[コンテンツと共有] の設定を使用して、ファイルのコラボレーションおよび共有で、管理対象ユーザーが使用できるさまざまなタイプの権限を有効または無効にできます。 このトピックのセクションは以下のとおりです。
- 共有リンク
- カスタム共有リンク
- コンテンツのコラボレーション
- Canvas
- 電子すかしの適用
- コンテンツの作成
- Hubs
- ファイルリクエスト
- Relay
- フォルダレベルメタデータのカスケード
- 自動有効期限切れ
- ごみ箱
共有リンク
[共有リンク] セクションでは、管理対象ユーザーが所有するコンテンツの共有リンクの設定および権限を構成します。
- 共有リンクを許可する対象
-
共有を許可するコンテンツの種類を定義します。 次のいずれかを選択します。
- [フォルダとファイル] (デフォルト) - アカウント内のすべてのコンテンツに対して、このオプションの共有リンク設定が使用されます。
- [フォルダのみ] - アカウント内のフォルダに対して、このオプションの共有リンク設定が使用されます。 ファイルの共有リンクは作成できますが、ファイルの共有リンクの共有オプションは [招待されたユーザーのみ] だけです。つまり、共有リンクを使用したファイルにアクセスできるのは、フォルダに招待されたコラボレータのみです。
- [ファイルのみ] - アカウント内のファイルに対して、このオプションの共有リンク設定が使用されます。 フォルダの共有リンクは作成できますが、フォルダの共有リンクの共有オプションは [招待されたユーザーのみ] だけです。つまり、共有リンクを使用したフォルダにアクセスできるのは、フォルダに招待されたコラボレータのみです。
- [なし (共有を制限)] - ファイルやフォルダに招待されたコラボレータ以外のすべてのユーザーに対して共有リンクを無効にします。
- 会社の定義
-
「会社のユーザー」を定義する設定を選択する場合は、「会社のユーザー」が意味することを定義します。 次のいずれかを選択します。
- [メールドメインを持つユーザー] (デフォルト) - 「会社のユーザー」は、会社のドメイン内のメールアドレスを持つ任意のユーザーと定義されます (このオプションでは、会社のドメインが表示されます)。
- [Enterprise ID] - 「会社のユーザー」は、アカウント内の管理対象ユーザーのみと定義されます。
1つのメールドメインを共有する複数の会社で構成される企業の管理者は、少なくとも1つのカスタムサブドメインを作成することになります。 しかし、大企業によっては、それぞれ個別のEIDを所有する複数の会社で構成されている場合もあります。 「会社のユーザー」との共有リンクを組織全体ではなく会社ごとにアクセスできるようにするには、[Enterprise ID] を選択します。
重要
会社の定義の値を [メールドメインを持つユーザー] から [Enterprise ID] に変更すると、EIDが異なる会社のユーザーは、以前「会社のユーザー」と共有されたリンクにアクセスできなくなります。 同様に、他の会社のユーザーとリンクを共有していたユーザーは、これまでのように共有できなくなります。
- 共有リンクにアクセスできるユーザー
-
上記で選択したコンテンツの種類で使用できるアクセスオプションを定義できます。 デフォルトでは、すべてのオプションが有効になっています。つまり、適切な権限を持つユーザーなら誰でも、各自のコンテンツに付与するアクセス権限を項目ごとに選択できます。 次のいずれかを選択します。
- [リンクを知っている全員、会社のユーザー、このフォルダ内のユーザー] (デフォルト) - リンクを知っている全員がアクセスできます。 ただし、ユーザーはこれらのリンクに対してパスワードや有効期限を設定できます。 ログインは必要ありません。
- [会社のユーザーとこのフォルダ内のユーザーのみ] - これは、メールドメインがアカウントに追加されている場合にのみ使用できます。 この設定を有効にしてリンクを作成すると、Boxアカウントのすべてのユーザーがリンクを表示できます。追加されたメールドメイン内のユーザーが外部のBusinessレベル (以上) のアカウントに含まれている場合でも、リンクを表示できます。
