Box Signを使用すると、電子サイン用ドキュメントを送信できます。また、署名が必要な人や署名の順序を設定したり、署名の日付、説明、チェックボックスなどのフィールドを追加したりすることができます。
受信者はBoxアカウントがなくても、ドキュメントを受信して署名できます。つまり、メールアドレスがあれば誰でもドキュメントを受信して署名できます。
サポートされているファイルの種類
署名リクエストの送信の基本的な概要
Box Signには以下の場所からアクセスできます。
- プレビューモード: ドキュメントを開き、右側のアプリケーションバーでBox Signのアイコンをクリックして、ドロップダウンリストからいずれかのオプションを選択します。 オプションは [署名をリクエスト] または [自分で署名] です。
- [すべてのファイル]: ドキュメント上にカーソルを置き、省略記号ボタン ([...]) をクリックして、[Sign] を選択します。 [署名をリクエスト] または [自分で署名] のいずれかのオプションを選択します。
- 複数のファイルの場合は、ドキュメントを選択し、画面の右上にある省略記号ボタン ([...]) をクリックします。 [Sign] を選択し、[署名をリクエスト] または [自分で署名] のいずれかのオプションを選択します。
- ホームウィンドウ: 左サイドバーのBox Signのアイコンをクリックします。 この後のセクションでは、この方法を使用して手順を説明します。
署名用ドキュメントを送信する、基本的な手順を次に示します。
手順1: 署名用に送信するドキュメントをアップロードするか、Boxから選択します。
手順2: ドキュメントの送信先または署名リクエストの通知先となる各受信者を追加します。
手順3: 各受信者の設定を変更します。
- 各受信者に役割を割り当てる。
- 追加の署名者認証の制御を適用するかどうかを選択する。
- 各受信者に署名の順序を設定する。
手順4: リクエストの署名フィールドとメール通知の設定を準備します。
手順5: リクエストの有効期限を設定します。
手順6: 署名リクエストを送信します。
署名リクエストの送信
手順1: 署名用ドキュメントのアップロード
署名用ドキュメントをアップロードするには:
- Boxアカウントのホームウィンドウで、左サイドバーの [Sign] をクリックします。 Signのホームページウィンドウが表示されます。
- ウィンドウの右上で、[署名をリクエスト] をクリックし、署名する必要がある人をドロップダウンから選択します。 選択可能なオプションは、[署名をリクエスト] (自分を含む複数の署名者) と [自分で署名] (自分のみ) です。 デフォルトのオプションは [署名をリクエスト] です。
- [新規署名リクエスト] 画面の [ドキュメントの選択またはアップロード] で [+] ボタンをクリックして、[Boxから選択] または [ファイルをアップロード] を選択します。
- ファイルを選択します。
- 次に、受信者の追加と変更を行います。
ファイルがアップロードされると、受信者の追加と変更、署名の順序の設定、各種フィールドの追加、通知の設定など、必要な詳細をすべて指定できます。
手順2と3: 受信者の追加と変更
署名リクエストを受信するユーザーを指定します。 必要に応じて、リクエストが完了したドキュメントを保存するデフォルトの場所を変更することもできます。
Signのホームページから
- [署名をリクエスト] で、以下のいずれかを選択します。
- [自分で署名] (自分のみ): 自分がドキュメントの唯一の署名者になります。 ドキュメントをアップロードすると、そのドキュメントが署名用に表示されます。
- [署名をリクエスト] (自分を含む複数の署名者): ドキュメントで、1人以上他の人の署名が必要です。 ドキュメントをアップロードすると、そのドキュメントのプレビューが表示され、署名者、署名者の役割、他の署名オプションを選択できます。ウィンドウの右上にある [続行] をクリックします。
- 選択した署名者に送信する準備ができたら、[リクエストの送信] をクリックします。また、自分の署名だけが必要な場合は [署名して完了] をクリックします。
[すべてのファイル] フォルダから
- 最初のファイルにカーソルを合わせ、[選択] チェックボックス
をオンにします。
- 署名用ドキュメントとして送信する他のすべてのファイルの横にあるチェックボックスをオンにします。
- 画面の右上にある省略記号ボタン ([...]) をクリックします。
- ドロップダウンリストから [
Sign] を選択します。
- [署名をリクエスト] または [自分で署名] のいずれかのオプションを選択します。
- [新規署名リクエスト] 画面で受信者を追加します。
プレビューから
