TeamsとBoxどちらも利用していて、それぞれにコンテンツが溜まっていませんか？ 「あれってTeamsで共有されてたんだっけ？それともBoxでもらったんだっけな？」と コンテンツ管理で困ったことがある方必見の、Teams x Boxの活用術をご紹介します。Teamsをお使いの方はぜひご視聴ください。
本セミナーは2023年10月時点の情報で作成しています。
アジェンダ
- Boxユーザー祭りから事例の振り返り
- コンテンツのサイロ化
- BoxとMicrosoft Teams連携する意義
- Box for Microsoft Teamsでできること
- Box for Microsoft Teamsのアップデート情報
- よくある運用上の課題
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Appendix
- Box for Microsoft Teamsのインストール手順
講演動画
※Web埋め込みについては仕様変更があり、タブをクリックをするとWebブラウザが立ち上がる挙動となりました
資料
セミナー資料
お客様事例：小野薬品工業株式会社様 - BoxとTeamsの連携で達成した業務プロセスの効率化
Microsoft Teams連携について Box Support記事
BoxとMicrosoft Teams連携動画
セミナー内で寄せられた質問
※2023年10月時点での回答を掲載します。
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Teams用のフォルダは、組織（会社）の全てのチームのフォルダ名だけが見える状態になるということでしょうか？エンドユーザーには自分がアクセスできるフォルダ名だけ見せたいのですが。 |
はい、ユーザーがアクセスできるフォルダは自分が参加しているチームだけですのでご安心ください。 |
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Box連携を使ったことがなくイメージがついていないのですが、連携するとTeamsにあるファイルもboxから見つけることができるようになるのでしょうか？ 連携するにはファイルはすべてboxに集める必要があるということでしょうか？ またTeams上のファイルをboxへ共有するにはどうすればいいですか？ |
BoxのUIからTeamsのファイルを見つけることができるかという内容として回答させていただきますと、こちらは不可となります。BoxとTeamsをつないで、TeamsのUIからBoxのコンテンツをUploadしたり、その中で自動的に権限を付与するイメージとなりますので、BoxからTeamsのファイルを参照するというのは難しい状況です。UIを統一していくという意味では、Boxにコンテンツが集約されている状態ですと運用としてはシンプルになるかと考えております。
また、Teams上のファイルをBoxへということに関してですが、Teamsで格納したファイルがSharepointやOneDrive二格納されているかと思いますので、そこからBoxに移行していただくイメージになります。移行ツールとしては、Box Shuttleや、他社様の移行ツールを活用することが可能ですので、ご確認いただければと思います。 また、Boxへ集約後、コンテンツ分散を防ぐという意味では、TeamsからSharepoint、Onedriveへの格納をさせないという制御も可能でございます。そこの設定に関しては、以下のサポート記事もご確認いただければと思います。 |
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TeamsでBoxにアクセスするとPCログイン後の初回で毎回必ずBoxのログインを要求されます(今の設定では2回ログインが発生) ブラウザの様にID/Passwordが自動入力されないため手間がかかります。(弊社ではまだSSOなど対応しておりません) ・ログインの状態をPCシャットダウン後も維持することはできないでしょうか。 ・Edgeなどのパスワード記録を使い、オートコンプリートで自動入力できないでしょうか。 |
申し訳ありませんが、現状は都度ログインが必要となります。本件プロダクト担当にフィードバックさせていただきます。 |
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既存の各部のフォルダ構造がすでにあり、teams側にも各部のチームがすでにあります。この両者を繋げることはできないでしょうか？ |
申し訳ありませんが繋げることはできかねます。自動でフォルダ作成されることを止めることはできませんが、既存のフォルダを後から紐付け直すことは可能です。 紐付け方法は資料に掲載しておりますのでご参照ください。 |
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box for microsoft teamsから連携されたフォルダが新たにboxに作成されると、box側に部門フォルダが二つできてしまい、管理が煩雑になります。 |
そちらはおっしゃる通り運用上非常に悩まれる点であると理解しております。。。 よく要望をいただく点としてはフォルダ自動作成機能を無効化したいというお声ですが、こちらは開発予定がないため、お手数ですがBoxPulseという要望サイトから要望いただけますと幸いです。
Boxに対して製品フィードバックをする方法(Box Pluse)についてはこちら：https://support.box.com/hc/ja/articles/360044196573-Box-Pulse-製品フィードバックを送信する方法 |
