メタデータは、ユーザーにとっても、Boxアプリケーションにとっても、共通して重要な役割を果たします。メタデータを使用すると、Box内のファイルに関連付けられるカスタム情報を定義して保存できます。カスタム情報はさまざまなユースケースで活用できます。メタデータはBoxウェブアプリ内で設定することも、APIを使用してプログラムで設定することも可能です。
メタデータの検索を最適化するには、メタデータクエリAPIまたは検索APIを使用して、メタデータのテンプレートと属性に基づいて結果にフィルタをかけます。また、企業は既存のシステムからBoxに対してメタデータを移行することもできます。このため、カスタムメタデータを使用する自社製のドキュメント管理ツールがある場合、それらの値をBoxにマッピングして、古いデータが失われないようにすることができます。
この記事では、Boxウェブアプリ内でメタデータを使用する方法について、詳しく説明します。Boxとの統合方法の技術的な詳細については、当社のAPIドキュメントを参照してください。
メタデータテンプレート
メタデータは、主にメタデータテンプレートを通して使用します。テンプレートとは、コンテンツの分類に役立つよう、メタデータ属性を論理的にグループ化したものです。例えば、小売企業のマーケティングチームは、個々のコンテンツをより詳細に定義するブランドアセットのテンプレートを使用できます。このブランドアセットテンプレートには、「ライン」、「カテゴリ」、「高さ (ピクセル)」、「幅 (ピクセル)」、または「マーケティング承認済み」などの属性を含めることができます。
メタデータテンプレートは、以下を実現するためにも重要です。
- 企業のメタデータ全体にわたる統一性を高める
- 間違いを減らし、従業員やチームメンバーによるデータ入力速度を上げる
- 高度な検索を使用可能にする
メタデータを使用する場合は、メタデータテンプレートを追加、管理することで、どの事業部門にメリットがあるかを検討することが重要です。以下のような事業部門でメタデータの使用を検討することをお勧めします。
- 法務 - 適法契約を分類します。カスタムサービス利用規約から買収契約まで、署名日や契約期間などのメタデータ属性を使用することで、検索に役立てることができます。
- ベンダー管理 - ベンダー契約やオンボーディングなどの情報を管理して、レポート作成やコスト管理をより簡単に行えるようにします。
- 販売 - 製品ライン、ユースケース、または販売地域別にコンテンツを整理します。販売担当者が重要な販促資料をより簡単に検索できるようにします。
- マーケティング - デジタル資産や販促資料を管理します。複数のデジタル資産リポジトリを集中管理して、ブランドの取り組みの合理化に役立てます。
- プロジェクト管理 - ドキュメントに枠組みとステータスを追加します。プロジェクト作業計画に詳細を追加すると、プロジェクトの進捗を速め、進捗状況を共有しやすくなります。
- 人事部門 - 雇用から退職まで従業員のライフサイクルを標準化します。メタデータを活用すると、共通形式を見つけて従業員データを解析できます。
メタデータテンプレートの使用
メタデータテンプレートの基本的な使用方法は以下のとおりです。
メタデータテンプレートの適用
メタデータテンプレートを適用するには:
- メタデータを追加するファイルをクリックします。
- ファイルのプレビュー画面で、右サイドバーのメタデータのアイコンをクリックします。
- [メタデータ] の隣の [追加] をクリックし、使用するメタデータテンプレートを選択します。
カスタムメタデータ: 適切なメタデータテンプレートがない場合は、特定のファイル用にカスタムテンプレートを作成できます。テンプレートを選択する際に [カスタムメタデータの追加] を選択します。[属性の追加] をクリックし、カスタム属性を作成します。「キー」(属性のタイトル) を入力し、その属性の値を設定するように求められます。入力したら、[保存] をクリックします。カスタム属性は必要な数だけ追加できます。これらの追加属性は、他のファイルとは共有されません。
注 特定のファイルやフォルダに割り当てられるメタデータテンプレートの数は最大100です。
メタデータ値の編集
メタデータ値を編集するには:
- 編集するメタデータインスタンスをクリックします。テンプレート名の右側に鉛筆アイコンが表示されます。
- 鉛筆アイコンをクリックします。テキスト入力ボックスに属性値が表示されます。
- 編集する属性値をクリックします。
- 属性値を編集します。
- [保存] をクリックします。
保存したカスタムインスタンスを編集するときも、[+] をクリックして属性を追加できます。
メタデータの削除
