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目次 |
このページで学べること
- ユースケースとは
- ユースケース例
ユースケースとは
Boxには様々な機能があります。プレビュー・共有リンク・バージョン管理・タグ・・・日々Boxをご利用の中でどのくらいの機能をご活用いただけていますでしょうか。
機能があることは知っているけれど、実際に業務の中でどう活用すれば良いか悩んだことはありませんか？業務の中でのBoxの活用例、それをユースケースと呼んでいます。
Boxを社内に定着させ、Boxの価値を引き出すためにはこのユースケースを社内で数多く生み出し各業務プロセスにBoxを組み込んでいくことが大切です。本ページでは一般的なBoxユースケースをいくつかご紹介します。
ユースケース例
5つのユースケース例をご紹介します。
- 脱ハンコリレー
- 定型業務の自動化
- 契約業務の電子化
- プロジェクトフォルダ作成の自動化
- QRコードを通してBox内コンテンツを活用
脱ハンコリレー
社内での申請業務について、「紙で申請書を作成しており、申請〜承認まで時間がかかってしまう」「押印後も紙で保存が必要で保管コストがかかる」といったお悩みはありませんでしょうか。
Boxを活用すれば、Boxの外に出ることなく、申請から承認作業までを一気通貫で実現することができます。モバイル端末でも承認作業ができるため場所は関係ありません。また、承認されたコンテンツを自動で承認済フォルダに格納するといった保存作業も不要となります！
利用機能：Box Relay・承認タスク
定型業務の自動化
Excel修正の更新依頼・進捗状況の確認を毎月行なっているなどの定型作業はありませんか？定期的に発生し、工数もかか流ので効率化したいというお悩みはありませんでしょうか。
Boxを活用すれば、定期的に発生する作業もBoxがメンバーに指示を出し、進捗状況もメンバーに聞かなくても一覧で確認することができます！
利用機能：Box Relay・一般タスク
契約業務の電子化
お客様との契約書、まだ紙で印刷して署名をもらっていませんか？そのため、署名完了まで時間がかかったり、保管や郵送コストにお悩みではないでしょうか。
Boxを活用すれば、Boxないのコンテンツを元に電子署名依頼を社内外・Boxアカウントの有無を問わず送ることができます！Box内で全てが完結するため、紛失リスクや保管・郵送費・印紙コストの削減が実現できます。
利用機能：Box Sign・Box Relay
プロジェクトフォルダ作成の自動化
プロジェクトをはじめ業務を進めるために複数階層にわたるBoxのフォルダ階層を何度も何度も手作業で作成していませんか？また、そのフォルダの作成を管理者に申請するために時間がかかっていませんか？そのため、業務に必要なフォルダがなかなか準備されないというお悩みはないでしょうか。
Boxでは、ユーザーの申請から承認・フォルダ構造の作成までを全て自動化することが可能です。単純作業自動化による間接コスト削減が実現できます。
利用機能：Box Relay・承認タスク
QRコードを通してBox内コンテンツを活用
PCなどのIT機器から、工場での設備までマニュアルを紙で出力して配布していませんか？また、頻繁に仕様が変わるため都度修正が入りどのマニュアルが最新かわからなくなってしまう、そんなお悩みはないでしょうか。
Boxの中にあるコンテンツは共有リンクを通すことでBoxライセンスの有無に関わらす閲覧することができます。そのため、共有リンクのURLをQRコード化して機器に貼付しておけば、モバイル端末で最新のマニュアルを閲覧することが可能となります。印刷コストの削減や生産性向上が実現できます。
利用機能：共有リンク
Appendix) ユースケース集のご紹介
上記でご紹介した5つのユースケースをはじめ、よく利用されているユースケースをまとめているユースケース集をぜひご活用ください。
閲覧・ダウンロードはこちらから
ユースケース集の構造は下記のようになっており、デモンストレーション動画や設定するための参考情報も記載しているのでぜひご活用ください！
必見コンテンツ
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3分ユースケース |
会社のあるあるシーンで、Boxをどう利用できるかを紹介した3分のショートアニメーションムービーシリーズです。 |
Boxクイック
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Boxの基本的な機能とその操作方法がまとまったコンテンツです。 |
まとめ
Boxにはユーザー様の数だけユースケースが存在します。基本機能をご理解いただいたあとは、ぜひBoxを業務プロセスにどのように組み込むことができるのか、ぜひ様々なユースケースを考え・試してみてください！