Boxでつなぐ仕事のバトン！Box Relay基礎応用編[セミナーアーカイブ]

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Box Relayマニュアル

社内説明用に使えるBox Relayの機能を紹介したコンテンツ。ppt版で配布しています。

お客様事例
株式会社イシクラ様

ダウンロードをトリガーに、自動でのフォルダ分けを実施。むやみに人の手をかけずに、アーカイブ化を支える環境を構築しています。

出典：Box Customer Award Japan 2022 株式会社イシクラ様登壇事例

出典：Box Customer Award Japan 2022 TPR株式会社様登壇事例

Box Relayで指定したフォルダの配下にあるフォルダ内でファイルもしくはフォルダが共有化された際に、メール通知することは可能なのでしょうか？

ファイルイベントのオプションでは、ファイルがアップロード、コピー、移動されたとき、ロックまたはロック解除されたとき、電子すかしが追加されたとき、セキュリティ分類が適用されたときなどに開始されますが、残念ながら「共有リンクの発行」はRelayのトリガーにないので、ご要望を満たすことは難しいです。
また、フォルダのカスケードに関しては「手動で開始する」のトリガーで、「すべてのサブフォルダにワークフローを適用」にチェックを入れていただく必要があります。

Relayでのトリガーおよび結果についてはこちらのサポート記事をご参照ください。
https://support.box.com/hc/ja/articles/360043695874

ファイルがダウンロードされたことをトリガーにすることは可能です。また、コピーや移動もトリガーにすることは可能であり、これらはダウンロードとは異なるトリガーとなります。

なお、自動で配下のフォルダには適応されないので、全てのサブフォルダに対してそれぞれワークフローを作成する必要がございます。

詳しくは先程お送りしたサポート記事の「ファイルイベントのオプション」の項目も併せてご参照ください。

https://support.box.com/hc/ja/articles/360043695874

差し戻し先のフォルダに対してアクセス権を持っているユーザーにはファイルが見えることになります。

差し戻し先のフォルダに対するアクセス権が自分のみの場合は、自分しか見ることができませんが、その場合ユーザーの数分Box Relayを作成しなければならないので、現実的でないことが多いです。

多くのお客様が実際に運用している事例としては、そのファイルを見てもいい範囲(同じ部門や同じグループなど)ごとに差し戻し先フォルダを用意し、その数分Box Relayを組んでいる場合が多いです。

Box Relayの途中でファイルリクエストをトリガーとして組み込みたい場合、複数ワークフローを繋ぎ合わせられるため、対応は可能です。詳しくは以下をご参照ください。
https://cloud.app.box.com/file/1479668601097?v=relaynokotsu#p=35

また、結果にて「通知の送信」や「タスクの割り当て」を選択した場合、相手に表示するメッセージを記入することが可能ですので、そちらにファイルリクエストリンクを記載いただくことが可能です。

Businessプランを利用しています。"外部ユーザーにフローを開始（トリガー）してもらえる、フローの作り方はありますか？
”新規アップロード”をトリガーにしても、外部ユーザーだとワークフローが開始できません。
外部ユーザーを管理ユーザーステータスに変更するのは抵抗があります。
※中級編用の質問かもしれません。すみません。

"外部ユーザーがフローを開始することは現在仕様上できません。
外部ユーザーへはタスクを割り当てることは可能です。

よろしければ製品要望サイトBoxPulseに同様の要望がありますので、ご投票くださいませ。https://pulse.box.com/forums/909778-help-shape-the-future-of-box/suggestions/46332148-expand-capabilities-for-adding-external-collaborat

以下の資料にBusiness PlusとEnterprise以上での違いを纏めていますのでご確認ください。

https://cloud.box.com/s/tpn0lv7wxi6ii5y5d79cbxjagagz7g9g

「手動で開始」のトリガーの選択時はサブフォルダにワークフローを適用するかどうかを選択することは可能ですが、その他のトリガーではサブフォルダを含めることができません。

回覧用フォルダにサブフォルダを作ってそこにアップしたい場合にもタスクを発生させるにはどうすればいいですか。

ファイルアップロードをトリガに自動で開始するフローの場合は、フォルダごと（サブフォルダも）にワークフローを作成する必要があります。手動で開始するワークフローの場合には、ワークフロー作成時にサブフォルダまでワークフローを適用することが可能です。

