Box、なんとなく使えているけど、もっと業務シーンに合わせた使い方ができないかな？エンドユーザーにとって、どんなシーンでBoxが役に立つのかな？とお考えではないでしょうか？
本セミナーは、とある会社に勤める人事部の方を例に、1日を通してどのようにBoxのあらゆる機能を使うことでより働きやすくなるのかをご紹介します。シーンに合わせたBoxの具体的な使い方を学びましょう！
資料
※動画ファイルが多数埋め込まれており上手くプレビューできない場合がございます。その場合はダウンロードしてご参照ください。
動画
箱田太郎さんの1日
| 時間 | 予定 | 箱田さんのBoxの使い方 |
| 8:00 | 通勤 | |
| 9:00 | エントリー状況の確認 | |
| 10:00 | 採用面接 | |
| 11:00 | チームミーティング準備 | |
| 12:00 | 昼食 | |
| 13:00 | 人事部 チームミーティング | |
| 14:00 | 内定者へ入社同意書を送付 | |
| 15:00 | 転職エキスポ出展用意 | |
| 17:00 | 来週面接予定の候補者へ連絡 | |
| 18:00 | 退社 | |
※Box Notesについて、セミナー内のデモでは左上の「新規作成」横の▲ボタンからテンプレートを選択しましたが、UIがアップデートされ、テンプレート作成ボタンは右上部の(…)ボタンに移動しております。Box Notesについての詳細はこちらもご参照ください。
関連資料
セミナー中のQ&A
セミナーにてお寄せいただいた質問とその回答を以下に掲載します。なお、2024年4月時点での情報をもとに回答をしております。
| 質問 | 回答 |
|
iPhoneでファイルを開いている時に、WebのBoxからファイルを開こうとすると、開くボタンがグレーアウトしてファイルが開けない、BoxDriveから開くと「読み取り専用」となりますが、これは仕様でしょうか。 共同編集はオフでExcelファイルで行った結果です。 |
ご質問ありがとうございます。 iPhoneでBox上でプレビューするのみであれば、頂いた挙動にはなりませんが、プレビュー後に「Microsoft Officeで開く」などMS製品やGoogle製品で開くと、共同編集機能が利用できるアプリケーションのみ編集可能となります。 そのため、開くボタンがブレーアウト、Driveだと読み取り専用となります。 Boxでの共同編集機能は以下のSupportサイトをご確認ください。 https://support.box.com/hc/ja/articles/17956056014995-Box-for-Microsoft-Office共同編集機能の有効化に関する管理者向けガイド |
画面右上の共有リンクのボタンからのURLを発行する方法について、実際の共有先のページのバーに表示のURLをコピーするのと結果は同じですか？ |
ブラウザのアドレスバーに表示されているURLと、共有リンクを発行した際に作成されるURLは異なります。 |
BoxRelayを作成した人（＝BoxRelayの所有者）がいなくなったら対象ワークフローはどうなりますか？ |
Box Relay作成者を削除する際に、Relayを他のユーザーに転送するかが確認されます。転送することで新たな所有者が存在することになるため、編集等が可能となります。 |
署名の手書きのみにすることは出来ますか？ |
申し訳無いですが、手書きのみに制限することは現在の仕様では実施できません。 |
ファイルのアップロードの依頼や署名の依頼の際に期限設定は可能でしょうか。また期限を過ぎた際に、自分側・相手側に通知を自動で飛ばすことは可能でしょうか。 |
署名依頼の際には有効期限を設定することは可能です。 詳細は下記URLの[手順5:有効期限の設定]をご参照ください。 https://support.box.com/hc/ja/articles/4404105810195
Box Signではリマインダの設定が可能です。 詳細は下記URLのメール通知を設定するには:をご参照ください。 https://support.box.com/hc/ja/articles/4404105810195
期限を過ぎた際に通知を送信することはBox Relayとの組み合わせによって実現可能です。 こちらが参考になるかと思います。 https://cloud.app.box.com/file/1479668601097?v=relaynokotsu#p=26 |
Box Notesにもタスクを追加できるようになりませんか？ |
ご質問ありがとうございます。 正直推奨はしておりませんが、実現可能です。BoxNotesをプレビュー表示すればタスクの追加ができます。 プレビュー表示するには、BoxNotesのURLの「~/notes/~」を「~/file/~」に変更することで変更できます。 |
ファイルのアクティビティのエクスポートはできますでしょうか。 |
指定ユーザに対してBox上に保存するエクスポートすることでて実行可能です。またアクティビティの種類を限定してエクスポートすることも可能です |
エクセル等の過去のバージョンはどれくらい前まで保管されていいるのでしょうか？ |
バージョンに関しては、ご購入のEditionによって異なります。 詳細は以下のSupportページをご確認下さい。 https://support.box.com/hc/ja/articles/360043697054-バージョン履歴へのアクセス |
コメントに対してスレッド形式で返信することはきますか？ |
現在は、スレッド形式での返信はできません。 ただし、Box Canvas上のみコメントに対してスレッド形式にて返信可能です。 |
コレクション（機能）は、他社などからコラボレーションされたコンテンツでも登録することができますか？（FAQに記載が見つからずです） |
はい。他社様からコラボレーションされたコンテンツでも登録可能です。 |
BoxNotes：Boxの契約終了したらどのようなデータとして取り扱われますか？ |
