Box Signを使用すると、署名用ドキュメントを送信できます。また、署名が必要な人や署名の順序を設定したり、署名の日付、説明、チェックボックスなどのフィールドを追加したりすることができます。
受信者はBoxアカウントがなくても、ドキュメントを受信して署名できます。つまり、メールアドレスがあれば誰でもドキュメントを受信して署名できます。
サポートされているファイルの種類
署名リクエストの送信の基本的な概要
Box Signには以下の場所からアクセスできます。
- Boxアカウントのホームウィンドウで、左サイドバーのBox Signのアイコンをクリックします。この後のセクションでは、この方法を使用して手順を説明します。
- プレビューモード: ドキュメントを開き、右側のアプリケーションバーでBox Signのアイコンをクリックします。
- Boxの [すべてのファイル] ウィンドウ: ドキュメント上にカーソルを置き、省略記号ボタン ([...]) をクリックして、[Sign] を選択します。
署名用ドキュメントを送信する、基本的な手順を次に示します。
手順1: 署名用に送信するドキュメントをアップロードするか、Boxから選択します。Box Signでは現在、1つのドキュメントを送信できます。
手順2: ドキュメントの送信先または署名リクエストの通知先となる各受信者を追加します。
手順3: 各受信者の設定を変更します。
- 各受信者に役割を割り当てる。
- セキュリティの適用および署名の順序を設定するか選択する。
- 各受信者に署名の順序を設定する。
手順4: リクエストの署名フィールドとメール通知の設定を準備します。
手順5: リクエストの有効期限を設定します。
手順6: 署名リクエストを送信します。
署名リクエストの送信
手順1: 署名用ドキュメントのアップロード
署名用ドキュメントをアップロードするには:
- Boxアカウントのホームウィンドウで、左サイドバーの [Sign] をクリックします。Signのホームページウィンドウが表示されます。
- ウィンドウの右上で、[新規リクエスト] をクリックします。[新規リクエスト] ウィンドウが表示されます。
- [ドキュメントの選択またはアップロード] で [+] ボタンをクリックして、[Boxから選択] または [ファイルをアップロード] を選択します。
- ファイルを選択します。
- 次に、受信者の追加と変更を行います。
手順2と3: 受信者の追加と変更
署名リクエストを受信するユーザーを指定します。必要に応じて、リクエストに使用するドキュメントが保存されるデフォルトの場所を変更することもできます。
署名が必要な人を選択するには:
- [署名が必要な人を選択してください] で、次のいずれかを選択します。
- [自分のみ]: 自分がドキュメントの唯一の署名者になります。[続行] をクリックすると、署名用のドキュメントが表示されます。
- [自分と他の人]: ドキュメントで、自分と他の1人以上の署名が必要です。[続行] をクリックすると、ドキュメントのプレビューが表示され、署名者、署名者の役割、他の署名オプションを選択できます。
- [他の人のみ]: ドキュメントで、他の1人以上の署名が必要ですが、自分の署名は必要ありません。[続行] をクリックすると、ドキュメントのプレビューが表示され、署名者、署名者の役割、他の署名オプションを選択できます。
- ウィンドウの右上で、[続行] をクリックします。
[自分と他の人] または [他の人のみ] を選択すると、受信者を追加できます。受信者を追加したら、各受信者への役割の割り当て、および署名順序の設定を行うことができます。
依頼するドキュメントの保存場所を選択するには:
- [リクエストの保存先を選択してください] で、リクエストを保存する場所を選択します。
- [続行] をクリックします。
受信者の追加と変更を行うには:
- ドキュメントのプレビューウィンドウの右側のサイドバーにある [受信者] で、受信者のメールアドレスを入力します。受信者を追加すると、[受信者] の下に、ドキュメントを受信する人のメールアドレスが表示されます。
- 受信者のメールアドレスをクリックします。右側のサイドバーに、[受信者の変更] パネルが表示されます。
- [役割] で、受信者に役割を割り当てます。次のいずれかを選択します。
- [署名者]: 署名を行う必要がある人。
- [コピーを受信]: 全員が署名した後、完了したリクエストのコピーの送信先となる人。
- [承認者]: 署名はしないがリクエストを承認する必要がある人。
- [対面]: 依頼者のデバイスを使用し対面で署名してもらう人。このプロセスには、受信者の認証ステップは含まれず、署名ログには「Box Signは未検証」であることが示されます。ドキュメントの準備ができるとすぐに、選択された署名順序に関係なく、対面の署名者に対して署名を求めます。
- セキュリティを適用します。 必要に応じて、次のいずれかをクリックします。
- [2要素認証を要求する]
- [パスワードを要求する]: ワンタイムパスワード (OTP) の場合
- [受信者の変更] パネルの上部にある左矢印をクリックします。
- 署名の順序を設定するには、[受信者] の下にある [署名の順序を設定する] スライダボタンをクリックします。