- [このフォルダ内またはファイルのユーザーのみ] - このフォルダにコラボレータとして追加されたユーザーのみが共有リンクからコンテンツにアクセスできます。 ただし、親フォルダで別の共有リンクの権限が許可されている場合は例外です。この場合は、親フォルダの共有リンクの権限が継承されます。
この設定を変更すると、企業が所有するコンテンツに新たな種類の共有リンクを作成できるようになります。 既存の共有リンクもこの設定の影響を受けます。つまり、以前作成した共有リンクの幅広いアクセス権限には、制限の厳しい設定が適用されます。 たとえば、この設定を [リンクを知っている全員] から制限がより厳しい設定に変更すると、管理対象ユーザーは公開共有リンクを作成できなくなります。 さらに、既存の公開共有リンクは、[会社のユーザー] に変更されます。
この設定の制限をより厳しいものに変更し、後で元に戻した場合、設定の変更前に作成された共有リンクのタイプは維持されます。
- 共有リンクに対するデフォルトのアクセス権限
-
新たに作成される共有リンクのデフォルトのアクセスレベルを定義します。 以前の設定でアクセスオプションを制限していた場合、ここでのオプションも適宜制限されます。
- [リンクを知っている全員] (デフォルト) - リンクを知っている全員にコンテンツが公開されます。 ファイルの閲覧者はログインする必要はありません。
- [会社のユーザー] - リンクを知っている社内のユーザー全員、またはこのファイルに招待された全員がコンテンツにアクセスできます。
- [このフォルダ内のユーザー] - このフォルダでコラボレーションしているユーザーのみがコンテンツにアクセスできます。
- 共有リンクの権限
-
ファイル、フォルダ、およびBox Notesの共有リンクに対して許可されるデフォルトの権限を定義します。 ファイル、フォルダ、およびBox Notesの場合、ユーザーがリンクを共有するときに、許可される最大権限とデフォルトの権限の両方を定義します。それぞれについて以下の値から選択します。
- 表示、ダウンロードおよび編集可能
- 表示およびダウンロード可能
- 表示および編集可能
- 表示のみ可能
上記のオプションの各要素について:
- 表示とは、リンク受信者が項目のプレビューのみ可能であることを意味します。 ダウンロードと編集は無効になっています。 管理対象ユーザーがこの設定をフォルダおよびファイルレベルで切り替えることはできません。
- ダウンロードとは、リンク受信者がファイル、フォルダ、およびBox Notesをダウンロードできることを意味します。 このオプションが有効になっている場合、管理対象ユーザーは、フォルダおよびファイルレベルでダウンロード設定を切り替えることができます。
- 編集とは、リンク受信者がリンク先のファイル、リンク先フォルダ内のファイル、またはBox Noteを編集できることを意味します。 具体的に、編集可能なファイル共有リンクとは、Boxに保存されているファイルに対して、そのファイルのリンクを知っているユーザーに編集権限を付与する共有リンクです。 許可する権限に編集を含めることで、管理対象ユーザーは、Box内のファイルの [共有] ウィンドウで編集オプションを選択できるようになります。
カスタム共有リンク
カスタムURLを使用すると、ユーザーは作成した共有リンクのURLをカスタマイズできます。 これにより、覚えやすいカスタマイズしたURLを使用することで、(社内外を問わず) 多くのユーザーグループがコンテンツに簡単にアクセスできるようになります。 このリンクの利用可能範囲を [リンクを知っている全員] に設定すると、リンクされたフォルダまたはファイルは公開され、アクセス可能になります。 カスタムURLは、製品ドキュメントやマーケティング資料などの一般向けに公開する資料に適しており、機密性の高いコンテンツを安全に共有するためのものではありません。
- パブリックアクセスのリンクにカスタム共有リンクURLを許可する
-