サブフォルダまでワークフローを適用する機能要望が製品要望サイトBoxPulseに投稿されておりますので、ぜひご投票いただけますと幸いです。

https://pulse.box.com/forums/909778-help-shape-the-future-of-box/suggestions/43035507-the-option-to-cascade-relay-triggers-to-subfolders

一般タスクとは何ですか？

Boxでは「一般タスク」「承認タスク」の２種類をご利用いただくことができますが、「一般タスク」が担当者に対して「完了」を要求するものであるのに対し、「承認タスク」では担当者が「承認」または「拒否」のいずれかを選択するものになります。

詳しくは以下のBoxサポート記事もご確認ください。

https://support.box.com/hc/ja/articles/360043695954

現場が作成したフローを、情シスが編集することはできますでしょうか？

作成されたフローについては、そのフローの作成者のみが編集可能です。ただし、管理者であれば、方法としては、その作成者として管理コンソールの「ユーザーとグループ」からその該当ユーザーを選択して代理ログインをしていただければ、可能となります。

ファイルイベントの”移動”がトリガーの場合、Box Driveで当該フォルダへファイルを移動しても、フローは開始されません。

追加して、ブラウザのbox.comで、一旦ファイルを当該フローのトリガーのフォルダの外の場所に、アップロードして、移動しないと、フローがアクティベートされず、１ステップ増えてしまいます。

Box Driveは仕様上各動作が実際にBox側に反映されるのにWebブラウザに比べて時間を要する形になっております。そのため、実際にファイルが移動するのに時間がかかったり上手くRelayのフローが認識できていない可能性があります。

そのため、ブラウザ上で移動をしていただくかBox Driveで移動先のフォルダを手動更新していただければと思います。

Driveのフォルダ更新の参考情報: Box Drive  v.2.25 リリースノート

Box Relayで回覧を実施した場合

承認者全員が、現在の回覧状況を把握する方法はありますか。

回覧しているファイルのアクティビティには、履歴はありますが、この先誰に進むのかわかりませんし、承認以外の内容も含まれるため分かりにくいです。

残念ながらご認識の通り、現行の仕様では把握する機能がなく、アクティビティにてご確認いただくほかございません。お手数ですが製品要望サイトBoxPulseに同様のご要望が上がっておりますので、ご投票いただけますと幸いです。　https://pulse.box.com/forums/909778-help-shape-the-future-of-box/suggestions/42086308-make-workflows-shareable-among-users-box-relay-an

ワークフローが動いた時の送信元の名前は、Relayを作成したアカウント名になりますか？それとも操作を実行した（ファイルをアップロードした）アカウント名になりますか？

送信元の名前というのは、タスク等の通知メールで表示される名前ということであれば、Relayを作成したアカウント名になります。

➀Box Relayで承認フローを動かしたときに、たまに同じ承認タスクが2件付いたりまた承認タスクが付かずにフロー完了になってしまうときがあります。原因は何になるのでしょうか？対策可能でしょうか？

➁Box Relayでフォルダにアップロード後ファイル名をリネームさせています。同じファイル名の時はファイル名の後ろに日時が付きますが

日本時間になっていません。日本時間にする設定はありますか？

① 類似した事象は、該当ユーザーがコラボレートされているアイテム数が多すぎると発生することが確認されています。 詳細は恐れ入りますが、ご契約いただいている代理店様や弊社サポートへお問い合わせいただけますと幸いです。

② 申し訳ありません。現在時間を変更することはできません。

フロー作成者のアカウントが退職などで削除された場合、そのフローはどうなりますか？

Box管理者の方が、退職した従業員が所有していたワークフローを同じEID内の他のユーザーに転送することが可能です。 元従業員が所有していたコンテンツを転送する場合と同様に、管理コンソールからこの操作を実行できます。

よく利用されている例②の承認プロセス無しをそのまま利用したいのですが、テンプレートはございますか　コピーされたフォルダーの名前が変更されていたところが詳しく知りたいです

