フォルダにグループを招待する機能を有効にすると、エンドユーザーは企業が所有しているフォルダへのコラボレーションに、各メンバーを個別に招待するのではなく、同じ企業内のグループを招待できます。
フォルダとグループは、同じ企業に属している必要があります。 グループをコラボレーションに招待すると、そのグループにコラボレーションのアクセス権限が付与されます。 グループメンバーには、メールによるコラボレーションの招待もBox通知センターの通知も届きません。
この機能はEnterpriseおよびBusinessアカウントでのみ使用できます。 フォルダにグループを招待する設定が、他のフォルダコラボレーション制限よりも優先されることはありません。
前提条件
エンドユーザーがグループを招待するには、管理者が以下を構成する必要があります。 最初の2つの設定はデフォルトで有効になっています。
- 企業のグループ招待を有効にします。 管理コンソールで [Enterprise設定] > [コンテンツと共有] > [コンテンツのコラボレーション] に移動し、[ユーザーに項目へのグループコラボレータの招待を許可する] を選択します。 これにより、エンドユーザーは管理者以外のページからグループを招待できるようになります。
- 特定のグループを招待できるようにします。 管理者は、個々のグループを共有フォルダに招待できるユーザーを細かく管理できます。 エンドユーザーが特定のグループを招待できるようにするには、[ユーザーとグループ] > [グループ] に移動し、グループを選択して、[グループの詳細] セクションで [編集] をクリックし、[権限設定] で [会社] が選択されていることを確認します。
- 招待するユーザーの共有連絡先を有効にします。 [ユーザーとグループ] > [管理対象ユーザー] でユーザーを選択し、[ロールおよびアクセス権限] セクションで [コラボレータの招待時に管理対象ユーザーを表示する] チェックボックスをオンにします。 この設定は新しいユーザーが作成されるとデフォルトで有効になりますが、ユーザーごとに有効/無効にすることもできます。
フォルダへのグループの招待
コラボレータを招待するには、フォルダの所有者、共同所有者、または編集者である必要があります。
- 共有したいフォルダにカーソルを置き、[共有] をクリックします。 また、フォルダを右クリックして [共有] を選択することもできます。
- [ユーザーを招待] フィールドにグループ名を入力すると、オートコンプリートでグループのリストが表示されます。
- グループを選択します。
- [送信] をクリックします。
注:
- オートコンプリートは短い検索クエリ向けに設計されているため、グループ名の検索は100文字に制限されています。 100文字より多く入力すると、オートコンプリートのリストには結果が表示されません。 より長い名前のグループを探すには、名前の最初の部分だけを入力し、候補からグループを選択します。
- グループのアクセスレベルを変更したり、招待後にグループを削除したりするには、コラボレータの管理を参照してください。
- グループコラボレーションフォルダを社外に転送すると、すべてのグループコラボレーションが削除されます。