このチェックボックスをオンにすると、すべてのユーザーに公開して共有するためのカスタムURL機能が有効になります。 カスタムリンクの例: https://.box.com/v/custom-public-link
このチェックボックスをオフにすると、企業でカスタムURLを作成できなくなります。 このオプションを無効にすると、セキュリティが [リンクを知っている全員] に設定されている既存のカスタムURLが無効になります。 ただし、後で公開カスタムURLを再度有効にすると、既存のリンクは再び有効になります。 この設定はセキュリティレベルが [会社およびコラボレータのみ] のカスタムURLには適用されません。
デフォルトではオフになっています。
- 共有リンクURLのカスタムドメインを表示する
-
カスタムドメインを共有リンクのURLに表示できるようにするには、このチェックボックスをオンにします。
デフォルトではオンになっています。
コンテンツのコラボレーション
このセクションでは、フォルダの所有者が項目でコラボレーションする際に選択できるようにするロール/権限を選択したり、その他のコラボレーション設定を定義したりします。
- 使用できるロール
-
コラボレータに選択できるロールを決定します。 ここで選択したロールは、コラボレータのアクセス権限を設定する際に選択できるようになります。 各ロールには異なるアクセス権限が付与されています。
デフォルトでは、すべてのロールが選択されています。
- デフォルトのコラボレーションロール
-
ユーザーが共有するファイルに組織全体でデフォルトで設定されるアクセスレベルを決定します。 次のいずれかを選択します。
- 編集者 (デフォルト)
- ビューアー (セキュリティを強化する場合)
注
ユーザーは、コラボレータを招待するときにこの設定を変更できます。
- 招待の制限
-
コラボレータを招待できるユーザーを決定します。 このオプションを選択すると、フォルダの所有者と共同所有者、および管理者 (共同管理者とグループ管理者を含む) だけが、指定したフォルダにコラボレータを招待できます。
デフォルトではオフになっています。
- 招待リンクの有効化
-
ユーザーが招待リンクを使用してコラボレーションできるようにするかどうかを決定します。 招待リンクは、リンクをクリックしたユーザーに対して、フォルダへのコラボレータアクセスを提供します。 招待リンクが無効になっていても、ユーザーは、Boxによって安全に送信される招待メールを使用してコラボレータを招待することができます。
保留中のコラボレーションの招待は、承諾されなければ、30日後に期限切れになります。
デフォルトではオンになっています。
- グループ招待の有効化
-
ユーザーがフォルダでのコラボレーションにグループを招待できるようにするかどうかを決定します。 グループの招待を有効にすると、編集者、共同所有者、所有者の権限を持つコラボレータは、グループコラボレータを招待したり、項目に対するグループコラボレータの権限を変更したりできるようになります。
デフォルトではオンになっています。
- 所有権移管の制限
-
管理者以外のユーザーがファイルやフォルダの所有権を外部コラボレータに移管したり、自社が所有するファイルやフォルダを外部アカウントが所有するフォルダに移動したりできるようにするかを決定します。 このオプションを選択すると、ファイルやフォルダの所有権を外部コラボレータに移管できなくなります。
アカウントの管理者と共同管理者は引き続き外部コラボレータに所有権を移管できます。
デフォルトではオフになっています。
- 外部コラボレーション
- ユーザーのコラボレーションをすべての外部コラボレータと可能にするか (デフォルト)、許可リストに登録されたドメイン内の外部コラボレータのみに制限するかを決定します。 詳細については、コラボレーションを許可リストに登録済みのドメインのみに制限するを参照してください。
Canvas
Box Canvasは、付箋、図形、テキスト入力、画像のアップロードなどを使用してチームがコラボレーションできる、ビジュアルコラボレーション/ホワイトボードのツールです。
- Canvasの構成