同じ内容のテンプレートはありませんが、テンプレートギャラリーの「法務」→「新規案件用のフォルダ作成」は似た内容となります。

また、お客様でカスタムワークフローテンプレートを作成することもできますので是非ご活用ください。詳細は以下をご確認ください。ただし、Enterprise以上しか利用できない機能となります

https://support.box.com/hc/ja/articles/360060018834-カスタムワークフローテンプレートの作成と使用

作成したワークフローの「ユーザに転送」を複数人やグループに対して送るにはどうすればいいですか。IT部門が全社に展開することを想定しています。

ユーザーへの転送は、1回の操作では、1ワークフローを1ユーザーのみに転送できる仕様となっております。そのため複数人やグループには転送できません。

詳細は以下をご確認ください。

https://support.box.com/hc/ja/articles/4402945686291-ワークフローを別のユーザーに転送する

ファイルを識別し、年度別のファイルに振り分けるフローの詳細な設定方法について教えて頂きたいです。

イシクラ様の事例についてでしょうか。イシクラ様の場合は、ファイルを「ダウンロード」することをトリガーにファイルを移動させています。ワークフロー設定の詳細までは弊社で把握できておりませんが、情報を参照して年度を分けているのではなく、年度が変わるタイミングで、該当年度のフォルダを移動先として指定されているものだと思われます。

Relayでできることは、Relayの所有者の権限に影響されるという認識でよいでしょうか。

例：編集者権限のないフォルダでは、フォルダ作成ができないなど

はい、ご認識のとおりです。アクセス権のない範囲にフォルダを作成することはできません。

一般権限の社員Aが、Box Relayで作成した各種のワークフローはBox管理者のRelayの画面にもガチャガチャと表示されますか？

また、同様にBox管理者がRelayで作成したワークフローも、各社員のRelayの画面にもワークフローの一覧に表示されるのでしょうか？

一般権限のサインが作成した各種ワークフローは管理者が管理コンソールにて確認が可能です（通常利用用のRelay画面には表示されません）。社員のRelay画面にはその社員が作成したワークフローのみ表示されます。

「承認タスク」「一般タスク」を対象者が対応した結果はレポートなどで確認は可能でしょうか？

管理者レポートではタスクを付与した履歴を出すことができます。対応した結果は各ワークフローの追跡から確認いただくことが可能です。

PDFの回覧ファイルに書き込みをしながら承認して使用しています。ファイルのロックを忘れた場合、複数人で書き込みが起こり、回覧ファイル名＋（１）のファイルが増えることがあります。ファイルが増えると回覧がストップしますが、防ぐ方法はありませんでしょうか。

Office製品であれば共同編集機能などを活用し回避することは可能ですが、PDFの場合共同編集ができないため、ロックを確実に実施頂く必要があります。

社員の新規入社・退職の申告を受理する作業がメールベースになっていて非常に面倒です。

Box Relayで申請されてきた複数の新規入社・退職の申請を、一のexcelファイルの各レコードに順次、追加登録させるような

造りをBox Relayでやれると嬉しいなという漠然とした思いがあるのですが、そのような一歩踏み込んだ事例紹介など、どこか掲載されていたりしますか？

Box RelayではExcelの編集などが実施できないため、Microsoft様のPower Automateなどを活用して頂く必要があります。

作成したワークフローの編集や削除は誰でも可能でしょうか。権限設定等があるなら教えていただきたいです。

作成されたフローについては、そのフローの作成者のみが編集可能です。

通知の宛先はBoxのアカウントを持ったものだけでしょうか？

はい、原則Boxアカウントを持った方に限られ、持っていない方を指定はできません。

Relayを割り当てられた社員は、ワークフロー作成そのものもできるようになるということですよね。

ワークフローを作れる社員を限定したいのですが、そのようなことはできますか?

