Dans ce guide pratique, nous vous expliquerons comment partager, accéder et gérer votre contenu, où que vous soyez. Vous découvrirez les étapes à suivre pour maîtriser les bases de Box, ainsi que quelques conseils et astuces qui feront de vous un ninja chevronné en un rien de temps.
Connexion à votre compte Box
Commençons par le commencement. Voici comment vous connecter:
- Aller à app.box.com/login
- Entrez votre email/nom d'utilisateur
- Entrez votre mot de passe
- Cliquez sur Connexion
Mot de passe oublié ? Pas de soucis : cliquez simplement sur le lien Réinitialiser le mot de passe.
Créer un nouveau dossier
Le dossier : c'est l'élément de base de votre compte Box, où vous regrouperez les fichiers similaires.
Suivez les étapes ci-dessous pour créer un nouveau dossier:
- Cliquez sur Nouveau, puis, dans le menu qui s'affiche, cliquez sur Dossier. La boîte de dialogue Créer un nouveau dossier s'affiche.
- Entrez le nom du dossier.
- (Facultatif) Pour permettre à d'autres personnes d'accéder à ce dossier, saisissez les adresses e-mail de chaque personne à qui vous souhaitez accorder l'accès. Utilisez une virgule entre chaque adresse e-mail.
- Pour contrôler le niveau d'accès des autres ( par exemple, si vous souhaitez que les utilisateurs puissent modifier le contenu des dossiers ou simplement afficher les fichiers ), cliquez sur la flèche vers le bas Permission et sélectionnez le rôle approprié (copropriétaire, éditeur, visualiseur, etc.) pour le niveau d'accès que vous souhaitez attribuer.
- Si vous n'êtes pas sûr des capacités de chaque rôle, cliquez sur En savoir plus pour afficher un graphique qui correspond aux rôles avec leurs capacités.
- Pour plus d'informations, voir Comprendre les autorisations des dossiers.
- Besoin de dossiers à l'intérieur du premier ? Pour créer des sous-dossiers, cliquez simplement sur le dossier de niveau supérieur pour l'ouvrir et répétez les étapes ci-dessus.
Naviguer dans votre compte
Une fois vos fichiers dans Box, vous pouvez y accéder facilement où que vous soyez. La conception familière et intuitive de Box simplifie la navigation dans votre compte et vous disposez également de trois raccourcis astucieux : l'outil de recherche, l'accès au dossier et la vue Mises à jour.
Recherche
Si vous recherchez un fichier spécifique, voire un mot ou une expression spécifique dans un fichier, accédez directement à celui-ci grâce à l'outil de recherche. Il vous suffit d'insérer votre requête dans la barre de recherche en haut de votre page.
Box recherchera les titres de vos fichiers et dossiers ainsi que le corps de vos documents. Vous recevez trop de résultats ? Appliquez simplement quelques filtres. Vous pouvez trier par dossier, type de fichier, date, type de contenu et propriétaire.
Arborescence des dossiers
Si vous souhaitez accéder rapidement à un dossier, utilisez l'outil Arborescence des dossiers. Cliquez simplement sur le menu déroulant à côté de Tous les fichiers pour accéder à l'intégralité de la structure de votre dossier et y être directement redirigé.
Récents
Sur cette page, vous verrez quels fichiers et dossiers ont été récemment mis à jour dans votre compte Box. Pour afficher les mises à jour récentes, cliquez sur Récents dans la barre latérale gauche.
Propriétés du dossier
En tant que propriétaire d'un dossier, vous disposez d'une série de paramètres sophistiqués : ces propriétés contrôlent la manière dont vos collaborateurs visualisent et gèrent les fichiers de votre dossier. Pour accéder à ces propriétés :
- Passez la souris sur le dossier souhaité et cliquez sur le bouton ....
- Depuis le menu déroulant, vous pouvez ajuster les paramètres du dossier pour les liens partagés, les privilèges utilisateur, les commentaires et bien plus encore.
Notifications par e-mail
Pour vous tenir informé des événements en cours sur votre compte, nous avons mis en place un système de notifications par e-mail qui vous informe lorsque vos collaborateurs accèdent à vos fichiers ou les modifient. C'est à vous de décider des actions pour lesquelles vous serez informé, alors voici comment faire vos choix:
- Dans le coin supérieur droit de la fenêtre de votre Box, cliquez sur l’icône du compte.
- Dans le menu qui s’affiche, cliquez sur Paramètres du compte.
- Ensuite, passez à l'onglet Notifications. À partir de là, vous pouvez ajuster les paramètres de notification par e-mail par défaut de votre compte. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer les modifications.
Conseil Vos paramètres de notification par e-mail par défaut peuvent également être remplacés au niveau du dossier. Les paramètres de la section illustrée ci-dessus s'appliquent par défaut à l'ensemble de votre compte, mais vous pouvez donner à certains dossiers un peu plus deą précision en définissant des notifications à ce niveau. Pour ce faire, passez la souris sur le dossier souhaité et cliquez sur le bouton ... , puis sur Paramètres . Depuis cette page, recherchez E-mail et notifications pour effectuer des ajustements.