Box Status
印刷

ユーザーのファイルやフォルダの管理

content manager , Admin Console

コンテンツマネージャを使用すると、管理者は、組織の管理対象ユーザーが所有するコンテンツにアクセスでき、ユーザーのファイルのプレビュー、ダウンロード、コラボレーション管理、共有を行うことができます。

また、以下のことも可能です。

管理者は、分類の管理を使用してファイルおよびフォルダの制限を適用できます。 管理者と共同管理者は、ファイルやフォルダの分類を追加、編集、削除できます。

ユーザーのファイルやフォルダを表示する

  1. [管理コンソール] > [コンテンツ] に移動します。
  2. [コンテンツマネージャ] タブを選択します。
  3. ユーザーのリストの上にあるテキストフィールドに、ユーザーの名前またはメールアドレスを入力します。
  4. ユーザー名の横にある [展開] コントロール (展開) を選択します。

管理者は、ユーザー名の下でユーザーが所有している、またはアクセスできるフォルダの構造上を移動したり、フォルダ間を移動して、フォルダ内のファイルを右側にリスト表示したりできます。

リストのファイルやフォルダに対して、管理者は以下の操作が可能です。

  • ファイルを選択してプレビューする
  • [...] アイコン、[フォルダ設定] の順に選択して、フォルダ設定を表示および編集する
  • ファイルまたはフォルダにカーソルを合わせて [コラボレータを管理] (コラボレータを管理) を選択するか、リストの項目を選択して上部のアクションバーから [コラボレータを管理] を選択して、ファイルやフォルダのコラボレータの権限を表示および管理する
    • [コラボレータを管理] 操作は、共有されているファイルやフォルダのみに表示されます。
  • 行にカーソルを合わせて [ダウンロード] (ダウンロード) を選択して、ファイルまたはフォルダをダウンロードする。フォルダの上限は50 GBまたは10,000ファイルで、先に達した方が適用されます。
  • ファイルまたはフォルダにカーソルを合わせて [共有] (共有) を選択するか、リストの項目を選択して上部のアクションバーから [共有] を選択して、新規コラボレータの招待、共有リンクの送信、ファイルやフォルダの共有リンクの作成または削除、共有リンクの設定変更を実行する
  • ファイルにカーソルを合わせて ([その他のオプション] にある) [ごみ箱] を選択するか、リストの項目を選択して上部のアクションバーから ([その他のオプション] にある) [ごみ箱] を選択して、1つのファイルをごみ箱に移動する
  • ファイルおよびフォルダを一括でごみ箱に移動するには、コンテンツ、ページ上部の [その他のオプション] ボタン、[ごみ箱] の順に選択する

注: セキュリティ上の理由から、外部ユーザーが所有するコンテンツで管理対象ユーザーがコラボレーションしている場合、管理者はこのコンテンツへのアクセスにインスタントログインまたはコンテンツマネージャを使用できません。

フォルダ設定を表示および編集する

  1. [管理コンソール] > [コンテンツ] に移動します。
  2. [コンテンツマネージャ] タブを選択します。
  3. ユーザーのリストの上にあるテキストフィールドに、ユーザーの名前またはメールアドレスを入力します。
  4. ユーザーと目的のフォルダを選択し、[...] アイコン、[フォルダ設定] の順に選択します。
  5. フォルダの名前と説明を編集できます。 完了したら [保存] を選択すると、フォルダ設定が更新されます。

また、所有者、サイズ、作成日などの追加情報も表示されます。

ユーザーとしてログインする

管理者および必要な権限を持つ共同管理者は、以下の手順でユーザーとしてログインできます。

  1. [管理コンソール] に移動します。
  2. [コンテンツ] を選択します。
  3. ページ上部で [ユーザーとしてログイン] を選択します。

これにより、選択したユーザーのアカウントをユーザーのすべてのファイルとフォルダを含めて表示できます。

ユーザーの [フォルダとファイル] レポートを生成する

  1. [管理コンソール] に移動します。
  2. [コンテンツ] を選択します。
  3. [コンテンツ] ページからユーザーを選択します。
  4. ページの上部で、[レポート作成] をクリックします。
  5. 選択したユーザーのすべてのフォルダとファイルに関する情報を含むレポートを生成するかどうかを確認するポップアップが表示されます。 [作成] をクリックします。
  6. 完了すると、レポートはレポートフォルダに保存されます。

アクティブなフォルダの [フォルダとファイル] レポートを生成する

  1. [管理コンソール] に移動します。
  2. [コンテンツ] を選択します。
  3. レポートの作成対象となるフォルダを所有しているユーザーを選択します。
  4. 以下のいずれかを行います。
    • 該当するフォルダにカーソルを合わせると表示される [...] ボタンを選択し、[フォルダレポートを作成] をクリックする
    • ページ上部の [...] ボタンを選択し、[フォルダレポートを作成] をクリックする
  5. 選択したフォルダ内のすべてのフォルダとファイルに関する情報を含むレポートを生成するかどうかを確認するポップアップが表示されます。 [作成] をクリックします。
  6. 完了すると、レポートはレポートフォルダに保存されます。

関連記事