- Box Canvasを使用できるユーザーを定義します。 [構成の編集] をクリックし、以下のいずれかを選択します。
- [すべての管理対象ユーザーに対して無効にする]
- [すべての管理対象ユーザーに対して有効にする] (デフォルト)
- [選択したユーザーとグループに対して有効にする] を選択し、ユーザー名、メールアドレス、またはグループを1つ以上入力する
- [選択したユーザーとグループ以外のすべてのユーザーとグループに対して有効にする] を選択し、ユーザー名、メールアドレス、またはグループを1つ以上入力する
電子すかしの適用
電子すかしを適用すると、無許可での共有を阻止するために、現在の表示ユーザーの名前とアクセス時刻を示す半透明のオーバーレイがドキュメントのコンテンツ全体に適用されます。 Boxユーザーが共有ファイルへの電子すかしの追加を選択した場合に、すべてのファイルの電子すかしをラスター電子すかしにするかどうか、またはファイルの種類に応じて電子すかしをベクター電子すかしにするかラスター電子すかしにするかを決定できます。
- 電子すかしの適用
-
ファイルの種類に応じて適用する電子すかしを決定します。 次のいずれかを選択します。
-
[ベクター電子すかしおよびラスター電子すかし] (推奨) - どのような解像度でも電子すかしの画像を読み取ることができます。また、テキストの検索やリンクのクリックを可能にするほか、非常に小さいファイルサイズのオーバーヘッドを提供します。ただし、ドキュメントベースのファイルでしか使用できません。 ラスター電子すかしは、すべての画像ファイルで使用されます。
ベクター電子すかしを適用できる「ドキュメントベースのファイル」は、PDFがサポートされているファイルでもあります。 このようなファイルの種類は、サポートされているファイルの種類で、PDFのサポート列がはいになっています。
注
電子すかしの種類は、ユーザーがファイルまたはフォルダに電子すかしを追加したときに、ファイルの種類に応じて自動的に適用されます。
- [ラスター電子すかしのみ] (デフォルト) - セキュリティを強化しますが、解像度のスケーリング、検索、クリック可能なリンクの提供に対応していません。また、ファイルサイズのオーバーヘッドがやや大きくなるため、使いやすさが低下します。 この電子すかしを削除すると、基になるコンテンツに必ず変更が発生します。
-
電子すかしの相違点
使用する電子すかしの種類を決定するために、電子すかしの違いを確認してください。
| ベクター電子すかし | ラスター電子すかし | |
|---|---|---|
| 解像度 |
どのような解像度でも読み取り可能、表示の拡大/縮小に対応 |
上限は2048 x 2048ピクセル、表示の拡大/縮小には非対応 |
| テキストのコピー | 可 | 不可 |
| テキストの検索 | 可 | 不可 |
| リンク | クリック可 | クリック不可 |
| 基になるコンテンツの変更 | 不可 | 可 |
| 電子すかしが適用されたドキュメントサイズ | 小さくなる | 大きくなる |
| ドキュメントのセキュリティ | 中 | 高 |
電子すかしのユースケース
[ベクター電子すかしおよびラスター電子すかし] のオプションを使用するユースケースを以下に示します。
- 読みやすさを維持する必要のある大容量ファイル (ブループリント、図表、小さい字体が多数含まれたファイルなど) を処理する場合。
- テキストをコピーして検索したり、ハイパーリンクをクリック可能にしたりする必要がある場合のテキストベースファイルを処理する場合。
- 共有する電子すかし付きファイルのサイズに関してストレージまたは帯域幅に懸念がある場合。
[ラスター電子すかしのみ] のオプションを使用するユースケースを以下に示します。
- テキストのコピーを禁止して、電子すかし付きファイルを制限する場合。
- 該当コンテンツのセキュリティレベルが高い場合。 電子すかしはセキュリティ強化対策の1つですが、ベクター電子すかしは、熟練した技術を持つハッカーに削除されてしまう可能性があることに注意してください。 ベクター電子すかしを削除すると、基になるドキュメントの元の形式に影響が生じます。 これは、電子すかしを削除すると基になるコンテンツにも必ず損傷が発生するラスター電子すかしとは若干異なります。
