リーガルホールドポリシーの作成

リーガルホールドポリシーは、Box Governanceの一部として提供されます。 Box Governanceのリーガルホールドポリシーを使用すると、特定のファイル、フォルダ、またはカストディアン (管理対象ユーザー) をリーガルホールドの対象にすることで、組織内の指定したコンテンツを保持することができます。 リーガルホールドの対象になったコンテンツは、リーガルホールドポリシーがアクティブである限り、完全に削除できなくなります。

リーガルホールドポリシーは、カストディアンまたはフォルダに対して作成します。

カストディアンに対するリーガルホールドポリシーの作成

コンテンツのカストディアンとして指定した管理対象ユーザーが所有するコンテンツに、リーガルホールドを設定できます。

1. [管理コンソール] > [Governance] に移動します。
2. [リーガルホールド] タブをクリックします。
3. [作成] をクリックします。
4. [リーガルホールド名] を指定します。名前は必須ですが、[説明] は省略できます。 この名前は一意にする必要があります。 [説明] フィールドの内容は、[リーガルホールド] レポートの [ホールドの理由] 列に記載されます。
5. [ポリシーの適用先] で [ユーザー (カストディアン)] を選択します。 カストディアンを選択した場合に保持されるコンテンツの詳細については、カストディアンの選択を参照してください。
6. [日付範囲 - コンテンツの作成] で、必要に応じて、保持するファイルの日付範囲を設定します。 開始日と終了日の値を定義した場合にコンテンツがポリシーで保持される際の影響の詳細については、日付範囲を設定したカストディアンの選択を参照してください。
   • リーガルホールドに設定された日付範囲は、一度設定すると変更できません。 ポリシーがアクティブになった後は、日付範囲を変更できません。
7. [次へ] をクリックします。
8. [カストディアンを追加] をクリックします。
9. カストディアンとして追加するユーザーの名前を [ユーザー] ボックスに入力し、[追加] をクリックします。
   • カストディアンとして追加するユーザーは、Boxアカウントに管理対象ユーザーとして存在している必要があります。
10. [次へ] をクリックし、リーガルホールドの詳細を確認します。
11. [ポリシーの開始] をクリックします。
    • リーガルホールドは、カストディアンに指定したユーザーが所有するすべてのコンテンツ、またはポリシーがアクティブになった時点でコラボレータとして追加されているすべてのコンテンツに適用されます。これには、ごみ箱フォルダにあるコンテンツも含まれます。
    • 選択した日付範囲内で作成または変更されたコンテンツのみが保持されます。

フォルダに対するリーガルホールドポリシーの作成

誰が所有者であるかにかかわらず、フォルダにリーガルホールドを設定できます。

1. [管理コンソール] > [Governance] に移動します。
2. [リーガルホールド] タブをクリックします。
3. [作成] をクリックします。
4. [リーガルホールド名] を指定します。名前は必須ですが、[説明] は省略できます。 この名前は一意にする必要があります。 [説明] フィールドの内容は、[リーガルホールド] レポートの [ホールドの理由] 列に記載されます。
5. [ポリシーの適用先] で [フォルダ] を選択します。
6. [次へ] をクリックします。
7. [フォルダを選択] をクリックします。
8. [検索] ボックスに、保持するフォルダの名前全体またはその一部を入力し、Enterキーを押します。 ユーザー名でフィルタをかけることもできます。
9. 検索結果で、追加するフォルダを選択し、[選択] をクリックします。
10. リーガルホールドの詳細を確認し、[次へ] をクリックします。
11. [ポリシーの開始] をクリックします。

リーガルホールドは、サブフォルダを含め、選択したフォルダ内のすべてのコンテンツに適用されます。

作成したリーガルホールドは、管理コンソールの [リーガルホールド] タブからいつでも解除できます。