Box Notesについてはダウンロードできず、契約終了の場合はアクセスでができなくなってしまいます。そのため、事前に中のテキスト情報をアーカイブしておく必要がございます。 |
Boxのモバイルデバイス向けアプリではコンテンツインサイトが見れませんが、見れるようにする予定はありますか。 |
ご質問ありがとうございます。コンテンツインサイトはWebページのみの機能のため、現状ではモバイルで閲覧可能になる予定はありません。 |
沢山のデータ、情報、人とやり取りを行いますが、Box内の全ての情報のバックアップ機能はありますか？効果的・効率的な方法はありますでしょうか。 |
一般的な方法としてバックアップを取得するよりも”完全削除が出来ない”方法をとられるお客様が多いです。 ただこの機能はBoxのエディションにより実装可否がことなりますので担当営業にご相談ください |
BoxDrive2.38がリリースされる予定とのお知らせを受けておりますが、ユーザにはどのような形で通知がありますか？BoxDriveを起動した際にメッセージが表示され、新バージョンのBoxDriveのインストールを促されるとかでしょうか？ |
ご質問ありがとうございます。 DriveのメニューバーのBoxアイコンにバッチ表示されます。 詳細は以下のSupportサイトをご確認下さい。 https://support.box.com/hc/ja/articles/360043697474-Box-Driveのインストールとアップデート |
今日のセミナーとは関係ないのですが、box管理者をA社員からB社員へ変更したいと思っていますが可能でしょうか？ |
はい。可能です。以下のSupportページの手順にそって実施下さい。 https://support.box.com/hc/ja/articles/360044194953-別のユーザーへの管理者権限の移管 |
本日送ってくださったリンクをBox Noteに貼り付けると「プレビューを表示しますか？」というメッセージが出ました。この機能の詳細を教えてください。 |
プレビューを表示するを選択いただくと、Box Notes上でBoxの中に格納しているコンテンツのプレビューが表示されるようになります。ページ送りも可能なため、いちいちファイルを開かなくてもNotes上でコンテンツの閲覧が可能となります。 |
Box上のExcelファイルを誰かがデスクトップアプリで開いているときは、他の人はデスクトップアプリで開けない、警告が出る等に設定できますか？ |
ロック機能を用いることで開けなくすることは可能です。 https://support.box.com/hc/ja/articles/360043697174-ファイルのロックとロック解除 自動的にロックをかける仕組みもありますので以下のサイトをご確認下さい。 https://support.box.com/hc/ja/articles/360061782454-Box-Driveでのロック-ロック解除の有効化 |
Box Signは米国規制（21 CFR Part 11）に対応しているでしょうか？ |
こちらに記載のとおり対応しております。 ただし、オプション機能としてGxPの契約が必要となります。 |
ブラウザ画面のURLと共有リンクのURLを開く際、それがコラボレートしているフォルダであるならば、管理対象ユーザ、コラボしている外部ユーザどちらも同じく開くことは可能でしょうか？ |
はい、権限がある状態であればブラウザ画面からのURLからでも開くことは可能です。 |
パンフレットを修正する場面がありましたが、その元データは、何か指定がありますでしょうか。例えばPDFとか。 |
パワポ、PDF、Wordなどのドキュメントに可能です |
Box Sign で保管したファイルを誤って消してしまった場合は、契約書原本が消失しますか？ |
BoxSignで署名後のファイルという認識で大丈夫でしょうか。Signのステータス画面から再度ダウンロードが可能です。 https://support.box.com/hc/ja/articles/4404103240979-ステータスの確認 また、Boxは削除した場合もゴミ箱に保管されていますので、ゴミ箱から復元可能です。 |
他社のボックス領域に招待された社員がファイルをアップロードしたログを確認することは出来るのでしょうか。 |
管理者は”ユーザアクティビティレポート”でアップロードされた履歴が確認可能ですが、ファイル名等の詳細情報は他社Boxテナント側が所有している情報となりますので確認できません |
応募者からのファイルアップロードを行う機能に「ファイルリクエスト」がありました。従来、弊社では社外共有にファルダを作成しておりましたが、今回は社内フォルダに溜まっていたのでしょうか？ |
ファイルリクエストを用いたファイルのアップロードについては、社内外問わずご利用いただけます。また、Boxアカウントがない方でもファイルリクエストからのファイルアップロードが可能となります。 継続的に社外の方とファイルの送受信がある場合はコラボレーション、ワンタイムのファイル受信であればファイルリクエストを用いると言った使い分けが便利かと思います。 |
外部ベンダーさまとのやり取り例がありましたが、こちらも社外共有での機能という理解であってますでしょうか。 |
はい、社外共有（コラボレータ招待）で利用していた想定です。 |
まず、初めの一歩として始められる機能として、お勧めのものはありますか？ |
ありがとうございます。共有、Box Notes、Box Canvasなどを触ってみることから始めていただくのはいかがでしょうか？ |
本日送ってくださったリンクをBoxNoteに貼り付けると「プレビューを表示しますか？」というメッセージが出ましたが、うっかり「いいえ」にしてしまいました。再度、プレビュー表示にする方法を教えてください。 |
Noteに記載されている共有リンクをクリックすると表示されるメニュー内の↑ボタンをクリックいただけるとプレビュー表示となります |