Box商事社員1日密着ドキュメンタリー！〜情報システム部保久須箱菜氏編〜 [セミナーアーカイブ] – Box Support

Boxをご導入いただき、社内展開が終わったところで、Box管理者としてどのようなことをすべきだろうか？とお考えになったことはないでしょうか？本セミナーでは、とある会社の情報システム部でBox担当者として働く保久須さんに焦点を当て、Box管理者の業務範囲をご案内します。

動画	資料

保久須箱菜さんの1日

時間

保久須さんの予定

Boxの機能

午前

社内からのお問い合わせ対応

Boxに関する質問に回答
間違えてファイルを消しちゃった！の対応

Box Notes, 管理者レポート

午後

スマホ貸与申請の対応
レポート出力依頼の対応
社内情報周知の運用
Box不具合の調査

Box Sign, 管理者レポート, Box Hubs, Box AI for Hubs

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Q&A

セミナー中にお寄せいただいた質問に対する回答です。※2024年8月時点の情報をもとに回答しています。

質問	回答
Q&A掲示板、参考になります。質問ですが、社外のクライアントが直接書き込める設定にすることも可能でしょうか。	はい、社外の方も書き込めるように設定することができます。共有リンクで社外の方と共有する場合は、「リンクを知っている全員」かつ「編集可能」とします。コラボレータとして招待する際は、右上共有ボタンから編集者としてユーザーを招待から社外の方を招待してください。ただし、編集するためには共有相手にもBoxライセンスが必要となります
レポートのテンプレートは作成できますか？ユーザー毎ではなく、テンプレートを共有できますか？"	申し訳ありませんが、レポートでテンプレートを作成する機能は有しておりません。各自必要項目を設定いただく形となります。結果ファイルのみの共有でよければ、セミナーで紹介があったようにビューアーとして招待しておくことで可能となります。 "コラボレーションレポートの項目詳細はこちらになります。 https://support.box.com/hc/ja/articles/4415091266963
コラボレーションレポートに「最終利用日」という列があると、そのアカウントが使われているかいないかの判断ができますね・・・ありましたっけ？ -- ありがとうございます。複数のレポートを出力後Vlookupとかでデータを操作すればできそうですね。了解です。	最終ログインについては[ユーザー詳細レポート]からご確認ください。 https://support.box.com/hc/ja/articles/4415011447443 なお、外部ユーザーの最終アクティブ日はレポートではなく管理コンソールの[ユーザーとグループ]にある[外部ユーザー]からご確認ください。 https://support.box.com/hc/ja/articles/8513130427027 なお、外部ユーザーの最終アクティブ日はレポートではなく管理コンソールの[ユーザーとグループ]にある[外部ユーザー]からご確認ください。 https://support.box.com/hc/ja/articles/8513130427027
Boxライセンスを持っていない外部クライアントは、招待によって閲覧だけは可能になるということでよろしいでしょうか。	Boxライセンスがない場合は、共有リンクでの共有をご利用下さい。閲覧のみであればBoxライセンスがなくても可能です。ありがとうございます。
Hubsで公開する大元のファイルには、閲覧権限が必要ですか？	Hubsで共有されたすべてのコンテンツは[ビューアー]権限が付与されます。もともとコンテンツに付与されているものが[ビューアー]権限以上であれば、権限が高い方が反映されます。 https://cloud.box.com/s/e13cxeyhdi994iv97am0ui8p4jys9pkr#p=12
Box Status更新はリアルタイムではないと感じでおります。どの位の頻度で行っているのでしょうか。	ご質問ありがとうございます。利用者影響が各サービスごとの設定している閾値を超えるとStatusサイトに掲載される仕組みになっております。多くのお客様からBox Statusの早期検知要望を頂いているため、より早期に告知できる仕組みの導入に向けて検討を実施しております。インシデント対応に対するアプローチについてはこちらのSupportサイトをご確認下さい。 https://support.box.com/hc/ja/articles/360043697394
Box AI for Hubs では、Hubs上のファイルについてまたがってAIで問合せができるとのことでしたが、これはHubsのポータルに直接貼り付けているファイルだけでしょうか？	Hubsに載せたフォルダ内のファイルがAIの分析対象となります。
HubsからBox内のフォルダにリンクした場合、リンク先のフォルダ内のファイルも対象としてAIを利用できますか？Hubsに載せた場合ではなくて、リンク情報を記載した場合、リンク先のフォルダ内が対象になるのかどうかという質問です。	現在の仕様上、リンク情報は分析の対象外になります。
Boxをクラウドファイルサーバーとして使い始めていましたが、内部の業務効率化のほか、外部とのコラボレーションでの積極的な利用など、box活用のステップアップのイメージが湧きました。セミナーへの参加はいつも気づきあり参考になります。ありがとうございました。	ありがとうございます！
Hubsをテスト運用したいのですが、一部ユーザーだけの公開はできますでしょうか。	はい、一部ユーザーのみに展開することが可能です。管理コンソールのEnterprise設定より[コンテンツと共有]タブ配下にあるHubs設定項目にてすべてのユーザーの許可/無効、選択したユーザーとグループに対してのみ許可／不許可の設定ができます。詳しくは以下の資料もご参照ください。資料：Box Hubs運用ガイド
Hubs 内でAIに質問すると「This content is currently unavailable for AI. Please check back later.」となってしまいます。ベータ版だからでしょうか。	ご不便をおかけし申し訳ございません。ベータ版の際は不安定な場合もあるようでしたが公式リリース後はサポートに問い合わせていただければと存じます。
導入検討中です。ファイルを誤って削除してしまったケースの対応について言及されていましたが、管理者側でファイルを復旧することは可能でしょうか？（Governanceオプションが必要？）	Box Governanceオプションがなくても、ゴミ箱が設定されており、完全に削除される前であれば管理者による復旧が可能です。 Governanceオプションをご契約いただければ、ゴミ箱から完全に削除することができるユーザーを管理者にのみにする等の設定が可能なため高度で柔軟な運用が可能となります。参照: Box Governanceとは

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