全社員が「一般タスク」や「承認タスク」のようにタスクは実施できるが、勝手にワークフローを作れないようにしたい場合です。

管理コンソール>Enterprise設定>コンテンツと共有>BoxRekayにて有効化するユーザーの指定が可能です。ここで指定されていないユーザーはワークフロー作成はできないものの、一般タスクや承認タスクはRelayとは関係なく作成/承認可能です。

会社の組織図をRelayに反映させた上で、ワークフローを作成することはできますか？

残念ながら現状そのような機能はございません。

一般タスクを受け取った側の画面や操作方法が分からなかったのですが、web上でタスクが表示されて、「確認完了しました」などのコメントを入力するイメージでしょうか。

Web画面右上のはてなマーク、ベルマークの間にタスクマークがありまして、そこにポップアップがつきます。そちらから該当のタスクをクリックすると、タスクが付与されたファイルプレビューに遷移され、右の欄に一般タスクが割り振られていることがわかりますので、それに対し承認or拒否のボタンを押す形になります。

作成したワークフローの所有者は必ず作成者になりますか。他のデータのように共同所有者を設定することはできますか。

残念ながらRelayのワークフローに関しては、所有者は必ず作成者となる仕様で、共同所有者の設定はできかねます。

Relayで承認されたことを通知する際に、Boxファイルのアドレスも一緒に通知できないでしょうか。

残念ながら現状Boxファイルのアドレスを一緒に通知する機能はございません。

承認者へは、従来の承認タスクと同様にメールが飛びますか？

また、全員承認後には、その旨のメールも同様に飛んできますか？

はい、ご認識の通り承認タスクと同様の仕様になっておりますので、承認タスク同様にメールが飛んできます。その際に残念ながら全員承認後にメールが改めて飛んでくる仕様とはなっておりません。

Box Relayのワークフローが途中にも関わらず、誤って削除したり、完了したものでも誤って削除してしまった場合、復活できますか？

復活することができないため、再度ワークフローを実行頂く必要があります。

承認タスクを割り振られたファイルが、否認された場合、そのファイルは、その場所に残ったままになるのでしょうか

トリガーで「タスクイベント」＞「承認タスク」を選択した場合、承認された場合・拒否された場合でその後の動作を分岐させることが可能です。承認された場合は承認済みフォルダに移動する。拒否された場合は差し戻しフォルダに移動するなどの設定が可能です。

なお、トリガーに対する結果でも「タスクの割り当て」＞「承認タスク」を選択できますが、そこでは拒否された場合は、ファイルを任意のフォルダに移動することはできかねます([一般タスクを割り当て]、[通知の送信]、[フローを終了]、または当該タスク以前の結果を指定することしかできません)。

わかりやすいセミナーをありがとうございました。

・定期的なタスクを設定することはできますか？（毎月1日、など）

・アップロードされてから○日後に削除　のような時限トリガーの設定はできますでしょうか？

トリガーで「イベントのスケジュール設定」を選択すれば定期的にワークフローを開始することは可能です。

しかし、アップロードされて◯日後というトリガーを設定することができません。削除であればReleyではありませんが、Governanceオプションのリテンション機能などを用いて一定期間で削除することは可能です。

リテンションの詳細はこちらをご確認ください。

https://support.box.com/hc/ja/articles/360043694374-リテンションおよびリテンションポリシーについて

アクション 通知の送信にて指定できる受信者の範囲を教えてほしい　一般権限のユーザは（外部コラボレータ）を通知先に指定できない？

厳密に説明すると長くなってしまうのですが、例えばですと該当フォルダに招待されている外部コラボレータであれば通知先指定は可能です。

承認者が複数いる場合に、承認メールに２名ほどしか表示されないと思います。メールに承認者名全ての表示することはできませんか？

残念ながら、この仕様は変更できず、「次の◯人を表示」をクリックしていただく必要がございます。

ワークフローを作成時、タスクイベントの際、担当者を割り当てする人数が大人数（100名時用）の場合

1人1人ユーザーを選択する以外の方法はございますか？

Box内で作成できるグループをタスクの割り当て先にすることができます。

営業グループを作成しておけば、タスクの割当先で営業グループ1つを追加するだけで営業メンバー全員にタスクを割り当てると言ったことが可能となります。

Box Relayの設定ができません。契約内容が違うのでしょうか

Box Relayはどのライセンスをご契約のお客様にもお使いいただけます。ただし、管理コンソールにてBox Relayの有効化がされているかご確認ください。

詳しくはこちらをご覧ください。

スライドP.33ですが、ファイルを一つも所持していなくてもワークフローを作成していればこの転送を促す画面がでますか？クローズ構成のため一般ユーザが基本的にファイルの所有者になることがない運用をしています。