コンテンツの作成
このセクションでは、特定の種類のコンテンツの作成を制限できます。 制限を厳しくすると、管理者はコンテンツや構造を制御しやすくなります。 ただし、ユーザーによるコンテンツの作成がその分制限されるため、コラボレーションの度合いに影響する可能性があります。
- コンテンツ作成の制限
-
Boxインスタンスのルートレベルでフォルダ、ファイル、ブックマークを作成および削除できるユーザーを決定します。 このオプションを選択して、管理者以外のすべての管理対象ユーザーが、自分の [すべてのファイル] セクションでフォルダを作成、削除、移動できないようにします。
アカウント全体のフォルダ構造を作成し、その構造にユーザーを招待する場合は、この設定を有効にします。
注
[コンテンツ作成の制限] が有効になっている場合、管理者はフォルダの所有権を管理対象ユーザーに移管できますが、管理対象ユーザーが他のユーザーに所有権を移管することはできません。
デフォルトではオフになっています。
- タグ作成の制限
-
デフォルトではオフになっています。 アカウント内のファイルにタグを作成できるユーザーを決定します。 ユーザーはタグを使用して、コンテンツのラベル付けや検索を簡単に行えるようになります。 このオプションを選択してタグ作成を制限した後、タグを作成できるユーザーを以下から選択します。
- フォルダ所有者/共同所有者、管理者/共同管理者 (デフォルト)
- 管理者/共同管理者
- メールアップロード
-
ユーザーが特定のBoxフォルダにメール経由で添付ファイルをアップロードすることを許可するかどうかを決定します。
デフォルトではオフになっています。
Hubs
Box Hubsは、コンテンツを厳選して公開するためのツールで、チームはBoxのコンテンツからポータルを作成できます。 この設定では、Hubを表示、作成、共有できる組織内のユーザーを定義します。
入力できるユーザー名/メールアドレスおよびグループは、それぞれ最大100件です。100件を超える場合は、組織全体でファイルリクエストを有効または無効にする必要があります。
[権限設定] が [管理者のみ] に設定されているグループのみを選択できます。グループ権限の詳細については、グループの作成と管理を参照してください。
- Hubsを構成
- Box Hubsを使用できるユーザーを定義します。 [構成] をクリックし、以下のいずれかを選択します。
- [すべてのHubsユーザーに対して無効にする] (デフォルト)
- [すべてのHubsユーザーに対して有効にする (推奨)]
- [選択したユーザーとグループに対して有効にする] を選択し、ユーザー名、メールアドレス、またはグループを1つ以上入力する
- [選択したユーザーとグループ以外のすべてのユーザーとグループに対して有効にする] を選択し、ユーザー名、メールアドレス、またはグループを1つ以上入力する
ファイルリクエスト
ファイルリクエストを利用すると、Boxアカウントを持たないユーザーに対しても、リンクを介してファイルとメタデータをリクエストして入手できます。
- ファイルリクエストのユーザー
-
ファイルをリクエストできるユーザーを定義します。 [ユーザーを構成] をクリックし、以下のいずれかを選択します。
- [すべての管理対象ユーザーに対して無効にする]
- [すべての管理対象ユーザーに対して有効にする (推奨)] (デフォルト)
- [選択したユーザーとグループに対して有効にする] を選択し、ユーザー名、メールアドレス、またはグループを1つ以上入力する
- [選択したユーザーとグループ以外のすべてのユーザーとグループに対して有効にする] を選択し、ユーザー名、メールアドレス、またはグループを1つ以上入力する
注
- 入力できるユーザー名/メールアドレスおよびグループは、それぞれ最大100件です。 100件を超える場合は、組織全体でファイルリクエストを有効または無効にする必要があります。
