管理対象ユーザー向け通知メールの管理

Boxからの通知を使用すると、管理対象ユーザーは、自分の作業や自分の作業に関連したアクティビティについて、常に最新の情報を把握することができます。デフォルトでは、すべての通知メールはアカウント所有者のBoxのプライマリメールアドレスに送信されるように設定されています。

 

代替の通知用メールアドレス

代替の通知用メールアドレス機能とは、管理対象ユーザーが、Boxのプライマリメールアドレスとは別の確認済み通知用メールアドレスで通知メールを受け取れるようにするための機能です。通知メールの設定には、以下の方法があります。

• 管理者が管理コンソールで行う方法
• 管理者または開発者がAPI経由で行う方法
• エンドユーザーがウェブアプリで行う方法(管理者がEnterprise設定で、エンドユーザー自身によるメールアドレスの変更を許可している場合)

この機能は、Starterアカウント以上のお客様のみが利用できます。

 

この機能はどのような用途に役立つのですか?

外部の管理対象ユーザーやサービスアカウントの管理者( IT@company.comなど)にも、必要な情報を通知できるようになります。

 

外部ユーザーを管理している管理者は、外部の管理対象ユーザーそれぞれにルーティングできないメールアドレスを割り当てている場合がありますが、こうしたメールアドレスではBoxからの通知を受け取ることができません。一方、組織の管理者またはBoxアカウント所有者は、Boxからの通知を受信できる通知用メールアドレスを追加できます。

 

社内コンテンツを所有しているサービスアカウントが存在しているが、引き続きそのフォルダに関するアクティビティについて通知を受け取りたいという場合は、Boxからの通知を受信する管理者またはITチームの通知用メールアドレスを追加できます。

 

通知用メールアドレスには、Boxからどのような通知が送られるのですか?

確認が完了した通知用メールアドレスには、コメント、コラボレーション、アカウントに関するすべての通知メール(パスワードリセットのメールを含む)が送られます。デフォルトでは、通知用メールアドレスは、Boxアカウントの作成に使用されたプライマリメールアドレスに設定されます。

 

通知用メールアドレスの設定後も、プライマリメールアドレスには通知メールが送られるのですか?

いいえ。アドレスの確認後は、通知用メールアドレスだけが通知メールを受け取ることになります。

 

通知用メールアドレスでBoxにログインすることはできますか?

いいえ。通知用メールアドレスでログインしたり、そのアドレスがリンクされたプライマリアカウントのコンテンツを閲覧したりすることはできません。

 

通知用メールアドレスはBoxアカウントに関連付ける必要がありますか?

いいえ。通知用メールアドレスを関連付けるBoxアカウント所有者はどのようなタイプ(無料ユーザーまたは管理対象ユーザー)でもよく、Boxアカウントに関連付けられていてもいなくても構いません。

 

通知用メールアドレスを複数のプライマリBoxアカウントに関連付けることはできますか?

はい。1つのメールアドレスで複数のBoxアカウントへの通知メールを受け取ることができます。たとえば、bob@gmail.comをbob123@box.comとbob456@box.comの通知用メールアドレスに設定できます。この場合、bob@gmail.comは、両方のBoxアカウントへの通知メールを受け取ります。

 

通知用メールアドレスが確認されていない場合、どのような影響がありますか?

アカウントに追加した通知用メールアドレスの確認がまだ済んでいない場合、Boxからの通知メールは引き続きプライマリメールアドレスに送られます。

 

プライマリメールアドレスの通知設定は、通知用メールアドレスにも適用されますか?

はい。エンドユーザーがユーザー通知の設定を行うには、Boxウェブアプリで[アカウント設定] > [共有]に移動します。プライマリアカウントでのユーザー通知設定は、通知用メールアドレスにも適用されます。

 

プライマリアカウントに予備メールエイリアスが設定されている場合、どのような影響がありますか?

ユーザーが1つ以上の予備メールエイリアス(リンクされたメールアドレス)を設定している場合、各予備メールエイリアスに対する通知は、通知用メールアドレスにも送られます。

 

 

設定

管理者は管理コンソールを使用して通知用メールアドレスを設定できます。管理者または開発者はAPIを使用して通知用メールアドレスを設定できます。また、Boxアカウント所有者は各自、Boxウェブアプリを使用して通知用メールアドレスを設定できます(管理者がEnterprise設定でエンドユーザー自身によるメールアドレスの変更を許可している場合)。

 

組織全体(Enterprise ID単位)管理者による設定

管理コンソールで、[Enterprise設定] > [通知] > [メール通知]に移動します。通知用メールアドレスに関連するEnterprise設定は2つあり、各設定に対する変更はセキュリティログレポートに記録されます。

 

 

[すべてのユーザーが代替の通知用メールアドレスでBoxからの通知を受信できるよう許可する]設定では、次のようにします。

• 組織全体(Enterprise ID単位)で、代替の通知用メールアドレス機能を有効にします。
  • この設定を有効にした場合は、Boxからのすべての通知は確認済みの通知用メールアドレスに送信されます。
  • この設定を有効にしない場合、Boxからのすべての通知は管理対象ユーザーのプライマリメールアドレスに送信されます(通知用メールアドレスが指定されている場合を含む)。過去に指定された通知用メールアドレスは削除されません。

[ユーザーによる通知用メールアドレスの変更を許可する]を有効にすると、通知用メールアドレスを変更できる[メールの変更]オプションがウェブアプリの[アカウント設定]に表示されます。

 

 