はい、ファイルの所有とワークフローの所有は別物になりますので、クローズド構成でもワークフローを所有することができます。そのため、転送の画面も出てきます。

タスクを作成してメールを送信する場合、Boxアカウントを持たないユーザに送信することはできないでしょうか。

原則Boxアカウントを持った方に限られ、持っていない方を指定はできません。

Box Relayの話ではないかもしれませんが、タスクが割当てられた際、対象のユーザに対してはどのように通知されますか。メール等で通知できれば見逃すことがなくなると思いご質問です

2種類の方法で通知することができます。

1つがメールです。もう1つはBox画面右上にチェックマークのようなアイコンがあると思いますがそちらに赤いポップアップで自身にタスクが割り当てられたことが表示されます。

各部・組織に応じて承認ルートが何通りもあるのですが、その場合は、その数だけワークフローを作成するという認識で良いですか?

例えば

人事部①→　A部長承認　→B役員承認　→ 社長承認

人事部②→ C部長承認  →B役員承認　→ 社長承認

経理部　→ D係長承認   →B役員承認　→ 社長承認

と言った形です。これが、承認のパターンの数作らなければいけないという理解です。

実現したい運用次第で様々なパターンがございます。

例えば、承認依頼を出す先として個人ではなくグループを指定することができます。

例えば一次承認者グループを作成しておき、その中の1人でも承認されたらフローを次に進めるといった設定が可能です。

また、本日のデモでお見せしたように予め承認先を入力する方法のほか、ワークフローの起動時に承認先を入力させるフローを作ることも可能です。

これらをご利用いただきながら作成するフローの数を減らすことは可能かと思います。

ワークフローのトリガーまたは結果に使用するフォルダの変更が発生した場合、一度非アクティブにして修正後アクティブにする必要がありますか？あるいは稼働中のまま変更を加えることは可能でしょうか？

稼働中のまま変更を加えることは可能です。ただし、変更作業前に発生していた処理中のコンテンツについては、変更後の手順で処理が続行される場合があります。

https://support.box.com/hc/ja/articles/360043692734

ワークフローの完了後に当該ファイルを手動で別のフォルダへ移動した場合、ワークフローの履歴は残りますでしょうか。

ワークフローが完了したのであれば、その完了履歴は管理レポートには残ります。

ワークフローの名づけのあたりでご説明いただいたかと思うのですが、ワークフローの件名・承認日・申請者等の分かる一覧のような形で画面閲覧Excel等アウトプットは可能でしょうか。監査等の実務を考慮してのご質問です。

残念ですが通常の機能でのご提供は難しくなっております。APIを使った開発などを行えば実施できる可能性はございますが、そういった開発を希望される場合は、販売パートナー様に一度ご相談することをお勧めいたします。

＞またフローとしては拒否された場合は前の結果に戻すことはできますので、たとえばですがまずは起案者に一般タスクを付与→完了したら承認者に承認タスク→拒否されたら最初の一般タスクに戻す→加筆修正/差し替えしたら一般タスクを完了して承認タスクを再度依頼、というフローを組むことも可能です。

この２回目の”一般タスクを終了して承認タスクを再開”ですが、拒否なら書類を差し替えてタスクを再開、承認なら次の承認者に進むは、承認者が二人いる場合はどの様に作るのが良いですか？

1.一般タスクを起案者に割り振る→2.承認タスクを承認者①に割り振る→3承認タスクを承認者②に割り振るというフローを作っておくことになると思いますが、2で拒否されたら1に戻す、1が再度承認したら2に行く、そして2で承認したら3に、2で拒否されたらまた1に戻りますのでご希望のフローになるのかなと思いましたが、いかがでしょう？

ファイルリクエストをトリガーとした場合、自分のアクセス権がないフォルダからフローを開始することが可能です。この場合、フローを開始した人間は、フローの進捗を確認する方法はありますか？