- [権限設定] が [管理者のみ] に設定されているグループのみを選択できます。 詳細については、グループの作成と管理を参照してください。
- ファイルリクエストの権限
-
ファイルリクエストの作成を許可するフォルダ所有者のロールを定義します。 [権限を構成] をクリックし、以下のいずれかを選択します。
- [所有者/共同所有者]
- [所有者/共同所有者および編集者 (推奨)] (デフォルト)
- ファイルリクエストのリンクへのアクセス
-
ファイルのアップローダーにBoxアカウントへのサインインを求めるかどうかを定義します。 この設定を選択した場合、以下のようになります。
- 企業全体に適用されるため、個々のBoxアカウント所有者はこの設定を変更できません。
- 今後のすべてのファイルリクエストに加え、現在有効なすべてのファイルリクエストに遡って適用されます。
- ファイルリクエストにメールフィールドを追加するオプションは、アップロードの前にBoxへのログインを要求する場合と重複することになるため、無効になります。
- Boxアカウントを持たないユーザーが送信前にアカウントを作成するためのオプションが表示されます。
デフォルトではオフになっています。
Relay
Relayを使用すると、ユーザーは、Box内でのタスクやコンテンツ操作を自動化するワークフローを構築することができます。 有効にした場合、ユーザーは自身が所有または共同所有しているフォルダに自動化ワークフローを構築できるようになります。
- Relayのユーザー
-
Relayを利用できるユーザーを定義します。 [構成の編集] をクリックし、以下のいずれかを選択します。
- [すべての管理対象ユーザーに対して無効にする]
- [すべての管理対象ユーザーに対して有効にする (推奨)] (デフォルト)
- [選択したユーザーとグループに対して有効にする] を選択し、ユーザー名、メールアドレス、またはグループを1つ以上入力する
- [選択したユーザーとグループ以外のすべてのユーザーとグループに対して有効にする] を選択し、ユーザー名、メールアドレス、またはグループを1つ以上入力する
注
- 入力できるユーザー名/メールアドレスおよびグループは、それぞれ最大100件です。 100件を超える場合は、組織全体でRelayを有効または無効にする必要があります。
- [権限設定] が [管理者のみ] に設定されているグループのみを選択できます。 詳細については、グループの作成と管理を参照してください。
- Relayの権限
-
自分が所有者、共同所有者、または編集者となっているフォルダからワークフローを定義および開始できるユーザーを定義します。 [構成の編集] をクリックし、以下のいずれかを選択します。
- [所有者/共同所有者]
- [所有者/共同所有者および編集者 (推奨)] (デフォルト)
注
より制限的な構成 ([所有者/共同所有者]) に設定を変更すると、編集者が作成した既存のアクティブなワークフローは、引き続き設定どおりに動作し、[ワークフロー] ページに表示され続けます。 これらのワークフローを無効化したい場合は、Relay管理コンソールビューで設定できます。
- テンプレート公開の権限
-
ワークフローテンプレートを公開できるユーザーを定義します。 [構成の編集] をクリックし、以下のいずれかを選択します。
- [Relayの管理者および共同管理者のみがワークフローテンプレートを公開できる]
- [Relayユーザーがワークフローテンプレートを公開できる (推奨)] (デフォルト)
- [選択したユーザーとグループに対して有効にする] を選択し、ユーザー名、メールアドレス、またはグループを1つ以上入力する
- [選択したユーザーとグループ以外のすべてのユーザーとグループに対して有効にする] を選択し、ユーザー名、メールアドレス、またはグループを1つ以上入力する
注
- 入力できるユーザー名/メールアドレスおよびグループは、それぞれ最大100件です。 100件を超える場合は、組織全体でテンプレートの公開を有効または無効にする必要があります。