ドキュメントを開き、右側のアプリケーションバーでBox Signのアイコンをクリックします。 [署名をリクエスト] または [自分で署名] のいずれかのオプションを選択します。
受信者を追加したら、各受信者への役割の割り当て、および署名順序の設定を行うことができます。
リクエストに使用するドキュメントの保存場所を選択するには:
- [リクエストの保存先を選択してください] で、リクエストが完了したドキュメントを保存する場所を選択します。
- [続行] をクリックします。
受信者を変更するには:
- ドキュメントのプレビューウィンドウで、受信者のメールアドレスをクリックします。 右側のサイドバーに、[受信者の変更] パネルが表示されます。
- [役割] で、受信者に役割を割り当てます。 次のいずれかを選択します。
- [署名者]: 署名を行う必要がある人。
- [コピーを受信]: 全員が署名した後、完了したリクエストのコピーの送信先となる人。
- [承認者]: 署名はしないがファイルを承認する必要がある人。
- [対面]: 依頼者のデバイスを使用し対面で署名してもらう人。 このプロセスには、受信者の認証ステップは含まれず、署名ログには「Box Signは未検証」であることが示されます。 ドキュメントの準備ができるとすぐに、選択された署名順序に関係なく、対面の署名者に対して署名を求めます。
- 追加の署名者認証を適用します。必要に応じて、次のいずれかをクリックします。
- [2要素認証を要求する]
- [パスワードを要求する]: ワンタイムパスワード (OTP) の場合
- [Boxログインを要求する] (送信者から)*
- ページ上部にある左矢印をクリックします。
- 署名の順序を設定するには、[受信者] の下にある [署名の順序を設定する] スライダボタンをクリックします。
- 右側のサイドバーにある各受信者のメールアドレスの横に、受信者が署名用ドキュメントを受信する順序を示す数字が表示されます。 この順序を変更するには、数字を入力して変更します。
- 署名用のファイルの準備が完了したら、[リクエストの送信] を選択します。
- 受信者を削除する必要がある場合は、受信者のメールアドレスを選択し、[受信者を削除] をクリックします。
同じ署名者に対する異なる役割の割り当て
受信者に異なる役割を割り当てたり、同じ受信者を別の署名者の前後に設定したりする必要がある場合は、同じドキュメントにその受信者を複数回追加できます。 ただし、[署名の順序を設定する] をオンにして、最初に割り当てた番号と異なる番号に受信者を割り当てる必要があります。 たとえば、最初にリストの2番目に受信者を追加した場合、受信者の番号は2になり、再びリストに追加する際は異なる番号にする必要があります。
*この機能が含まれるプランについては、Boxの個人向けプランとBusiness (法人向け) プランでのBox Signの機能を参照してください。
手順4: リクエストの準備
署名リクエストの準備では、署名フィールド、テキストフィールド、日付、チェックボックス、ラジオボタングループ、ドロップダウンメニューをリクエストに追加すると共に、手順を指定したり、自動リマインダの送信を選択したりできます。
ラジオボタングループを追加すると、受信者はそのグループからボタンを1つ選択できるようになります。各グループには、2つ以上のラジオボタンを含める必要があります。 ドロップダウンメニューを追加すると、受信者は2つ以上のオプションのリストから1つのオプションを選択できます。
重要:
Boxの公開APIとBox Signのテンプレートタグでは、ラジオボタンとドロップダウンメニューがサポートされていません。
リクエストにアクションフィールドを追加するには:
- 右側のサイドバーにある [署名とフィールド] の下で、署名リクエストに含めるフィールドをクリックします。以下のフィールドを含めることができます。
- 署名
- 署名日
- テキスト入力 (受信者が情報を入力できます)
- チェックボックス
- 名前
- メール
- 会社
- タイトル
- イニシャル
- スタンプ
- 添付ファイル
ラジオボタングループ
ドロップダウンメニュー
- マウスボタンを押したまま、フィールドをドキュメントにドラッグします。 フィールドを追加する場所にカーソルを合わせて、マウスボタンを放します。
- 複数のフィールドを選択するには、マウスを左クリックし、変更する複数のフィールドにカーソルを合わせます。 フィールドを選択した後、そのフィールドをドキュメントにドラッグアンドドロップできます。
- 新しく追加したフィールドをクリックします。 構成ウィンドウが表示されます。 フィールドに適用するオプションをクリックします。
