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署名リンクの使用

End User , Box Sign , Article , New , Product Utilization , Instruction

Boxの署名リンク機能を使用すると、共有可能なハイパーリンクを介してアクセスできる、またはウェブサイトに埋め込まれる入力および署名可能なテンプレートを作成でき、複数のユーザーが簡単に署名リクエストを完了できるようになります。 テンプレートは、署名リンクとして利用するために特定の要件を満たす必要があります。

メール、ソーシャルメディアへの投稿、ウェブページなどの公開フォームに、署名者が誰になるかわからない状態で署名リクエストを掲載する際に、このリンクを使用します。 ユースケースの例を以下に示します。

  • 権利放棄証書および免責証書
  • 申込書
  • 登録フォーム
重要: 署名リンクは、現在、多要素認証と追加の署名者認証機能をサポートしていません。

受信者は、リンクを使用して署名リクエストにアクセスすると、Boxからメールアドレスの入力を求められ、一意のアクセスコードが記載されたメール通知が送信されます。 その後、次のいずれかの方法で署名リクエストを表示できます。

  • 一意のアクセスコードを使用する
  • メールの [署名を再開] オプションをクリックする

 

注: 署名リンク機能は、Enterprise PlusおよびEnterprise Advancedプランをご利用のお客様に限定されており、Box Verified Enterpriseでは利用できません。 Box Verified Enterpriseの詳細については、こちらをクリックしてください。

 

管理者レベルでの構成

Box管理者として、署名リンクを構成する:

  1. 管理コンソールから [Enterprise設定] -> [Box Sign] に移動します。
  2. [Box Sign] タブで [ユーザー権限] に移動し、署名リンクに関するセクションの [構成の編集] を選択します。
  3. [署名リンクの構成] メニューでは、以下を選択できます。
    1. [すべての管理対象ユーザーに対して無効にする]
    2. [すべての管理対象ユーザーに対して有効にする]
    3. [選択したユーザーとグループに対して有効にする]
    4. [選択したユーザーとグループ以外のすべてのユーザーとグループに対して有効にする]

さらに、[署名リンクを開始したユーザーのメールの検証] も構成できます。ここでは、この追加の検証を管理対象ユーザーまたは選択したユーザーに対して有効または無効にできます。

[署名リンクを開始したユーザーのメールの検証] は、最初または単一の受信者が署名リクエストを開始する前にその受信者を確認する追加の手順です。 Box管理者は、管理コンソールで以下の設定を構成できます。

  • [メール検証を有効にする] (デフォルト):
    Box Enterprise内に作成されたすべての署名リンクでメール検証が要求されるようにします。つまり、最初 (または唯一) の受信者は、署名リクエストにアクセスして完了できるようになる前にメールを受信することになります。
  • [メール検証を無効にする]: Box Enterprise内に作成されたすべての署名リンクでメール検証/アクセスコードの要求をスキップします。
  • [メール検証の無効化を許可する]: 送信者がユーザーレベルでこの機能の設定を制御できるようにするためのオプションがあります。
    • [すべてのユーザー] (デフォルト) – すべての管理対象ユーザーが、署名リンクの設定で作成された署名リンクごとに [メール検証を要求する] オプションのオンとオフを切り替えることができるようになります。
    • [選択したユーザーとグループ] – 選択したユーザーとグループが、署名リンクの設定でメール検証を制御できるようになります。
    • [選択したユーザー以外のすべてのユーザー] – 指定したユーザーとグループは、署名リンクの設定でこの機能を制御できなくなります (つまり、 そのユーザーおよびグループの [メール検証を要求する] オプションは無効になります)。

署名リンクの作成と構成

署名リンクを作成する前に、以下のテンプレート要件に加えて、テンプレートを選択する前に編集者の権限が必要になります。

  • テンプレートに受信者のプレースホルダが設定されていること
  • テンプレートで「署名者」という受信者の役割が設定されていること
  • テンプレートに受信者のセキュリティ設定が適用されていないこと
注: CFR Part 11署名リクエストには、署名リンク機能との互換性がありません。

署名リンクを作成するには:

  1. Boxアカウントから、[Sign] -> [テンプレート] に移動します。
  2. 使用するテンプレートを選択します。
  3. 省略記号 をクリックし、[署名リンク] を選択します。
  4. [リンクはアクティブです] をオンに切り替えます。

リンクの設定を構成するには:

  1. [署名リンク] ウィンドウ内の [リンク設定] をクリックして、以下を変更します。
    • 名前
    • 手順
    • 保存場所
    • メール検証を要求する – 管理者が管理コンソールで構成した設定によって決まります。 デフォルトでは有効になっています。
    • テンプレート所有者への通知を無効にする – テンプレートの作成者に署名済みの署名リクエストの受信に関するメール通知を送信するかどうかによって決まります。 デフォルトでは有効になっています。
  2. [保存] をクリックします。

リンクの設定が完了したら、[コピー] をクリックしてリンクを使用します。

 

署名リンクの署名と管理

受信者は、署名リンクを開始すると、自分のメールアドレスのほか、該当する場合は後続の受信者のメールアドレスも入力するよう求められます。

[メール検証を要求する] の設定が有効になっていた場合、開始する受信者には、リクエストにアクセスするためのアクセスコードが記載されたメールが届きます。 また、受信者は、同メールの [署名を再開] をクリックして、リクエストにアクセスすることもできます。 設定が無効になっている場合、検証は必要ありません。

その他の受信者全員に、署名リクエストにアクセスして完了するためのメール通知が送信されます。

署名リンクで使用されるBox Signテンプレートの所有者であれば、Boxでこれらの署名リクエストのステータスを確認できます。

所有するテンプレートを使用した署名リンクから開始された署名リクエストのステータスを確認するには:

  1. Boxアカウントから、[Sign] -> [送信済みリクエスト] に移動します。
    • テンプレートを使用して送信された署名リクエストのリストが表示されます。これには署名リンクとして送信されたリクエストも含まれます。
  2. 署名リクエストのリストの上部では、フィルタを適用してリクエストを並べ替えることができます。
    • [方法]: 署名リンクを探す場合
    • [ステータス]: リクエストの進行状況を確認する場合

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