Créer des liens partagés

Les liens partagés vous permettent de copier et de partager rapidement des liens hypertexte vers du contenu stocké dans Box avec vos collègues et amis, à l'intérieur comme à l'extérieur de l'entreprise. L'envoi à quelqu'un d'un lien partagé vers un fichier ou un dossier est un moyen de collaborer avec cette personne autour d'un contenu partagé. Les niveaux d'autorisation personnalisables, les dates d'expiration et la protection par mot de passe optionnelle font des liens partagés Box un moyen simple et sûr de partager du contenu important.

Il suffit d'un instant pour créer un lien partagé. Encore quelques instants et vous pourrez également configurer les paramètres de sécurité du lien pour contrôler l'accès au contenu lié.

Créer et partager un lien vers un fichier ou un dossier

Grâce au partage simplifié, partagez en un clic l'accès au fichier ou au dossier de votre choix. Vous pouvez également envoyer par e-mail des liens aux personnes que vous invitez à collaborer.  

Créer un lien à partager :

1. Dans votre vue Fichiers Box, passez votre curseur sur la ligne du fichier ou du dossier que vous souhaitez partager.
2. Sur la droite, cliquez sur (Créer et) Copier le lien partagé  (  ). 

   La fenêtre Lien partagé s'ouvre. Le lien est automatiquement copié dans votre presse-papiers.

   

Voilà. Vous pouvez maintenant coller ce lien dans l'application de votre choix (e-mail, messagerie, etc.) pour partager votre contenu.

Note

Par défaut, les liens partagés sont désactivés. Si vous partagez un lien vers un fichier ou un dossier en cliquant sur le bouton Partager ou via le menu Plus d'options (  …  ) >  Partager, vous devez activer manuellement puis copier le lien. Ce n'est que si vous cliquez sur l'icône de lien (  ) que Box active automatiquement le lien et le copie dans votre presse-papiers.

Modification des paramètres de sécurité des liens

Vous pouvez également utiliser directement la fenêtre Partager pour configurer les paramètres de sécurité de votre lien. Pour cela :

1. Dans votre vue Fichiers Box, passez votre curseur sur la ligne du fichier ou du dossier que vous souhaitez partager.
2. Sur la droite, cliquez sur  (Créer et) Copier le lien partagé  (  ). 
3. Cliquez sur Paramètres du lien. Box affiche une liste de paramètres de lien.
4. Modifiez ces paramètres et cliquez sur Enregistrer.
5. Sélectionnez l'autorisation d'accès que vous souhaitez attribuer au contenu lié. Pour ce faire, au bas de la fenêtre Partager, cliquez sur  Utilisateurs dans votre entreprise et sélectionnez-la dans le menu qui s'affiche. (Voir ci-dessous pour plus d'explications sur ces options de menu.)
6. Si disponible, cliquez sur Possibilité de consulter et télécharger, puis sélectionnez l'activité que vous souhaitez attribuer aux destinataires du lien.
7. Fermez la fenêtre de partage et utilisez l'application de votre choix pour envoyer votre lien.

Accès par lien partagé

Lorsque vous créez un lien partagé, vous disposez des autorisations d'accès suivantes parmi lesquelles choisir :

• Utilisateurs disposant du lien : toute personne disposant du lien peut accéder à l'article et aucun compte Box n'est requis. Pour plus de sécurité, vous pouvez également définir un mot de passe ou une date d'expiration pour le lien, ainsi que restreindre l'accès au téléchargement et/ou à l'aperçu pour les personnes qui consultent le lien.
  
  • Les liens partagés protégés par mot de passe sont disponibles pour tous les comptes d'utilisateurs Box payants. Tous les mots de passe pour les liens partagés ouverts nécessitent au moins huit caractères et doivent contenir au moins une lettre majuscule, un chiffre ou un caractère spécial.
• Utilisateurs dans votre entreprise : seules les personnes qui : 1) sont gérées sur un compte Box (Starter et supérieur) ; (2) ont une adresse e-mail qui correspond à un domaine enregistré auprès de Box pour le compte qui a créé le lien, peuvent accéder au lien. Par exemple, si  acme.com  est un domaine enregistré sur votre compte, tous les membres du compte géré avec une adresse e-mail se terminant par  acme.com  peuvent accéder à ce type de lien. Les personnes qui ne correspondent pas à un domaine répertorié sur votre compte ne peuvent pas accéder au lien, même si elles sont des membres gérés de votre compte.
• Lors de l'accès au lien, les collaborateurs doivent se connecter à Box pour vérifier leur identité.  L'option «Utilisateurs dans votre entreprise» est désactivée si vous n'avez pas de domaine d'entreprise valide enregistré auprès de Box.
• Les collaborateurs du dossier peuvent également accéder au contenu si l'option «Utilisateurs dans votre entreprise» est sélectionnée.
• Utilisateurs invités uniquement : seules les personnes invitées à accéder au dossier ou au fichier peuvent accéder au contenu. Les collaborateurs ont déjà accès à leur contenu, mais peuvent facilement se diriger les uns les autres vers un fichier ou un dossier spécifique à l'aide du lien partagé.

