外部ユーザーとは、組織外部のコラボレータです。 管理の観点から見ると、会社のコンテンツに対するコラボレーションのために招待された人々です。外部ユーザーには、管理対象ユーザーと同じコラボレータのアクセス権限と共有権限を付与できますが、外部ユーザーが所有するコンテンツおよびそのセキュリティ設定に対する制御は限定的です。
自分のアカウントに関連付けられた外部ユーザーを確認または管理するには:
- [管理コンソール] > [ユーザーとグループ] に移動します。
- [外部ユーザー] タブをクリックします。
- 外部ユーザー名をダブルクリックします。
共同管理者の場合、アクセスできるのは、自分が所有するフォルダまたはコラボレーションしているフォルダのみです。また、管理コンソールの [フォルダコラボレーション] には、管理対象ユーザーまたは外部ユーザーのフォルダがすべて表示されるとは限りません。 詳細については、管理者にお問い合わせください。
外部ユーザーの詳細ページが表示されたら、以下の操作を実行できます。
- [フォルダコラボレーション] セクションの [編集] をクリックして、以下のようにフォルダまたはフォルダのアクセスレベルを変更する。
- 外部ユーザーをコラボレータとして追加できるフォルダを追加する。それには、[新しいフォルダを選択] をクリックし、1つ以上のフォルダを選択します。
- 外部ユーザーがコラボレータとして追加される任意のフォルダのアクセスレベルを変更する。それには、ドロップダウンリストをクリックし、異なるコラボレータ権限を選択します。
- コラボレータのフォルダへのアクセス権限を削除する。それには、フォルダのチェックボックス (フォルダにカーソルを合わせると表示されます) をオンにし、[アクセス権限を削除] をクリックします。
- [その他のオプション] (
) をクリックして [外部ユーザーの削除] をクリックし、外部ユーザーを削除する。これにより、そのユーザーが招待されていたすべてのコラボレーションが削除されます。
- [管理対象ユーザーへの変更] をクリックして、外部ユーザーを管理対象ユーザーに変更する (このオプションは、現在別のBusinessまたはEnterpriseアカウントを使用している外部ユーザーには表示されません)。
注
外部ユーザーを管理対象ユーザーに変換するための招待は、[管理コンソール] > [Enterprise設定] > [ユーザー設定] > [参加の招待の有効期限] で設定した期間で期限切れになります。
旧デザインとの相違点
- [ユーザー設定を変更] (コラボレーションフォルダに対するアクセス権限の変更方法)、[すべての項目からユーザーを削除]、[管理対象ユーザーとして招待] のコマンドは、リストで外部ユーザーにカーソルを合わせたときに表示される [その他のオプション] (
) のドロップダウンメニューにあります。
[外部ユーザー] タブの2つのUI
管理者は、[外部ユーザー] タブの現在のUIを使用するか新しいUIを使用するかを選択できます。
タブの表示を変更するには、以下の手順に従います。
- [管理コンソール] > [ユーザーとグループ] に移動します。
- [外部ユーザー] タブをクリックします。
- [新しいデザインを試す] ボタンをクリックします。
- 現在のタブのUIに戻すには、[以前のデザインに戻す] ボタンをクリックします。
新しい [外部ユーザー] タブには、以下の情報と機能が表示されます。
- [管理対象外ユーザー] リスト (詳細については、このドキュメントの管理対象外ユーザーセクションを参照してください)
- [最終アクティブ日] - 外部ユーザーが組織のコンテンツを最後に操作した日
- [追加日]:
- コンテンツでのコラボレーションにユーザーを初めて招待した日付
- 外部ユーザーを招待したユーザーの名前
- 外部ユーザーおよび管理対象外ユーザーの一括削除
- Enterpriseへの参加招待のステータス
現在、各ユーザーのコラボレーションの数は、[ユーザーの詳細] 画面に表示されています。
外部ユーザーと管理対象外ユーザーの検索機能は、現時点では現在の [外部ユーザー] 画面でのみ使用できます。
