Boxは管理者が社内の個々のユーザーについて、外部共有フォルダの作成を制限できるように複数の制御レベルを提供します。この制御機能により、IT部門と管理者は、外部と共有するコンテンツまたは社内で保持するコンテンツを強力かつ詳細に制御できるようになり、セキュリティも強化されます。
この機能はどのように動作するのですか?
- 管理者が各ユーザーに対してBox上のフォルダへの外部コラボレータの追加を制限すると、その制限はそのユーザーが所有するすべてのコンテンツに反映されます。
- 設定は作成されるすべてのフォルダに適用されます。他のユーザーが所有する制限のないフォルダに、ユーザーが外部コラボレータを招待できなくなるものではありません。
この機能はどこにあり、どのように適用されますか?
- ユーザーごとに機能を有効にする手順:
- [管理コンソール] で、[ユーザーとグループ] をクリックします。
- そのユーザーの名前をクリックします。
- [ユーザーアクセス権限を編集] セクションで、[外部コラボレーション制限] チェックボックスをオンにします。
- 機能を導入するすべての新規ユーザーに対して、制御を有効にする手順:
- この設定は、新規ユーザーがEnterpriseに追加された日からデフォルトで有効です (既存ユーザーには、適用されませんのでご注意ください)。
- 有効にするには、[Enterprise設定] > [ユーザー設定] タブに移動し、[新規ユーザーの初期設定] セクションで [外部コラボレーション制限] チェックボックスをオンにします。
- 複数ユーザーに対して制御を一括で有効にする手順:
- この設定は、複数ユーザーに対して一括で有効にすることもできます。一括で有効にするには、[ユーザーとグループ] > [一括編集] に移動し、現在のCSVファイルをダウンロードしてから、[外部コラボレーション制限] の値を編集します。
- [外部コラボレーション制限] の許容値は [有効化]/[無効化] と、[はい]/[いいえ] です。
- [有効化] と [はい] を選択した場合は、制限が有効になります。
- [無効化] と [いいえ] を選択した場合は、制限が無効になります。
- 大文字と小文字が区別されます。
- 英語にする必要があります。
- 空白にはできません。
管理者がこの設定を有効にした場合、ユーザーにはどのように表示されますか?
- この制限がユーザーに対して有効になっていると、ユーザーが所有するすべてのフォルダのフォルダプロパティで [コラボレーションを<会社のドメイン>内に制限する] チェックボックスが有効になります。ユーザーが無効にすることはできません。
- ユーザーは、所有しているフォルダに外部コラボレータを追加しようとすると、そのユーザーが招待ボックスに赤で表示され、招待が社内のみに制限されていることを通知するメッセージがユーザーに表示されます。送信ボタンを押す前に、その制限に関するポップアップウィンドウも確認してください。
外部コラボレーションの制限に例外を作成できますか?
はい。Box Shieldのスマートアクセスポリシーにより、管理者は、スマートアクセスポリシーのコラボレーション制限の例外に対して業務上の正当な理由を定義できます。詳細については、スマートアクセスの使用を参照してください。
管理者がユーザー向けに制限を追加すると、その制限によりユーザーが所有するフォルダから既存の外部コラボレータが自動的に削除されますか?
- 制限がユーザーに設定されても、ユーザーが所有するフォルダ内の既存の外部コラボレータは自動的に削除されません。
個々のフォルダからユーザーを削除することもできます。それには、ユーザー名をクリックして、フォルダアクセス権限のセクションでフォルダを指定し、アクセスレベルの「削除」を選択します。
外部コラボレータ管理者コントロールは共有リンクにも影響しますか?
いいえ、共有リンクは影響を受けません。制限が有効になっているユーザーは、引き続き共有リンクを使用して外部でコンテンツを共有できます。この制限は、そのユーザーの所有するフォルダに外部コラボレータを招待する機能にのみ影響します。
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