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また、チームの所属者はbox側ではアクセス権が編集者になるとのことでしたが、box側でそれ以外の権限に変更するとどうなるのでしょうか？ |
Box側から変更自体は可能です。あくまで連携時orチームへの参加時に編集者として招待されるのみとなります。Box側からの変更は反映され維持されます。 |
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Teamsにもファイルの共同編集機能がある認識ですが、この機能とBOXを比較したとき際の、BOXの優位性について教えてください。 |
機能単体で見た時の優位性はございませんが、サイロ化を防ぐという観点では優位性がございます。Box側に格納されたファイルをTeamsから離れることなく編集できますので、ファイルがサイロ化されません。Teams側では編集した資料がSharepointやOnedriveのどこに保存されているかを探すのが非常に難しくのちのち結局編集した資料をうまく活用できないという悩みはあるかと思います。 |
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先ほどのデモの中で「課長」が共同所有者、「一般社員」が編集者になっていましたが、今ご説明いただいた「共同所有者を設定」した結果でしょうか？ |
はい、ご認識の通りです。 |
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自動設定は編集者になるかと思うので、 ・チーム所有者は共同所有者になる ・あとから共同所有者として追加した のどちらかだと思いますが、そこを知りたいです |
あとから共同所有者として追加いたしました。チーム所有者も自動的には編集者として追加されます。 |
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情報の一元化を図るためBOXへのファイルアップロードを強制させたいのですが、そのような制御はできますか？ ファイルのドラックアンドドロップでファイルアップロードするユーザが多いので、その場合もBOXのフォルダにアップロードされるように制御できればと思っています。資料の中でv1ではできたような記載に見えたのですが、v2ではできなくなったという理解で相違ないでしょうか？ |
SharepointやOnedriveへの格納を防ぐという意味ですと、Teams UIからのエントリポイントを削除し、SharepointやOnedriveへ格納させないイメージでの制御が可能です。 こちらについては、以下のサポート記事もご確認いただければと思います。 |
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フォルダの自動生成時に招待されるユーザーのデフォルトの権限を編集者以外に変えることは可能でしょうか。 |
申し訳ございませんが、デフォルト設定の変更は現状できないようになっております |
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聞き逃してしまったのですが、プライベートチャネルはWeb埋め込みのみ？というお話でしたがこの理由はなぜでしたでしょうか？ |
現状Box for Microsoft teamsの仕様ではプライベートチャネルに対応できていないためです。Web埋め込みであればプライベートチャネルでも設定ができますので、Web埋め込みのみというご案内をしております。 |
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Box祭りの際に、使用されているユーザからboxへのログインが何度も求められるということの言及がコメントでありましたが、Box for TeamsはSSO環境ありきの機能ととらえるべきでしょうか |
SSOであってもBox Files Tabで都度ログインを求められてしまうため、ご不便をおかけしている点だと認識しております。こちらは改善要望として社内で改めて共有させていただきます。 |
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終了したチームのフォルダをアーカイブする際に、、、とありましたが、アーカイブする際は通常どういった操作をしますか？ 権限を読み取り専用に変更するといったイメージでしょうか？ |
はい、読み取り専用に変更いただくのも一つだと思います。もしくはコラボレータを削除し、基本ユーザー様がさわれないような領域（アーカイブ領域を別階層で作成するイメージ）にフォルダを移動してしまうというのもいいと思います。 |
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Box上から外部コラボレータを削除した際も、Box上から管理対象ユーザーを削除したときも、あくまでもBoxの共有状態が削除されるのみであり、Box側のコンテンツは残り続けると理解しました。 一方で、Teams側でチーム所有者がメンバーを削除した場合（チームの削除ではなくメンバーからの削除）はどのような挙動になりますでしょうか？ |
メンバーからの削除でしたらBoxのコラボレータからも削除されます。メンバーから削除せずにチームそのものを削除したときに共有状態が維持されるという仕様です。 |
