Boxユーザー祭り'24の「kintone連携」に関するフォローアップセミナーの内容を公開します。
kintoneとBoxを連携させることで、kintoneレコード画面においてBox内に格納されているコンテンツのプレビューやコンテンツ管理が可能となります。どんな課題が解決できてどんな働き方を実現できるようになるのかを学びましょう！
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セミナーQ&A
セミナー時に寄せられたご質問です。なお、2024年10月時点の情報をもとに回答させていただいております。
| 質問 | 回答 |
| M-SOL社のプラグインを利用した場合、 1名が利用するときにkintoneのライセンスとBoxのライセンスの両方のライセンスが必要になりますか？ |
Boxとkintoneでアカウントの共有は不可なため、両方のライセンスが必要です。 kintone→Boxへはじめて連携するときはBoxアカウントのログインID／PWが必要となります。 |
| kintone上で業務システムを作り、そのデータ保存領域としてBoxを使う場合のライセンスの考え方を教えてください。 ・kintoneユーザは10名 Boxをシステム用データ保存場所として使う場合、Box側は１ライセンスで使えるのでしょうか？ |
Boxもユーザー数分必要になります。kintoneは全員見られて、Boxは一部のみということもできますが、プラグインが100ID単位での購入なので、ユーザー数分購入することを推奨しています。 |
| kintoneのライセンス保有の人数分プラグイン購入必要でしょうか？ | 端的に言うと不要です。Boxとkintoneのアカウント共有は許可されていないため、その点をご留意いただき、必要な人数分購入すれば問題ありません。 |
| kintoneからBoxにフォルダを作成する動作について、ファイルアップロードするときにワークフローにて許可されたタイミングで実行される事は可能でしょうか？ |
プラグインにはその機能を用意していませんが運用でカバーすることは可能です。 ①Boxに禁止されているフォルダ名でないこと、 ②空欄でないこと です。この仕様を利用して、ワークフローであるタイミングになったらフォルダ名が生成されるようkintone側で工夫いただければ、任意のタイミングで、フォルダを作成することができます。 |
| フォルダ作成のタイミングをレコード作成時ではなく、レコード作成後の任意のタイミングとすることはできますか。 | あるタイミングでフォルダ名を入れていただければ、それをトリガーとして作成することが可能です。 |
| テンプレートフォルダ（サブフォルダやファイルが入っている）をまるごとコピー、リネームして連携することは可能ですか？ | M-SOL社のプラグインの機能では不可。Boxでは要件次第にはなりますが、できる可能性がございます。 |
| Boxにフォルダがあった場合でもkintone側で案件作成可能とありましたが、既存フォルダの中身は維持され、紐づけられるイメージでしょうか？（Boxの既存フォルダの中身がクリアされることはありませんか） また、既存のフォルダがある場合はアラート等のメッセージ表示はされるのでしょうか？ |
はい、既存フォルダの中身は維持され、紐づけられます。ただ、既存のフォルダがある場合は、既存フォルダであるアラート等のメッセージは表示されません。 |
| Boxフォルダとkintoneアプリの権限を揃えておく必要はありますか？ Boxフォルダに編集者権限、Kintoneアプリにレコードの追加権限を付与しておくといった準備は必要ですか？ |
Boxとkintoneの権限は別々で問題ありません。ただ、kintoneの権限がどんなに強くてもBoxの権限を越えることはできない仕様になっています。例えば、Boxで閲覧権限がない人がkintoneでレコード追加するとエラーが出ます。 |
| kintoneに張り付けた写真やPDFが、自動的にBoxフォルダに飛ぶという動きになりますか？ | 残念ながらこの動きはできません。添付ファイルフォルダはそのままkintoneで管理しているため、＋(プラス)ボタンを押してBox側にアップロードするという明示的な操作が必要です。 |
| kintoneの1レコード内に、Boxのフォルダ内にある1つのPDFを表示させたいと思っています。 デモンストレーションではBoxのフォルダ名を連携させていましたが、Boxフォルダ内の「ファイル名」を紐づけさせることはできますか？ |
ファイル名の紐付けはできません。あくまでもフォルダで紐づいているため、1ファイルということになるとM-SOL社サービスでは実現が難しいです。 |
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kintoneアプリに新規レコード作成時のフォルダ名称入力の際に、フォルダ名称確認のため、Box内の子フォルダの一覧を確認することはできますか？ 名称重複は自動連係で防止とのことですが、ちょっとしたフォルダ名称の差、例えば「A」おあるところ、「A+」と作成してしまう、など別フォルダが作成されることを防止したいです。 |
人間が入力したものを「正」として処理してしまうため制御すること、管理することはプラグインでは不可能です。一方で、お客様名と工事の着工日でフォルダを作りたい場合にはkintone側で表記揺れをしないように「ルックアップ」という機能や文字列結合の機能を活用することが可能です。 |
| kintone開いていれば、Boxを個別に開かなくてもkintone画面の中でBoxにアップロードできますか？ | はい、＋(プラス)ボタン→アップロードボタンを押せばBoxのWeb版を開かなくても対応可能です。 |
| デモでkintoneでレコード追加で子フォルダが2個自動的に作成されましたが、こちらは設定次第でフォルダ名やフォルダ数は制御可能でしょうか？ | 可能です。孫フォルダ、玄孫ホルダを作ることができ、フォルダ階層に制限はありません。ただ、お客様の事例を見ると3階層より深い階層で作っているお客様は無いようです。 |
| フォームブリッジというプラグインがあるのですが、これでも使用可能でしょうか？ | フォームブリッジはkintoneアカウントを持たない人がwebフォームを用いてレコード作成することができる機能です。フォームブリッジを使うとBoxの自動連携ができない仕組みですが、kintoneアカウント所有者がkintoneにログインしたときに連携が走るので実運用上ほぼ問題なく連携できると言えます。 |
Box Japan CS オンラインセミナーアーカイブ
過去にBox Japanカスタマーサクセスで開催したセミナーの動画とスライドは、Box Hubsでご覧いただけます。