- [権限設定] が [管理者のみ] に設定されているグループのみを選択できます。 詳細については、グループの作成と管理を参照してください。
フォルダレベルメタデータのカスケード
フォルダレベルメタデータのカスケードを使用すると、ユーザーは、新規または既存のフォルダコンテンツに対してメタデータテンプレートとその属性値をカスケードできます。この設定を使用してカスケードの権限を付与するには、ユーザーにフォルダレベルメタデータを編集する権限が必要です。
- フォルダレベルメタデータのカスケードの権限
-
カスケードポリシーを作成できるユーザーを定義します。 [構成] をクリックし、以下のいずれかを選択します。
- [すべての管理対象ユーザーに対して無効にする] (デフォルト)
- [すべての管理対象ユーザーに対して有効にする]
- [選択したユーザーに対して有効にする] を選択し、ユーザー名またはメールアドレスを1つ以上入力する
- [選択したユーザー以外のすべてのユーザーに対して有効にする] を選択し、ユーザー名またはメールアドレスを1つ以上入力する
注
[選択したユーザーに対して有効にする] または [選択したユーザー以外のすべてのユーザーに対して有効にする] を選択した場合は、管理対象ユーザーのユーザー名またはメールアドレスを最大100件入力できます。
自動有効期限切れ
ここでは、共有リンクおよび招待したコラボレータのデフォルトの有効期限を定義します。
共有リンクの有効期限の設定
- リンクを作成してから指定の時間後にすべての共有リンクを無効にする
-
指定した日数の経過後にすべての共有リンクを無効にするかどうかを決定します。
注
共有リンクが自動的に無効になるように設定しても、コンテンツ自体は削除されません。 共有が解除されるだけです。
デフォルトではオンになっており、デフォルトの期間は60日です。
自動有効期限切れの場合の上限は49,710日です。
- リンクを作成してから指定の時間後に公開共有リンクを無効にする
-
デフォルトではオンになっており、値は60日に設定されています。 指定した日数の経過後に公開共有リンクのみを無効にするかどうかを決定します。
注
共有リンクが自動的に無効になるように設定しても、コンテンツ自体は削除されません。 共有が解除されるだけです。
デフォルトではオンになっており、デフォルトの期間は60日です。
自動有効期限切れの場合の上限は49,710日です。
- 設定の適用対象
-
共有リンクの有効期限を適用するコンテンツを決定します。 次のいずれかを選択します。
- フォルダとファイル
- フォルダのみ (デフォルト)
- ファイルのみ
注
この設定は、リンク有効期限ポリシーを1つ以上設定しないと使用できません。
- 項目所有者に有効期限前の指定した時間に通知する
-
共有リンクが設定されたコンテンツの所有者に、共有リンクの有効期限が切れる前に通知するかどうかを決定します。
デフォルトではオフになっています。 オンにした場合、デフォルトの期間は7日です。
- 項目所有者と編集者に有効期限の変更を許可する
-
コンテンツの所有者が、自分で作成した共有リンクの有効期限を変更できるようにするかどうかを決定します。
デフォルトではオンになっています。
注
この設定をオフにすると、有効期限付きの既存の共有リンクはすべて変更できなくなります。 この設定はお勧めしません。
招待したコラボレータの有効期限の設定
- 招待したコラボレータを自動的に削除する
-
指定した日数の経過後にコラボレータを削除するかどうかを決定します。
デフォルトではオフになっています。オンにした場合、デフォルトの期間は60日です。
- フォルダの所有者に有効期限の延長を許可する
-
[招待したコラボレータを自動的に削除する] が選択されている場合にのみ利用できます。 フォルダの所有者にコラボレーションの有効期限の延長を許可するかどうかを決定します。
デフォルトではオンになっています。
- 影響を受けるユーザーへの通知: 有効期限のn日前
-
[招待したコラボレータを自動的に削除する] が選択されている場合にのみ利用できます。 コラボレーションの有効期限が切れる前にコラボレータにメールで通知するかどうかを決定します。