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box for Teamsを使ってboxにアップロードしたファイルは、Teams側のSharePoint領域にもコピーなどが残るものなのでしょうか？ boxだけにファイルがアップロードされるイメージで宜しかったでしょうか？ |
SharePoint側に二重登録やコピーされるということはございません。BoxにアップロードしたものはあくまでBox内のみにファイルがアップロードされます |
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共有とプライベートチャネルでWEB埋め込みもしてみましたができませんでした。一般・標準のみでの使用しか出来ないのでしょうか。 |
いえ、共有とプライベートチャネルでも仕様可能です。配布資料を拝見いただき設定いただいてもうまくいかないようでしたら、お手数ですが販売パートナー様にお問い合わせいただけますと幸いです。 |
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Boxにすでにあるフォルダを、Teamsに紐づけるフォルダにするのは難しいでしょうか？例えば、A社とTeamsで新しくチームを作る時、Boxに新しいフォルダを作らずに、既存の社外コラボレーションフォルダを紐づけるということです。 |
申し訳ありませんが、自動でフォルダ作成されることを止めることはできませんが、既存のフォルダを後から紐付け直すことは可能です。紐付け方法は下記資料に記載があります。 |
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Box管理者から、Teamsのチームにいつ誰がアサインされたのか、削除されたのか管理できない認識ですが、Box管理者が知ることはできますでしょうか。 |
残念ながらBox管理者がリアルタイムに把握する方法はございません。該当の機能をご要望の場合、お手数ですがBoxPulseというサイトからご要望いただけますと幸いです。
Boxに対して製品フィードバックをする方法(Box Pulse)についてはこちら：https://support.box.com/hc/ja/articles/360044196573-Box-Pulse-製品フィードバックを送信する方法 |
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MS365（Teams）は全社員に導入されていますが、Boxのアカウントは一部の部署のみ所有しています。 Boxアカウントを所有している部署のみでTemasとBoxを連携したいのですが可能なのでしょうか？ |
ご質問いただきありがとうございます。 結論、可能です。 Microsoft Teams UIからSharePointやOneDriveへの入り口を無効化する際、全体一括の変更も可能ですが、対象を限定することも可能です。 |
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Teamsで共有したファイルをTeamsから直接デスクトップアプリで開くことは不可能でしょうか？ また「ファイルを共有」で共有する際、共有リンクの有効期限を設定することはできるのでしょうか？ |
残念ながらどちらも現行の仕様ではできかねます。お手数ですがBoxPulseという要望サイトから要望いただけますと幸いです。 Boxに対して製品フィードバックをする方法(Box Pulse)についてはこちら：https://support.box.com/hc/ja/articles/360044196573-Box-Pulse-製品フィードバックを送信する方法 |
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当社ではすでに上記連携を行っており、モバイルのTeamsから同様にBOXの共有リンクを送ってみたのですが、Teamsに投稿された内容を確認するとプレビュー、編集のボタンが表示されず、URLのみの表示となりますが、こちらは仕様でしょうか？ |
ブラウザ・アプリでは利用できるが、モバイルのみ挙動が変わるということでよろしいでしょうか？V1ではなくV2のBox for Teams連携であればモバイルからもご利用可能ですので、もし引き続きご利用できないようであれば一度販売パートナー様までお問い合わせいただけますと幸いです。 |
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box全社展開前で、一部で試しながら使っています。 設定でTeams連携をすると、box使ってない人は今まで通りファイルの共有の方法で 使用出来、box使っている人だけteams上でboxが使える状態になりますか？ |
はい、ご認識の通りです。裏を返しますとBoxアカウントを持っていない方はBoxFilesタブはあるけれどもそこから先に進めない形となります。ちなみにTeams連携をしておりBoxアカウントも持っていても、Teams上で従来の添付ボタンは使える形です。 |
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Boxにコンテンツを格納した場合、TeamsからMSのCopilotは活用できるのでしょうか？ |