残念ながらそのフォルダにアクセス権を保持しない場合は、進捗を確認することはできません。

Box Relayのトリガーが”ファイル”操作の"移動”の時、PCのBox Drive上のドキュメントを、ドラッグ＆ドロップで、Box Relayが”移動”することに開始されるフォルダに移動した時に、Box  Relayが開始されません。Box Driveとの”アップロード””移動"等のファイル操作の連携は取れていないのでしょうか？

Box Driveは元々仕様上ウェブに比べてファイルの変更の反映に時差が生じます。そのため、Relayの動作も遅れることが考えられます。Driveでも操作をされたい場合は、少しお待ちいただくかDrive上で手動でフォルダ更新していただければと思います。

参照：Box Drive v2.25 リリースノート

Box Relayの通知数を整理、少なくする方法はありますか？通知が多くて、必要な”申請””box sign"などが埋もれてしまう時があります。

申し訳ありません、デフォルトで通知されるメール通知はなくすことはできません。

Box Relay上で、相手へのコメント（文字）を強調させる方法はありますか？

また、Box RelayでBox Signを依頼する際、Box Signのリクエストの時にカスタムブランディングで会社ロゴが表示されるように指定していますが、カスタムブランディングの種類を複数に増やす、使用する時に選択することはできないでしょうか？

コメントを強制することはできませんので、「一般タスク」で補完いただければと思います。

カスタムブランディングについては、残念ながら複数用意することは現在できません。

Box Drive⇒フローが開始するフォルダをBox on the webで開いてドキュメントを”移動”しようとするとエラーになってしまうのです。　更新まで至らないのです。Box Driveで移動も完結した方が良いということでしょうか？

＞Box Driveは元々仕様上ウェブに比べてファイルの変更の反映に時差が生じます。そのため、Relayの動作も遅れることが考えられます。Driveでも操作をされたい場合は、少しお待ちいただくかDrive上で手動でフォルダ更新していただければと思います。

はい、初めからWebで行うことを推奨しますが、Box Driveをご利用いただく必要がある場合は、Box Driveの中のみで操作を実行していただければと思います。

タスク承認依頼ではなく「通知の送信」をグループにすることはできますか？

「通知の送信」では残念ながらグループを指定することはできません。

Boxグループの作成は管理者権限での操作ですか？

はい、グループを作成するには管理者権限(ユーザーを管理する)が必要になります。

Box Support記事：共同管理者権限の付与と変更

タスクにグループを設定した場合、そのグループに何人が所属しているか確認することはできますか？

Box Relay設定画面上では、そのグループに何人が所属しているかを確認することはできません。

申請が拒否された場合のフローですが、書類を修正して再開するフローを追加した場合は、当該のファイルを同ファイルの場所でアプデートする必要がありますでしょうか？

書類の差し替えの場合、新規フローとして認識されないか心配です。※このフォルダにファイルを”移動”すると申請フローが開始されるbox relayを組んでいます。

そのファイルを修正はファイルの「編集」であれば、新しいファイルでなく、既存のファイルが更新されるだけになりますので、新たにファイルをアップロードする必要はありません。

Box Relayのページに行くと頻繁に「ワークフローの取得に失敗しました。」というエラーが出ます。ブラウザキャッシュすると解決しますが根本解決はどうすればいいでしょうか。

ご迷惑をおかけしており申し訳ございません。サービスの更なる安定化に向けて継続対応しておりますので、ご指摘の回避策（ブラウザのキャッシュクリア）にてご対応頂けますと幸いです。

個人を設定せずともグループを設定しワークフローを回す件、決裁ワークフローであれば、固定の組織の決裁権限に基づき、何パターンかの決裁ルートかと思われますが、プロジェクト等ではグループメンバーが流動的かと思います。グループの新規作成やメンテナンスもある程度の頻度でメンテナンスする想定でしょうか。

もし、プロジェクトによってグループメンバーが異なる場合は、事前にプロジェクトごとにグループを作成いただくか、Relayのワークフローでは個別にメールアドレスを入れていただく必要があります。

稟議の代わりにBox Relayを使用しているのですが、フローのアクティビティの履歴は、いつまで参照することが可能でしょうか？

Box Relayでワークフローの追跡情報が保持、表示されるのは1年間です。  追跡情報を1年以上監査できるようにするには、追跡データを.csvとしてエクスポートし、そのファイルを保持することをお勧めします。

