Box Sign内で署名リクエストのキャンセル、拒否、削除、または変更の理由を入力するよう送信者や受信者に要求する、管理者向けの機能をリリースしました。 この機能は、管理コンソール内の設定を使用してアクセスおよび構成できます。この機能を使用すると、管理者は、署名リクエストのキャンセル、変更、または削除の理由を入力するよう送信者に要求するかどうかを決定できます。
さらに、管理者は、署名リクエストの拒否の理由を入力するよう署名者に要求するオプションも設定できます。 これらの制御機能は、特に21 CFR Part 11やGxP Validationの環境など厳しいコンプライアンスのニーズを満たすよう設計されています。また、組織は、企業に代わってユーザーが管理する署名リクエストに対して実行される操作の種類をより制御しやすくなります。 この機能には、厳しく規制された企業がコンプライアンスを維持するために必要な監査能力と可視性が備わっています。
この機能では、企業向けに新しく2つの設定が導入されます。
- 送信者に操作の理由を要求する
- 署名者に操作の理由を要求する
要求は、操作が行われた時点で適用されます。 この設定を有効にすると、以下のようになります。
- 署名リクエストがキャンセルまたは削除されると、入力された理由が [ユーザーアクティビティ] レポートに記録されます。
- 署名リクエストが変更または拒否されると、トランザクションの最後に生成される署名ログに、入力された理由が記録されます。
入力された理由は、通知メールにも記載されます (該当する場合)。
送信者または署名者が署名リクエストを拒否または変更するたびに、その操作と入力された理由によって、理由とタイムスタンプを含む署名ログエントリが生成されます。 署名者の操作に関するメール通知では、理由が上部に記載されます。 送信者が署名リクエストをキャンセルまたは削除した場合、その操作と入力された理由は、企業の管理者が生成する [ユーザーアクティビティ] レポートに記録されます。
このリリースの詳細については、送信者の管理の有効化、受信者の管理の有効化、署名ログの確認を参照してください。