分岐オプションで構成されたライブラリです。
• ワークフロー設定: ワークフローの名前を設定します。

4. 作成画面を開き、空のキャンバスを表示します。
5. トリガーを追加します。 
   1. サイドパネルの [フロートリガー] セクションからトリガーイベントをキャンバスにドラッグします。 これが自動化を開始するイベントとなります。
6. 結果を定義します。
   1. トリガーを配置すると、キャンバスにヘルパーノード [+] が表示されます。 結果をドラッグするかこのノードをクリックして、トリガーに続くステップを追加します。

トリガーについて

トリガーとは、Automateワークフローを開始する特定のイベントです。 Box Automateでは、トリガーはコンテンツを認識するよう設計されており、特定のフォルダやメタデータ条件に範囲を限定することができます。

トリガータイプ

• ファイルイベント: ファイルに対して以下が実行されたときに、ワークフローを開始します。
  • アップロード
  • 移動
  • コピー
  • ダウンロード
  • 削除
  • プレビュー
  • ロック
  • ロック解除
  • 電子すかしの削除
  • コラボレータの追加
  • 分類を適用
  • 電子すかしの適用
• フォルダイベント: 以下の操作をトリガーとします。
  • 作成
  • 移動
  • コピー
  • ダウンロード
  • 削除
  • コラボレータの追加
• タスクイベント: ワークフローは、一般タスクまたは承認タスク (承認または拒否) が完了したときに開始できます。
• ファイルリクエスト: 誰かがファイルリクエストフォームを記入し、それを使用してコンテンツを指定したBoxフォルダに送信したときに、ワークフローを開始します。
• Box Sign: 完了、拒否済み、期限切れ、キャンセルなどのSignイベントをトリガーとします。
• メタデータのトリガー: 特定のメタデータテンプレートが適用されたときにワークフローを開始します。 これは、「次の値に等しい」「次を含む」「空白である」などの条件付きロジックをサポートしています。
• 手動で開始: ユーザーがBoxウェブアプリでファイルまたはフォルダの [その他のオプション] メニューから直接手動でワークフローを開始できるようにします。これは、開始前に人間の判断が必要なプロセスに最適です。
• フォームの送信: 有効になっている場合 (Enterprise Advancedアカウントのみ)、指定したBoxフォームが送信されるたびにワークフローが開始されます。

結果の構成

結果とは、ワークフローによって自動的に実行されるステップのことです。 Box Automateでは、複数の結果を連鎖させたり、動的変数を使用してステップ間でデータを渡したりすることができます。

主な結果機能

• ファイルの結果: ファイルに対して以下の操作を実行します。
  • 移動
  • コピー
  • 名前を変更
  • 削除
  • ロック
  • ロック解除
  • 電子すかしの適用/削除
  • コラボレータの追加/削除
  • 分類を適用
• フォルダの結果:
  • 作成
  • 移動
  • コピー
  • 名前を変更
  • 削除
  • 復元
  • コラボレータの追加/削除
  • 分類を適用
• コラボレーション: 特定のファイルやフォルダからコラボレータを動的に追加または削除します。
• タスク割り当て: 承認タスクまたは一般タスクを特定のユーザーまたはグループに割り当てます。 カスタム指示を含めたり、期日を設定したりできます。
  • AIの結果を使用する際は、AIの結果を検証できるように承認タスクを含めることをお勧めします。
• 通知: 特定の受信者に自動メール通知を送信します。 変数を使用して件名やメッセージ本文をカスタマイズできます (ワークフローを開始したユーザーの名前を含めるなど)。
• Box AI: AI関連の結果については、AIの結果を確認するための承認タスクを含めて、必要に応じて結果が正しいことを確認することをお勧めします。
  • ドキュメントの要約: 応答用のエージェントを選択し、必要に応じてプロンプトの指示を含めます。
• メタデータの抽出: 抽出エージェントと、情報の抽出元となるファイルを選択します。
• ドキュメントの生成: Doc Genテンプレートから選択し、ドキュメントの名前または変数、およびフォルダの場所を入力します。
• 署名のリクエスト
• 統合: Box Automateは、Boxのツール、サードパーティ製コネクタ、APIを通じて連携します。
• メタデータ: AIを使用してファイルやフォルダに対してメタデータの適用、更新、抽出を実行します。

ロジック、分岐、変数

Box Automateでは、高度なルーティング機能により、複雑で非線形なビジネスプロセスをサポートしています。

• 分岐: 条件付きロジックを使用して、ワークフローをさまざまな経路に振り分けます (例: タスクが「拒否済み」の場合、「承認済み」の場合とは別のフォルダにファイルを移動する)。
• ループ: 
  • 繰り返しループ: ユーザーやファイルのリスト、またはフォルダ内のすべてのファイルを反復処理します。
  • ループバック (戻る): 設定可能な最大ループ回数に基づき、フローを前のステップに戻します。
  •  
• 変数: 変数を使用することで、前のステップの情報を後続の結果で利用できるようになります。 例えば、「名前を変更」の結果では、前のAIステップで抽出されたメタデータ値や、ファイルをアップロードしたユーザー名を使用できます。
• 結合: 最終的な結果が実行される前に、並列分岐を1つのパスに結合することができます。

保存と公開

• 下書きの保存: いつでも [保存] をクリックして、現在の進行状況を保存できます。 下書きは、誤りがある場合や構成が完了していない場合でも保存できます。 また、ワークフローの下書きを保存する際に以前の下書きがアクティブな状態の場合、その下書きを最新バージョンに更新するには、下書きを再度アクティブにする必要があります。
• 有効化: [有効化] をクリックし、検証を行ってからワークフローを有効化します。

監視と追跡

ワークフローがアクティブになったら、[追跡] ページでそのパフォーマンスを監視できます。 ここでは、タイムスタンプ、各ステップで使用された変数値、アクティブなタスクの現在のステータスなど、すべての実行に関する詳細なステップごとの履歴を確認できます。 これにより、関係者は、問題のトラブルシューティングを行い、プロセスの効率性を効果的に監視することができます。