推奨される設定

1. 組織全体(Enterprise ID単位)で代替の通知用メールアドレス機能を有効にする場合でも、エンドユーザーが自分のアドレスを指定できないようにするには、[すべてのユーザーが代替の通知用メールアドレスでBoxからの通知を受信できるよう許可する]を選択します。この設定は、エンドユーザーに代わって設定したい場合のみ行ってください。これは、[ユーザーとグループ]タブで設定できます。
2. エンドユーザーが代替の通知用メールアドレスでメール通知を受信できるようにし、かつエンドユーザーが自分で通知用メールアドレスを指定できるようにしたい場合は、[すべてのユーザーが代替の通知用メールアドレスでBoxからの通知を受信できるよう許可する]と[ユーザーによる通知用メールアドレスの変更を許可する]を選択します。この設定は引き続き、エンドユーザーに代わって行うことができます。これは、[ユーザーとグループ]タブで設定できます。

既存の管理対象ユーザー向けに通知用メールアドレスを追加するには:

1. 管理コンソールから、[ユーザーとグループ]に移動します。
2. 通知用メールアドレスを追加する管理対象ユーザーを検索します。
3. [通知メール]フィールドにメールアドレスを追加します。
4. [保存]をクリックします。

この通知用メールアドレスに確認のメールが送信されるので、管理対象ユーザーは確認する必要があります。

Enterprise設定で[すべてのユーザーが代替の通知用メールアドレスでBoxからの通知を受信できるよう許可する]が有効な場合、管理対象ユーザーが通知メールを確認すると、Boxからの通知メールはそのアドレスに送信されるようになります。

 

既存の管理対象ユーザーの通知用メールアドレスを削除するには

1. 管理コンソールから[ユーザーとグループ]に移動し、通知用メールアドレスを削除する管理対象ユーザーを検索します。
2. [通知メール]ボックスのメールアドレスを削除し、[保存]をクリックします。

新規管理対象ユーザー、またはプライマリBoxアカウントが未確認の管理対象ユーザーの通知用メールアドレスを設定するには、通知用メールアドレスでBoxからの通知を受け取るために、プライマリBoxアカウントを確認しておく必要があります。管理者には以下の選択肢があります。

1. プライマリメールアドレスでメールを受け取れる場合は、まずエンドユーザーにプライマリBoxアカウントの確認(招待メールの承認とパスワードの設定)を依頼します。その後、上記と同じ手順で通知用メールアドレスを設定できます。
2. ユーザーのプライマリメールアドレスでメールを受け取れない場合は、管理者がそのユーザーのアカウントを自己確認します。管理対象ユーザーのアカウントを管理者が自己確認できるようにするには、Boxカスタマーサクセスマネージャ(CSM)に連絡するか、サポートチケットを申請する必要があります。この設定は、デフォルトでは無効です。プライマリアカウントを確認したら、上記と同じ手順で通知用メールアドレスを設定できます。

 

エンドユーザーによる設定

エンドユーザーが自分で通知メールの設定を行うには、2つのEnterprise設定を有効にしておく必要があります。

1. [すべてのユーザーが代替の通知用メールアドレスでBoxからの通知を受信できるよう許可する]
2. [ユーザーによる通知用メールアドレスの変更を許可する]

エンドユーザーが自分の通知用メールアドレスを設定するには:

1. 管理コンソールから、[アカウント設定] > [共有]タブ > [メール通知]セクションに移動して、[メールの変更]をクリックします。[メールの変更]が表示されない場合は、Enterprise設定で必要な設定を行ってください。

    

   

 

2. Boxからの通知メールを受け取る通知用メールアドレスを入力します。プライマリメールアドレスとは違うメールアドレスにしてください。
3. [保存]をクリックし、保留中となっている通知用メールアドレスを確認します。

    

   

 

4. 通知用メールアドレスの受信トレイにログインし、通知メールを確認します。確認するには、[メールの確認]をクリックします。

 

 

5. プライマリBoxアカウントにログインし、通知用メールアドレスを確認します。ユーザーがすでにプライマリBoxアカウントでBoxにログインしている場合は、確認ページが表示されます。

 

• ユーザーがプライマリBoxアカウントでBoxにログインしていない場合は、ログインするよう求められます。
  • SSOを導入していない会社では、[ログイン]をクリックするとパスワードを入力するように求められます。
  • SSOが有効になっている会社では、[ログイン]をクリックすると会社のSSOログインページが表示されます。

• 別のプライマリBoxアカウントでログインしている場合は、エラーメッセージが表示されます。

6. 通知用メールアドレスが確認されると、通知メールが以下のように表示されます。

 

 

エンドユーザーが自分の通知用メールアドレスを削除するには:

1. [アカウント設定] > [共有]タブ > [メール通知]セクションに移動して、[デフォルトに戻す]をクリックします。
2. [OK]をクリックします。

    

   

通知用メールアドレスがBoxアカウントから削除され、通知先がプライマリメールアドレスにリセットされます。

 

APIによる設定

管理者/共同管理者は、[Enterprise設定]タブの設定に関係なく、開発者APIを使用してユーザーの通知用メールアドレスを更新できます。

 

 

レポート

ユーザーアクティビティレポートには、通知用メールアドレスの変更に関連するユーザーと管理者の操作が記録されます。セキュリティログレポートには、代替の通知用メールアドレスに関連するEnterprise設定の変更が記録されます。

 

ユーザーアクティビティレポート

ユーザーアクティビティレポートを実行できるユーザーは次のとおりです。

• 管理者
• レポートの実行権限を持つ共同管理者
• レポートの実行権限を持つグループ管理者

このレポートにアクセスするには、[レポート] > [ユーザーアクティビティ]レポート > [ユーザー]セクションに移動します。その後、次の2つの設定を行います。