概要
送信者が署名リクエストで受信者の役割として「コピーを受信」を割り当てた場合、その受信者には、すべての署名者/承認者がリクエストを完了した後に、作業が完了したドキュメントのコピーが送信されます。 管理者または編集権限を持つ共同管理者は、「コピーを受信」の役割を割り当てられたユーザーに対し、最終版のリクエストのコピーへの一時的なリンクが記載されたメールの受信と完了した署名リクエストのコピーを自動的に受信者のBoxアカウントへ保存する、または受信者が署名済みドキュメントへの一時的なリンクが記載されたメールのみを受信する、のいずれかを選択することができます。
管理者または編集権限を持つ共同管理者は、Box Signでの「コピーを受信」の役割に対して受信者の管理設定を有効にすることで、この役割を割り当てられた受信者の「My Signed Documents」フォルダに最終版のリクエストのコピーが自動的に保存されます。 この設定を無効にすると、ユーザーは任意のBox Sign署名リクエストで「コピーを受信」の受信者として追加された場合、完了したファイルは自動的に自分のBoxアカウントに保存されません。
「コピーを受信」の役割の有効化
「コピーを受信」の役割の受信者設定を有効にするには、以下の手順に従ってください。
- [管理コンソール] > [Enterprise設定] に移動します。
- [Box Sign] タブをクリックします。
- [受信者の管理] 設定で、[「コピーを受信」の役割] を切り替えます。
- [保存] をクリックします。
- 「コピーを受信」の役割に対して受信者の管理設定を無効にした場合、署名リクエストで「コピーを受信」の役割が割り当てられている受信者には、署名済みドキュメントへのリンクのみが送信されます。 このリンクの有効期限は、リンクが送信された日から80日間です。
- ただし、送信者自身を署名リクエストの「コピーを受信」の受信者として割り当てた場合は、例外となります。 この場合、「コピーを受信」の役割の設定によらず、送信者は、自分のアカウントの「My Signed Documents」フォルダに最終版のドキュメントが保存されます。 そのフォルダを自動的に作成することができない場合は、リンクをメールで受け取ることになります。このリンクの有効期限は80日間です。
- この受信者の管理設定が無効になっている場合、署名済みドキュメントはBox内のフォルダに保存されないため、管理者は、これらの署名済みドキュメントが「コピーを受信」の役割に割り当てられた受信者によって適切にダウンロード、保存、または印刷されることを確認する必要があります。
他の役割への影響
受信者の管理設定は、署名リクエストで「署名者」や「承認者」として割り当てられているユーザーには影響しません。 すべての受信者が署名リクエストを完了すると、これらのユーザーは、完了した署名リクエストを「My Signed Documents」フォルダ内に受け取ります。
誤って「署名者」または「承認者」として署名リクエストに追加された受信者は、署名リクエストを拒否できます。 拒否すると、そのユーザーは署名リクエストの受信者から除外されるため、署名済みドキュメントの最終的なコピーがユーザーのBoxアカウントに保存されることはありません。 ただし、完了した署名リクエストへの一時的なリンクが記載されたメールは、「署名者」または「承認者」として割り当てられている受信者にも送信されます。