Boxをより便利に活用するためのTipsを知ろう

このページで学べること

• Boxを活用する上でのTips

共有リンクに関するTips

1. 見て欲しいページをピンポイントで共有
2. 複数コンテンツの共有リンクを一括作成

見て欲しいページをピンポイントで共有

共有リンクは、Boxに保存されたコンテンツへのハイパーリンクを簡単にコピーして共有することができます非常に便利な機能です。

しかし、業務をしているとコンテンツの「このページ」を見て欲しいということがあると思います。共有リンクを送った後にこのコンテンツの何ページを見てくださいとメールなどをしておりませんでしょうか。

実は、共有リンクに一手間を加えることで、ページ数を指定した共有が可能となります。

共有リンクの末尾に「#p=X」(X：ページ数)を追加するだけで、URLを開いた時にそのページがピンポイントで開くようにできます。

また、動画ファイルにも同様のことが可能で、共有リンクの末尾に「#t=Xs」もしくは「#t=Xm」(X：数値、s：秒、m：分)を追加することで時間を指定した上での共有ができます。

複数コンテンツの共有リンクを一括作成

共有リンクを使って複数のコンテンツのURLを相手に送りたい、そんな業務シーンがあるかと思います。その際、1つ1つ共有リンクを作成してコピーしてメールに貼り付けて・・・そんなことをしていないでしょうか。

実は、複数コンテンツの共有リンクを簡単に作成する方法があります。

共有リンクを作成したいコンテンツを選択した状態で、画面右上「•••」から「メール」をクリックします。「X項目のリンクを送信しています」を展開すると、選択したコンテンツの共有リンクが全て作成されています！あとはこれらを一括でコピーしてメールなどで送信するだけです。

UIに関するTips

1. フォルダへの説明文の追加
2. コレクション画面をトップページに

フォルダへの説明文の追加

Boxを活用していると、非常にたくさんのフォルダが生成されていきます。他者が作ったフォルダに招待されることもあります。そのような状況が続いていくと、このフォルダってどんなフォルダだっけ？とわからなくなってしまうこと、少なくないと思います。

実はフォルダには説明文を追加することができます。「詳細」タブにある「説明」に説明文を記載することで、画面上部に説明文が表示されるようになるのでどんな情報を格納しているか・どんな用途で利用するフォルダかを簡単に理解することができます。

コレクション画面をトップページに

コレクションを利用すると、自分用にBox内コンテンツをグループ化することができるので検索性が大きく向上します。Boxにログイン後、毎回このコレクション画面に遷移した後にBoxを使っていませんか？

実は、自分作成したコレクションの一覧ページをホームページ(Boxにログインした際に最初に表示される画面)に設定することができます！

その他Tips

1. ショートカットキーの使い方
2. ブックマーク
3. 読み取り専用のBox Notesの作り方

ショートカットキーの使い方

Boxをウェブアプリケーションで利用している時は、キーボードショートカットを利用することができます。

「Shift＋？」キーを押すとキーボードショートカットの一覧が表示されます。

ブックマーク

Boxフォルダ内には、コンテンツだけではなくウェブページのブックマークを保存することができます。

異なるフォルダ内にあるコンテンツへのクイックリンクとしても活用が可能なため。カタログなど社内で共通して利用するコンテンツをコピーするのではなくブックマークを利用することで最新版へのアクセスがいつでも可能となります。

読み取り専用のBox Notesの作り方

Box NotesのURLのうち「notes」を「file」に変えると読み取り専用のBox Notesとなります。

Box Notesは同時編集ユーザーの上限が30ユーザーのため、閲覧の見させたいユーザーには読み取り専用のBox Notesからアクセスさせ、編集が必要なユーザーには編集可能なBox Notesからアクセスすると言った使い分けができるようになります。

必見コンテンツ

まとめ

Boxのサポートサイトには、本ページで紹介しているもの以外にも色々なTipsが記載されています。ぜひ様々な記事をご覧になって、Boxをより便利にご活用ください！