Dans cet article, vous apprendrez comment :
- Échangez des idées et des retours avec votre équipe via les commentaires
- Fixez des délais et maximisez la productivité grâce aux tâches
Les commentaires et les tâches sont un excellent moyen de rester sur la même longueur d’onde que vos coéquipiers et de tenir les autres responsables de leur travail.
Commentaires
Les commentaires constituent un moyen efficace de susciter des discussions autour du contenu de votre compte Box. Utilisez les commentaires pour demander l'avis d'autres personnes, prendre des notes, informer les autres des mises à jour d'un fichier et effectuer diverses autres interactions sociales.
Vous pouvez afficher les commentaires dans la page d'aperçu d'un fichier dans la barre latérale à droite, ou publier les vôtres dans la zone « Écrire un commentaire » en bas. Les collaborateurs de ce dossier peuvent répondre directement à un commentaire ou ajouter leurs propres commentaires.
Communiquer avec un collègue :
- Commencez votre message par le symbole @ et commencez à saisir le nom de la personne à qui vous souhaitez envoyer un message. Son nom s'affiche en bleu.
- Cliquez sur le nom du collaborateur souhaité. Puis terminez la saisie de votre commentaire..
Le destinataire reçoit un e-mail et votre message renseigne son compte Box.
Ce message reste également dans le fichier ou le dossier sur lequel vous avez commenté. Cela donne du contexte aux autres personnes qui viennent travailler avec ces informations.
Note
Lorsque vous mentionnez @, la personne à qui vous adressez le message doit déjà être un collaborateur du dossier.
Tâches
Voici une autre façon d'utiliser Box pour apprivoiser la bête du courrier électronique et garder le contrôle de votre boîte de réception : l'attribution de tâches. Exemple : au lieu d'envoyer un e-mail à votre collègue pour lui demander un retour rapide sur un fichier, envisagez de créer une tâche pour lui afin de centraliser l'ensemble du processus.
Cette fonctionnalité vous permet d'attribuer une tâche à vous-même et/ou à vos collaborateurs.
Pour créer une tâche :
- Dans la barre latérale d’activité de droite de la fenêtre d’aperçu, cliquez sur Ajouter une tâche et sélectionnez le type de tâche que vous souhaitez attribuer.
- Dans Sélectionner les cessionnaires, entrez le nom des collaborateurs à qui vous souhaitez confier la tâche.
- Pour spécifier que la tâche est terminée dans son intégralité lorsqu'un seul responsable la termine, cochez la case Seul un destinataire est requis pour terminer cette tâche. Sinon, la case indique le statut « Terminé » ou « Approuvé » lorsque tous les responsables ont terminé la tâche.
- Dans Message, ajoutez une brève description de votre tâche pour aider les collaborateurs à comprendre votre tâche.
- Dans Echéance, ajoutez éventuellement la date à laquelle la tâche doit être terminée.
- Cliquez sur Créer pour attribuer la tâche.
Note
Vous ne pouvez attribuer des tâches qu'aux collaborateurs existants dans le dossier. Si vous souhaitez attribuer une tâche à une personne qui n'est pas déjà un collaborateur, vous devrez d'abord l'inviter à rejoindre le dossier, puis lui attribuer la tâche.
Lorsque vous attribuez une tâche à un collaborateur, cette personne reçoit automatiquement un rappel par e-mail 24 heures avant la date d'échéance que vous avez attribuée.
Seul le créateur de la tâche peut modifier ou supprimer une tâche. Mais il ne peut le faire qu'avant que la tâche n'ait été exécutée. Lorsque le responsable a terminé, approuvé ou rejeté une tâche (ou, dans le cas de plusieurs responsables, lorsque tout le monde a terminé la tâche), la tâche ne peut pas être modifiée ou supprimée.
Pour modifier ou supprimer une tâche :
- Dans la fenêtre Tous les fichiers, cliquez sur le nom de fichier approprié.
- Dans la fenêtre d’aperçu, recherchez la tâche et, à droite du nom de la tâche, cliquez sur les points de suspension ( ... ).
- Pour modifier la tâche, cliquez sur Modifier la tâche. Pour supprimer la tâche, cliquez sur Supprimer la tâche.
Si une tâche vous a été attribuée, vous recevrez une notification par e-mail contenant un lien pour accéder directement à la tâche. De plus, dans la barre de titre en haut de la fenêtre de votre compte Box, vous pouvez cliquer sur l'icône du presse-papiers pour voir toutes les tâches ouvertes qui vous sont attribuées.
Pour terminer la tâche, sélectionnez l’ option Marquer comme terminée, Approuver ou Refuser, selon le type de tâche.