- 日付、チェックボックス、テキストフィールド、ラジオボタン、ドロップダウンメニューを、受信者が指定すべき必須情報として定義するには、対象のフィールドをクリックして、[必須フィールドに設定する] スライダをオンにします。 デフォルトでは、署名フィールドは必須に設定されています。
- 現在の日付を署名日フィールドに設定するには、署名日フィールドをクリックし、[詳細オプション] > [日付を事前に入力する] をクリックします。
- テキストフィールドを複数行入力できるようにするには、テキストフィールドをクリックし、[詳細オプション] > [複数行] をクリックします。
- 外部IDを追加するには、フィールドをクリックして、[詳細オプション] > [外部識別子] をクリックします。 外部IDを使用すると、データを別のアプリケーションから事前入力できます。 また、外部IDを使用して、ユーザーが署名時に入力したデータをExcelファイルにエクスポートすることもできます。 「id:examplename」を追加することで、フィールドにIDを追加します。たとえば、IDをテキストフィールドに追加するには、[[t|1|id:examplename]] を使用します。
- フィールドの中央をクリックしてドラッグし、位置を調整します。 フィールドの右下隅をクリックしてドラッグし、フィールドのサイズを調整します。
関連付けられている署名者のメールアドレスがドキュメントのメールフィールドに自動的に追加されます。 署名者がメールフィールドの値を編集することはできません。
フォントサイズやフォントスタイルを変更するには:
- 送信者は、サイドバーの [入力書式] セクションを使用して、ドキュメント上にあるテキストベースのフィールドすべてのフォントサイズやフォントスタイルを変更できます。
また、送信者は、編集用のポップアップで、テキストベースの個々のフィールドのフォントサイズやフォントスタイルを変更することもできます。 ここで加えた変更は特定のフィールドのみに適用されます。
メール通知を設定するには:
- 右側のサイドバーにある [メール通知] の下で、次の操作を行います。
- [件名] に、リクエストの説明を入力します。
- [メッセージ] に、受信者への説明やその他の情報を入力します。
- 自動リマインダを送信するには、[自動リマインダを送信する] をクリックします。 署名リクエストを送信してから3日後、6日後、11日後、および16日後にリマインダが送信されます。
- 次に、有効期限を任意で設定します。
手順5: 有効期限の設定
リクエストを準備する際に、必要に応じて、リクエストの有効期限を設定することもできます。 有効期限を設定すると、選択した期間後の午前0時 (GMT) にリクエストの有効期限が切れます。
有効期限を設定するには:
- 右側のサイドバーで、[オプション] をクリックします。
- [有効期限] で、ドロップダウンフィールドをクリックし、期間を選択します。
- これで、次の手順に進む準備が整いました。
手順6: 署名リクエストの送信
署名リクエストを送信するには:
- ドキュメントのプレビューウィンドウの右上にある [リクエストの送信] をクリックします。
すぐにドキュメントと署名リクエストが送信されます。
送信者は、[詳細を表示] オプションを使用して、いつでもリクエストのステータスを確認できます。
署名プロセスが完了すると、署名者全員と送信者にメール通知が送信されます。
手動リマインダの送信
署名リクエストの送信後、手動リマインダを送信することもできます。 手動リマインダを送信すると、ドキュメントにまだ署名していない必須の署名者全員に対して、最初に送信された署名リクエストが直ちに再送信されます。
手動リマインダを送信するには:
- Signウィンドウで、未署名のドキュメントのタイトルをクリックします。
- 省略記号ボタン ([...]) をクリックします。
- [リマインダを送信] をクリックします。
署名リクエストへのファイルの添付
署名リクエストに添付ファイルフィールドを追加するには:
- ドキュメントの準備画面で、添付ファイルフィールドをクリックして、ドキュメント内の希望する場所にドラッグします。
- ファイル名の「ラベル」と説明のテキストボックスを入力してから、選択した受信者にその添付ファイルフィールドを割り当てます。
- フィールドを必須にするかどうかを選択します。
APIを使用するために、フィールドメニューの [詳細] セクションから外部識別子を追加できます。
署名者側では、受信者がファイルブラウザからドラッグアンドドロップまたは選択して、ファイルをアップロードします。
受信者がアップロードしたファイルを確認するには、Box Signで署名リクエストに移動し、[詳細を表示] をクリックします。 ここから、アップロードされたドキュメントを表示したりダウンロードしたりできます。