Businessプラン利用中ですが、Box Signを含めたフローで、PDF, EXCEL含めた承認申請をそのままBox Signでも複数ファイル含めたまま依頼することはできますか？

Box Signで複数ドキュメントを1パッケージとして送信することが可能です。

Box Support記事 - Box Sign: 複数ドキュメントを1パッケージとして送信する機能

まずはシステム部門でテスト的にBox Relayを使えるようにしたいのですが、管理者画面で利用できる人を選択する際、グループ単位で指定することはできないのでしょうか？現状システム部門のみ所属させているグループが存在しますので、できればグループで指定したいと考えております。

グループ単位で指定することも可能です。

Box Support記事 - 組織でBox Relayを使用できるようにする

例えば部長をあるタスクの承認者にセットしたいとき、「部長」のアカウントを承認者に指定すると、役職変更があった際に対象フローの全ての承認者を変更する必要がありますが、「部長グループ（1名のみを登録しておく）」を作成し、役職変更があった際は部長グループのメンバーを変更すれば、各ワークフローを修正せずともグループ一か所だけの変更で済むという理解ですが、相違ないでしょうか？

はい、ワークフローにおいても承認者が「部長グループ」であれば、ワークフロー側は変更いただく必要はありません。

ワークフローの追跡データを.csvとしてエクスポートする方法をご教示いただけますでしょうか。

以下の記事をご参照ください。

Box Support記事 - ワークフローの進捗状況の追跡とダウンロード

外部だけではなくても、証跡としてしっかり残すのはBox Signがより適正という感じでしょうか？

はい、Box Relayで利用されるタスクはあくまでBox内のみでしか確認できませんが、Signはファイルをダウンロードいただいてもご確認いただけますし、署名ログの方からも誰がいつ署名したのか詳細をご確認いただけます。

Box RelayやBox Signのデータは、転送の他、ユーザー引継ぎで保持できますでしょうか。人事異動で離任・着任を想定した質問です。

Relayについては転送以外にワークフローをテンプレートにせっていただければそのテンプレートを共有することができます。Signもテンプレートを設定できますので、よく使われる署名ファイルがあれば事前に署名箇所を設定したテンプレートを共有できます。

結果＞フォルダアクション＞削除の場合、選択したフォルダの削除ではなくサブフォルダだけを削除したいですが、現状できない機能になりますでしょうか？

はい、現在指定できる対象フォルダは、「フローをトリガーしたフォルダ」か事前に削除する既存のフォルダを指定いただく選択肢のみになります。

まずはシステム部門でテスト的にBox Relayを使えるようにしたいのですが、管理者画面で利用できる人を選択する際、グループ単位で指定することはできないのでしょうか？現状システム部門のみ所属させているグループが存在しますので、できればグループで指定したいと考えております。

上記について回答頂きましたが、ユーザーは入力すると候補が出ますが、グループ名はフルで入力しても候補が表示されず、保存もできません。

グループの権限設定は「会社」となっています。

グループの編集画面で、グループの権限設定をご確認いただけますでしょうか？

ご確認いただきありがとうございます。権限設定が[管理者のみ]に設定されているグループのみ選択できます。

Box Support記事 - 組織でBox Relayを使用できるようにする

Business PlusプランですがBox Relayのワークフローは個人⇒グループ等複数への共有は可能でしたでしょうか。

全員に公開されてしまいますが、ワークフローテンプレートを作成いただければ、複数の方へ共有できます。詳細は下記サポートページをご覧ください。

Box Support記事 - カスタムワークフローテンプレートの作成と使用

Box Relayが、どこまで回っているのか、申請者が知る方法はないのですか？　管理者ではなくて。

Box Relayのワークフローの進捗については、そのRelayの所有者が確認可能です。

指定したフォルダに格納したファイルにメタデータを付与するようなBox Relayを検討しています。当該フォルダ内に格納した各ファイルのメタデータ付与状況を一覧で見ることは可能ですか？

フォルダ内のファイルのメタデータを一覧として見る機能は生憎ございません。

ご要件とは異なると思いますが、Box管理者であれば、フォルダとファイルレポートから特定フォルダのファイルについてメタデータの情報を出力することが可能です。