外部ユーザーとは、組織外部のコラボレータです。 管理の観点から見ると、会社のコンテンツに対するコラボレーションのために招待された人々です。外部ユーザーには、管理対象ユーザーと同じコラボレータのアクセス権限と共有権限を付与できますが、外部ユーザーが所有するコンテンツおよびそのセキュリティ設定に対する制御は限定的です。
自分のアカウントに関連付けられた外部ユーザーを確認または管理するには:
- [管理コンソール] > [ユーザーとグループ] に移動します。
- [外部ユーザー] タブをクリックします。
- 外部ユーザー名をダブルクリックします。
注:
共同管理者の場合、アクセスできるのは、自分が所有するフォルダまたはコラボレーションしているフォルダのみです。また、管理コンソールの [フォルダコラボレーション] には、管理対象ユーザーまたは外部ユーザーのフォルダがすべて表示されるとは限りません。 詳細については、管理者にお問い合わせください。
共同管理者の場合、アクセスできるのは、自分が所有するフォルダまたはコラボレーションしているフォルダのみです。また、管理コンソールの [フォルダコラボレーション] には、管理対象ユーザーまたは外部ユーザーのフォルダがすべて表示されるとは限りません。 詳細については、管理者にお問い合わせください。
外部ユーザーの詳細ページが表示されたら、以下の操作を実行できます。
- [フォルダコラボレーション] セクションの [編集] をクリックして、以下のようにフォルダまたはフォルダのアクセスレベルを変更する。
- 外部ユーザーをコラボレータとして追加できるフォルダを追加する。それには、[新しいフォルダを選択] をクリックし、1つ以上のフォルダを選択します。
- 外部ユーザーがコラボレータとして追加される任意のフォルダのアクセスレベルを変更する。それには、ドロップダウンリストをクリックし、異なるコラボレータ権限を選択します。
- コラボレータのフォルダへのアクセス権限を削除する。それには、フォルダのチェックボックス (フォルダにカーソルを合わせると表示されます) をオンにし、[アクセス権限を削除] をクリックします。
- [その他のオプション] (
) をクリックして [外部ユーザーの削除] をクリックし、外部ユーザーを削除する。これにより、そのユーザーが招待されていたすべてのコラボレーションが削除されます。
- [管理対象ユーザーへの変更] をクリックして、外部ユーザーを管理対象ユーザーに変更する (このオプションは、現在別のBusinessまたはEnterpriseアカウントを使用している外部ユーザーには表示されません)。
注
外部ユーザーを管理対象ユーザーに変換するための招待は、[管理コンソール] > [Enterprise設定] > [ユーザー設定] > [参加の招待の有効期限] で設定した期間で期限切れになります。
旧デザインとの相違点
- [ユーザー設定を変更] (コラボレーションフォルダに対するアクセス権限の変更方法)、[すべての項目からユーザーを削除]、[管理対象ユーザーとして招待] のコマンドは、リストで外部ユーザーにカーソルを合わせたときに表示される [その他のオプション] (
) のドロップダウンメニューにあります。