BoxとCopilot連携については、一部発表されており今後具体的な機能や連携イメージも発表されてくるような状態です。取り急ぎはこちらも合わせてご確認ください。 https://www.boxsquare.jp/blog/box-bring-ai-your-enterprise-content-microsoft-365-copilot |
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Boxを利用している立場です。V1かV2かどちらを使っているか確認する手段はあるのでしょうか。 |
v1とv2でできること/操作性の違いがありますので、以下のサポート記事より違いをご確認いただけます。https://support.box.com/hc/ja/articles/360045403654 |
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フォルダ自動生成で、外部ユーザーがboxのアカウントを持っていない場合はそのユーザーにフリーアカウント作成の案内メールが送信されるのでしょうか。 |
いえ、送信されません。招待の具体的な流れですが、Teams側からTeams連携画面からBoxアカウントでログインをした際に正式にフォルダコラボレーションが行われます。そのためBoxアカウントを持っていない方はそもそもログインができないため、招待メールも飛ばない形となります。 |
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弊社の環境では第一階層のフォルダフォルダ作成を制限しています。その場合でも「Microsoft Teams Chat Files」フォルダも所有者は”Box for Microsoft Teams"で作成されるのでしょうか？（P.20では黄色のフォルダに見えたので質問させていただきます） |
はい、第一階層を制限している場合、Chat Filesは”Box for Microsoft Teams”が所有者で作成されます。第一階層を制限していない場合は、各ユーザーが所有者として作成されます。 |
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プライベートチャネルでもBox連携できるのは初めて知り利用したいと思います。（Web埋め込み機能） この場合、Box側に自動でフォルダが作成されると思いますが、アクセス権も自動で設定されますか？ 投影いただいた資料で一瞬注意事項にはアクセス権は手動でと書かれていたので確認しました。 |
もうしわけありませんが、Web埋め込み機能は既存のBoxフォルダの埋め込みウィジェットを埋め込むだけですので、自動で作成や招待は行われません。 埋め込みウィジェットについて：https://support.box.com/hc/ja/articles/360043695434 |
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Teams UIからのエントリポイントを削除し、SharepointやOnedriveへ格納させないイメージでの制御
これをやった際、BoxとTeamsとの連携前と同様のノリでドラッグアンドドロップをするとエラーになりますか？それとも空振りですか？ |
チャットウィンドウへのドラックアンドドロップはサポートされない形となっておりまして、イメージとしては空振りになる形になるかと思います。チャット動向画面のクリップマークも削除されますので、TeamsユーザーインターフェースからはSharepoint/Onedriveへの導線がなくなる形となります。 |
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デモでのboxフォルダの表示速度が速いように見えたのですが、御社環境では常にこのようなスピードでしょうか？ 当社はブラウザ版のboxも読み込みが遅く、teamsと繋げても遅いままかもな・・・という懸念があります。 |
すみませんが一概にお答えが難しく、ネットワーク環境にも依存されます。またあくまでデモ環境ですので保有しているコンテンツ数やコラボレーション数も少ないことは関係していると思われます。あきらかに挙動が遅い場合は一度販売パートナー様にご相談いただけますと幸いです。 |
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投稿の下にあるアイコン群にはboxが表示されず、…に折りたたまれてしまうのは何が原因でしょうか。 |
Teams側でアプリをピン留めすることが可能ですので、ピン留めしていただければ常に表示されます。こちらのMSさんの記事をご参照ください。アプリのセットアップ ポリシーを使用して、ユーザーのアプリをピン留めして自動インストールする |
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Boxユーザ祭りでご紹介されていました「Box AI」は、Box for Microsoft Teamsでも利用可能でしょうか。 TeamsからBoxのファイルをBoxWebで開けば利用できそうですが、Teams上で開いた場合でも利用できるのでしょうか。 Box AIの詳細が分かっていないため、できない場合はできないで結構です。 |
BoxとCopilot連携については、一部発表されており今後具体的な機能や連携イメージも発表されてくるような状態です。取り急ぎはこちらも合わせてご確認ください。 https://www.boxsquare.jp/blog/box-bring-ai-your-enterprise-content-microsoft-365-copilot |