Actions de lien partagé

Lorsque vous créez un lien partagé, vous pouvez sélectionner les actions que les destinataires du lien partagé peuvent effectuer. Les actions que vous pouvez choisir dépendent de ce que votre administrateur autorise, mais peuvent inclure l'une des actions suivantes :

• Possibilité de modifier : Les personnes ayant accès au lien peuvent :
  • Modifier, annoter et commenter le fichier, ou les fichiers du dossier partagé, ou Box Note
  • Afficher et télécharger le fichier, les fichiers du dossier ou Box Note
  • Copier le fichier ou le dossier vers une destination dans leur compte Box
• Possibilité de consulter et télécharger : Les personnes ayant accès au lien :
  • Peuvent afficher et télécharger le fichier, les fichiers du dossier ou Box Note
  • Peuvent copier le fichier ou le dossier vers une destination dans leur compte Box
  • Ne peuvent pas modifier dans Box
• Possibilité de consulter uniquement : les personnes ayant accès au lien peuvent uniquement afficher le fichier, les fichiers du dossier ou la note Box, dans Box.

Votre administrateur définit les actions maximales que les destinataires de liens partagés peuvent effectuer séparément pour les fichiers, les dossiers et les Box Notes et définit également le choix par défaut pour chacun lorsque plusieurs choix sont disponibles.

Vous pouvez définir les options de lien sur des fichiers et/ou des dossiers individuels par le propriétaire, pour tout le contenu détenu ou par l'administrateur pour l'ensemble de l'entreprise. Vérifiez également que le paramètre que vous choisissez autorise l'accès au fichier à la personne avec laquelle vous le partagez. Sinon, votre destinataire prévu reçoit une erreur (en anglais) quand ils cliquent sur le lien.

Envoi de votre lien par e-mail

Vous pouvez également envoyer votre lien par e-mail aux collaborateurs invités directement depuis la  fenêtre  Partager. Pour cela :

1. Dans votre vue Fichiers Box, passez votre curseur sur la ligne du fichier ou du dossier que vous souhaitez partager.
2. Sur la droite, cliquez sur  (Créer et) Copier le lien partagé  (  ). 
3. Dans la fenêtre  Partager, cliquez sur Envoyer un lien partagé  (  ). Box affiche la fenêtre  Lien par e-mail  .
4. Dans le champ Envoyer un lien partagé par e-mail, saisissez le nom ou l’adresse e-mail du collaborateur.
5. Dans le champ Message, saisissez un message de 750 caractères maximum pour le collaborateur.
6. Cliquez sur Envoyer.

Enfin, vous pouvez supprimer ou annuler un lien partagé. Pour ce faire, dans la fenêtre  Partager, cliquez sur le curseur  Créer un lien partagé pour le déplacer vers la gauche. La couleur du curseur passe du bleu au gris.

Autorisations et liens partagés

Box facilite la collaboration et le partage de fichiers et de documents avec n'importe qui, à l'intérieur ou à l'extérieur de votre organisation. Cependant, lorsque vous partagez, déplacez ou copiez du contenu, l'autorisation d'accès à ces éléments peut changer, souvent vers un paramètre moins restrictif. Découvrez comment Box vous aide à sécuriser votre contenu .

Autorisations détaillées

(« Élément » désigne le dossier ou le fichier vers lequel pointe le lien partagé.)

Lorsqu'un collaborateur dispose d'un accès plus restrictif à un fichier que celui qui lui est accordé via un lien partagé, le collaborateur obtient les autorisations fournies par le lien lorsqu'il accède à un fichier avec le lien. Par exemple, un utilisateur qui collabore sur un fichier que vous possédez n'a que le rôle de collaborateur Visualiseur. Vous créez un lien partagé et autorisez la visualisation et le téléchargement. Si cet utilisateur accède au fichier via le lien partagé, plutôt que directement, il peut à la fois visualiser et télécharger le fichier.

Problèmes connus

• Vous ne pouvez pas envoyer de liens partagés aux utilisateurs dont les domaines ne sont pas ajoutés à votre entreprise, même si vous définissez la définition de votre entreprise sur  Enterprise ID.