ファイルからメタデータインスタンスを削除するには:
- 削除するメタデータインスタンスをクリックします。インスタンス名の右側に鉛筆アイコンが表示されます。
- 鉛筆アイコンをクリックします。
- 下部のペインで [削除] をクリックします。
注
一度メタデータを削除すると元に戻すことはできません。削除されたメタデータはごみ箱に残らないため、復元できません。 また、メタデータテンプレートまたは属性がアクティブなリテンションポリシーに関連付けられている場合、そのテンプレート、属性、オプションは、そのリテンションポリシーが削除されるまで削除できません。
メタデータテンプレートによる高度な検索の使用
Box検索エンジンによって、メタデータ値はインデックスされます。検索を実行すると、検索エンジンはファイルタイトルやファイルテキストの処理と同じ方法でメタデータ値を処理します。メタデータで一致が検出されると、Box検索機能の適合率アルゴリズムが使用されて、ユーザーに返される検索結果にも反映されます。
また、高度な検索を行って、特定のメタデータテンプレートでの結果にフィルタをかけることもできます。
特定のメタデータテンプレートを使用して検索するには:
- 画面上部の [検索] ボックスにある [高度な検索] アイコン
をクリックします。
- [メタデータ] をクリックし、検索に使用するテンプレートを選択します。
- 検索する値を入力し、Enterキーを押して検索します。
テンプレートの作成
管理者は、管理コンソールからテンプレートを作成および管理できます。
詳細については、こちらの記事を参照してください: メタデータテンプレートのカスタマイズおよびEnterpriseに適したメタデータ構造を作成する方法
FAQ
メタデータに関してよく寄せられる質問と回答を以下に示します。
企業用にテンプレートを追加する方法を教えてください。
管理者は、管理コンソールから [コンテンツ] > [メタデータ] タブに移動してメタデータテンプレートを作成できます。
テンプレートなしでメタデータを使用できますか?
はい。テンプレートなしでメタデータを使用できます。メタデータを有効化しているアカウントの場合は、メタデータの [カスタムメタデータ] セクションでいつでもメタデータを追加できます。
どのような種類のアカウントでメタデータにアクセスできますか?
メタデータは、Business Plus、Enterprise、およびEnterprise Plusアカウントでのみ利用できる機能です。次のリンク先からDeveloperアカウントでも使用することができます: https://ja.developer.box.com。アカウントをアップグレードするには、Box担当者までお問い合わせください。
フォルダ内で、外部コラボレータはメタデータをどのように使用できますか?
外部コラボレータがメタデータを使用できるのは、フォルダの所有者のアカウントでメタデータが有効化されており、そのフォルダ内で外部コラボレータがコラボレーションしている場合のみです。
既存インスタンスの読み取りおよび書き込みアクセス権限は、標準のフォルダコラボレータ設定によって決まります。新規インスタンスは、企業内のユーザーのみがウェブアプリケーションを通じて適用できます。企業外の外部コラボレータがウェブアプリケーションを通じてファイルにインスタンスを追加することはできません。
メタデータテンプレートを所有する企業が、メタデータテンプレートと、そのテンプレートのすべての値を所有します。メタデータテンプレートが変更されると、外部コラボレータとのコラボレーションに使われているメタデータのすべての値に影響します。
メタデータはフォルダの権限とどのように連動しますか?
メタデータは、フォルダレベルの権限に従います。項目を表示する権限を持つコラボレータはメタデータを表示でき、アップロード権限を持つコラボレータはメタデータ値を編集できます。 例えば、コラボレータがフォルダ内のビューアーである場合、そのコラボレータはメタデータの表示のみが可能で、編集はできません。
フォルダのプレビューアー/アップローダーであるコラボレータは、メタデータの表示および編集が可能です。権限チャートを参照して、各コラボレータの役割に付与されている権限を確認してください。
メタデータは共有リンクとどのように連動しますか?
こちらのページにある共有リンクの表を参照してください。
メタデータは暗号化されますか?
はい。
既知の制限事項はありますか?
メタデータは、ユーザーがファイルまたはフォルダから直接削除しない限り、削除されません。アカウントでメタデータ機能がアクティブ化/非アクティブ化されたり、メタデータを関連付けた項目が削除されたりしても、ファイル上やフォルダ内のメタデータは保持されます。