- 右側のサイドバーにある各受信者のメールアドレスの横に、受信者が署名用ドキュメントを受信する順序を示す数字が表示されます。この順序を変更するには、数字を入力して変更します。
- 次に、署名リクエストを準備します。
受信者を削除するには:
- ドキュメントのプレビューウィンドウの右側のサイドバーで、受信者のメールアドレスをクリックします。[受信者の変更] パネルが表示されます。
- 下にスクロールして、[受信者を削除] をクリックします。
手順4: リクエストの準備
署名リクエストの準備では、署名フィールド、テキストフィールド、日付、チェックボックスをリクエストに追加すると共に、手順を指定したり、自動リマインダの送信を選択したりできます。
リクエストにアクションフィールドを追加するには:
- 右側のサイドバーにある [署名とフィールド] の下で、署名リクエストに含めるフィールドをクリックします。以下のフィールドを含めることができます。
- 署名
- 署名日
- テキスト (受信者が情報を入力できます)
- チェックボックス
- 名前
- メール
- 会社
- タイトル
- イニシャル
- スタンプ
- マウスボタンを押したまま、フィールドをドキュメントにドラッグします。
- フィールドを追加する場所にカーソルを合わせて、マウスボタンを放します。
- 新しく追加したフィールドをクリックします。構成ウィンドウが表示されます。フィールドに適用するオプションをクリックします。
- 日付、チェックボックス、テキストフィールドを必須として定義するには、対象のフィールドをクリックして、[必須フィールドに設定する] スライダをオンにします。デフォルトでは、署名フィールドは必須に設定されています。
- 現在の日付を署名日フィールドに設定するには、署名日フィールドをクリックし、[詳細オプション] > [日付を事前に入力する] をクリックします。
- テキストフィールドを複数行入力できるようにするには、テキストフィールドをクリックし、[詳細オプション] > [複数行] をクリックします。
- 外部IDを追加するには、フィールドをクリックして、[詳細オプション] > [外部識別子] をクリックします。 外部IDを使用すると、データを別のアプリケーションから事前入力できます。また、外部IDを使用して、ユーザーが署名時に入力したデータをExcelファイルにエクスポートすることもできます。「id:examplename」を追加することで、フィールドにIDを追加できます。たとえば、IDをテキストフィールドに追加するには、[[t|1|id:examplename]] を使用します。
- フィールドの中央をクリックしてドラッグし、位置を調整します。フィールドの右下隅をクリックしてドラッグし、フィールドのサイズを調整します。
関連付けられている署名者のメールアドレスがドキュメントのメールフィールドに自動的に入力されます。 署名者がメールフィールドの値を編集することはできません。
フォントサイズやフォントスタイルを変更するには:
- 送信者は、サイドバーの [入力書式] セクションを使用して、ドキュメント上にあるテキストベースのフィールドすべてのフォントサイズやフォントスタイルを変更できます。
また、送信者は、編集用のポップアップで、テキストベースの個々のフィールドのフォントサイズやフォントスタイルを変更することもできます。 ここで加えた変更は特定のフィールドのみに適用されます。
メール通知を設定するには:
- 右側のサイドバーにある [メール通知] の下で、次の操作を行います。
- [件名] に、リクエストの説明を入力します。
- [メッセージ] に、受信者への説明やその他の情報を入力します。
- 自動リマインダを送信するには、[自動リマインダを送信する] をクリックし、リマインダの送信頻度を選択します。
- 次に、有効期限を任意で設定します。
手順5: 有効期限の設定
リクエストを準備する際に、必要に応じて、リクエストの有効期限を設定することもできます。有効期限を設定すると、選択した期間後の午前0時 (GMT) にリクエストの有効期限が切れます。
有効期限を設定するには:
- 右側のサイドバーで、[オプション] をクリックします。
- [有効期限] で、ドロップダウンフィールドをクリックし、期間を選択します。
- これで、リクエストを送信する準備が整いました。
手順6: 署名リクエストの送信
署名リクエストを送信するには:
- ドキュメントのプレビューウィンドウの右上にある [リクエストの送信] をクリックします。
すぐにドキュメントと署名リクエストが送信されます。
ドキュメントに署名が行われると、Boxからメールが送信されます。
手動リマインダの送信
署名リクエストの送信後、手動リマインダを送信することもできます。手動リマインダを送信すると、ドキュメントにまだ署名していない必須の署名者全員に対して、最初に送信された署名リクエストが直ちに再送信されます。
手動リマインダを送信するには:
- Signウィンドウで、未署名のドキュメントのタイトルをクリックします。
- 省略記号ボタン ([...]) をクリックします。
- [リマインダを送信] をクリックします。