管理対象外ユーザー
管理対象外ユーザーとは、Box Enterpriseに属していないコラボレータで、そのBoxアカウントにはライセンスがありません。 これらのユーザーは、会社が所有するコンテンツでのコラボレーションに使用する無料の個人用Boxアカウントを所有しています。
自分のアカウントに関連付けられている管理対象外ユーザーを表示および管理するには、管理コンソールを開き、[ユーザーとグループ] に移動して、[外部ユーザー] タブをクリックします。 すべての管理対象外ユーザーを表示するには、ドロップダウンフィルタリストで [管理対象外ユーザー] (会社のドメインを共有し、組織のコンテンツでコラボレーションを行うユーザー) を選択します。 管理対象外ユーザーのリストでは、以下のことが可能です。
- 最終アクティブ日を確認する
- コラボレーションしているドキュメント/フォルダの数を確認する (近日リリース予定)
- アカウントの詳細を確認する
- 管理対象ユーザーに変更する
- コラボレーションを削除する ([削除] オプションを使用)
- [招待ステータス] (Enterpriseに参加するための招待) を確認する
- 一括更新の対象として選択する
管理対象外ユーザーの場合、セキュリティとコンプライアンスのリスクが高まります。 できるだけ早く管理対象ユーザーに変更することをお勧めします。
管理者の操作
ユーザーの詳細を確認する
特定のユーザーの詳細を表示するには、そのユーザーの詳細が含まれる行をクリックします。 ユーザーの基本情報の横に表示される [詳細を表示] ボタンをクリックします。
ユーザーの詳細画面には、以下の情報が表示されます。
- ユーザーの名前
- ユーザーのメールアドレス
- ユーザーID
- 前回のアクティビティの日付
- ユーザーのフォルダ
- ユーザーのコンテンツへの管理されたアクセス
管理対象ユーザーに変更する
管理対象外ユーザーは、以下の2通りの方法で変更できます。
- 特定のユーザーの横にあるコンテンツメニューの [管理対象ユーザーへの変更] アイコンをクリックする
- [詳細を表示] 画面を開き、[管理対象ユーザーへの変更] ボタンをクリックする
招待を再送信する
ユーザーに招待メールを再送信する場合は、特定のユーザーの横にある [管理対象ユーザーへの変更] ボタンをクリックします。 画面上に次のメッセージが表示されます。
An invitation to join your network as a managed user was sent to [user’s email address] on [date]. Would you like to resend the invite? ([日付] に、管理対象ユーザーとしてネットワークに参加するよう求める招待が [ユーザーのメールアドレス] 宛てに送信されました。招待を再送信しますか?)
メールを再送信するには、[確認] をクリックします。
管理対象外ユーザーを削除する
管理対象外ユーザーのコラボレーションを削除するには、[削除] ボタンをクリックします。 削除の確認を求められます。
外部ユーザーを削除しても、そのユーザーのBoxアカウントは削除されず、コラボレーションのみが削除されます。
管理対象外ユーザーを削除できない場合の原因を以下に示します。
- コラボレーションがすでに削除されている
- 管理対象外ユーザーが管理対象ユーザーに変更されている
- ユーザーが削除中である
- ユーザーが削除済みである
- 変更がまだ外部ユーザーのページに表示されていない (ページに更新が反映されるまでに最大24時間かかる場合があります)
一括操作
複数のユーザーを選択して、管理対象外ユーザーから管理対象ユーザーに変更したり、削除したりできます。
そのためには、以下の手順を実行します。
- ユーザーリストで特定のユーザーにカーソルを合わせます。
- コンテキストメニューのチェックボックスアイコンをオンにします。
- [管理対象ユーザーへの変更] (近日リリース予定) または [ユーザーを削除] ボタンをクリックします。
変更 (近日リリース予定) または削除するすべてのユーザーに対してこの手順を繰り返します。