ワークフローの管理

この記事では、Box Automateワークフローのライフサイクルを管理する方法について、最初の管理者による有効化からエンドユーザーの管理や長期的な管理まで説明します。これらのガイドラインを活用して、自動化されたプロセスが効率的で組織のコンテンツ管理ポリシーに準拠した状態を保つようにしましょう。

有効化が完了すると、Boxウェブアプリから直接、個人またはチームのワークフローを作成、編集、監視できます。効率的な管理により、不要な自動化を防ぐことができ、タスクが意図したとおりに実行されるようになります。

ワークフローを管理するには、以下の手順に従います。

ヒント ワークフローにわかりやすい名前を使用して、管理ダッシュボードでその目的をすばやく認識できるようにしてください。

最近のワークフロータスクのステータスを表示して、正常に完了したことを確認できます。ワークフローが失敗した場合は、アクティビティログを調べて、ファイルの権限やフォルダのパスに関連した特定のエラーの詳細を確認してください。

アクティビティを監視するには、以下の手順に従います。

ワークフローの共有とコラボレーション

ワークフローの作成者がその所有者になります。その後、そのワークフローの構築や管理を支援するコラボレータを招待できます。ワークフローを共有するには、以下の手順に従います。

ワークフローの各コラボレータには、以下のいずれかの役割が割り当てられます。

所有者: ワークフローを全面的に管理できます (所有権の移管も可能)。所有者になれるユーザーは1人だけです。
編集者: ワークフローのロジックを変更したり、ワークフローをビューアーや開始ユーザーと共有したりできますが、ワークフローを公開、削除することはできません。
ビューアー: ワークフローの構成と実行履歴を表示することはできますが、変更はできません。
開始ユーザー: ワークフローを手動で開始し、実行履歴を表示できます。

以下の表に、各役割で可能な操作をまとめました。

*編集者は、ビューアーおよび開始ユーザーを追加または削除できますが、所有者を変更することはできません。

重要: ワークフローを共有しても、そのワークフローで参照されているファイルやフォルダへのアクセスがコラボレータに自動的に許可されることはありません。各コラボレータは、Box内ですでに権限を持っているコンテンツのみにアクセスできます。

ワークフローでコラボレーションする際は、以下の点に注意してください。

注: ワークフローの共有は、同じ企業内でのみ利用可能です。異なる企業間でワークフローを共有することはできません。また、ワークフローを同時に編集できるユーザーは1人だけなので、同時編集はサポートされていません。

適切なガバナンスにより、不要になったワークフローが無期限に保持されないようにします。整理された自動化環境を維持することで、技術的負債を減らし、不正なファイル移動を防ぐことができます。

プロジェクトが終了したときやプロセスが変更されたときに、ファイルに対する意図しない操作を回避するために、関連付けられたワークフローを無効化または削除します。

ワークフローを無効にするには、以下の手順に従います。

重要: ワークフローを無効にすると、その後のトリガーはすべて停止されますが、現在実行中の処理は停止されません。ワークフローとその履歴を完全に削除するには、[その他のオプション] メニューから [削除] を選択してください。このアクションを元に戻すことはできません。

ワークフローの所有者が組織を離れる場合、管理者は、ビジネス上重要な自動化の所有権を新しいユーザーに移管する必要があります。これにより、共有プロセスにおけるサービスの中断を防ぎます。