デフォルトではオンになっており、デフォルトの期間は7日です。
注
Boxからのメール通知は、該当フォルダの所有者と共同所有者 (いる場合) に送信されます。 Boxから共同所有者に通知が送信されるのは、これから有効期限を迎える項目で直接コラボレーションしている場合のみです。 継承された権限を使用してコラボレーションしている共同所有者には送信されません。
- 設定の適用対象
-
[招待したコラボレータを自動的に削除する] が選択されている場合にのみ利用できます。 有効期限の設定を適用するコラボレータを定義します。 次のいずれかを選択します。
- 外部コラボレータ (デフォルト)
- すべてのコラボレータ
ごみ箱
ごみ箱を有効にすると、ユーザーごとにごみ箱フォルダが提供されます。 ユーザーが項目を誤って削除しても復元できるように、この設定をお勧めします。
- ごみ箱を有効にする
-
組織でごみ箱を使用するかどうかを決定します。
デフォルトではオンになっています。
- ごみ箱のコンテンツを完全に削除できるユーザー
-
[ごみ箱を有効にする] が選択されている場合にのみ、利用できます。 ごみ箱に移動されたコンテンツを完全に削除できるユーザーを決定します。 次のいずれかを選択します。
- [すべてのユーザー (自動化とポリシーを含む)] (デフォルト) - 組織内のすべてのユーザーは、ポリシーによって保持されていないコンテンツをごみ箱から削除することができます。
- [なし (ユーザー、ポリシーによるコンテンツ削除不可)] - リテンションポリシーの [廃棄アクション] が [コンテンツを完全に削除する] に設定されていても、リテンション期間が終了したコンテンツが完全に削除されることはありません。
- [管理者のみ] - 組織の管理者のみがごみ箱からコンテンツを削除できます。削除できるのは、ポリシーによって保持されていないコンテンツのみです。
- [管理者または共同管理者のみ] - 管理者と共同管理者のみがごみ箱からコンテンツを削除できます。削除できるのは、ポリシーによって保持されていないコンテンツのみです。
- [ポリシーのみ (ユーザーによるコンテンツ削除不可)] - ごみ箱からコンテンツを削除できるのは、ポリシーによってのみです。 リテンションポリシーの [廃棄アクション] が [コンテンツを完全に削除する] に設定されていると、リテンション期間が終了したコンテンツを削除できます。 Governanceのポリシーで保持されている項目を除き、ごみ箱の [次の期間の経過後にごみ箱の項目を自動的に削除] ポリシーにより、選択した期間に基づいてコンテンツが削除されます。
- [選択したユーザー] - (Box Governanceパッケージを所有している場合のみ利用可能) 最大1000件のユーザー名を入力できます (グループはサポートされていません)。ユーザーを1人も入力しなかった場合は、[ポリシーのみ] を選択した場合と同じ処理が行われます。
注
ごみ箱のコンテンツを完全に削除できるユーザーを選択する機能は、Box Governanceパッケージの一部としてのみ利用可能な機能です。
- 次の期間の経過後にごみ箱の項目を自動的に削除
-
この設定は、[ごみ箱を有効にする] が選択されている場合にのみ利用できます。 管理対象ユーザーのアカウントのごみ箱にあるコンテンツが完全に削除されるまでの保持期間を決定します。 この期間が過ぎると、項目は完全に削除されます。 この期間設定を変更しても、すでにごみ箱に入っている項目に新しい期間は適用されません。 次のいずれかを選択します。
- 7日
- 14日
- 30日 (デフォルト)
- 60日
- 90日
- [カスタム] - [カスタム] オプションを選択する機能は、Box Governanceパッケージの一部としてのみ利用可能な機能です。 [カスタム] オプションを選択した場合、7日から10年までの範囲で設定可能です。
- 項目の自動削除はしない (ポリシーによる場合も含む)
リテンションポリシーで管理されているコンテンツでは、そのリテンションポリシーによって設定されたリテンションがこの設定よりも優先されます。