Box Utilityにより、Salesforceのユーティリティバーから直接Boxにすばやくアクセスできるようになるため、Salesforceから移動することなくBoxコンテンツを操作できます。
このUtilityは、現在表示しているSalesforceレコードを自動的に検出するため、現在の作業に関連するコンテンツに簡単にアクセスできるようになります。 現行のリリースでは、Box Utilityを使用すると、Salesforceから直接、Box Notesの作成、編集、整理、およびコラボレーションが可能になります。 追加の機能が導入されると、同じBox Utilityの画面から利用できるようになる予定です。
顧客との会議の文書化、ケースの更新情報の取得、アカウントプランの作成などの業務において、Box Utilityは、Boxのコラボレーション、権限、バージョン履歴を活用しながら、メモを適切なSalesforceレコードに関連付けておくのに役立ちます。
Salesforceレコード用のメモの作成
Salesforceレコードを表示している状態でBox Utilityを開くと、新しく作成したメモは、そのレコードに関連付けられているBoxフォルダに自動的に保存されます。
レコードレベルのメモは以下の用途に適しています。
- 顧客との会議のメモ
- 商談計画
- ケースの調査の詳細
- 取引先の調査
- 内部コラボレーション
レコードにまだBoxフォルダが関連付けられていない場合は、メモを保存する前に、Box for Salesforceによって自動的にBoxフォルダが作成されます。
レコードレベルのメモには以下の特徴があります。
- レコードのBoxフォルダにアクセスできるユーザーが利用できます。
- 更新日時が新しい順に表示されます。
- Box Utilityから直接編集または削除できます。
- メモが作成されたSalesforceレコードとの関連付けが維持されます。
レコード外での個人用のメモの作成
Box Utilityは、ホームページ、リストビュー、Boxアプリなど、Salesforceレコード以外でも利用できます。このような場所で作成されたメモは、個人用の [My Salesforce Box Notes (私のSalesforce Box Notes)] フォルダに保存されます。 これらのメモは、Boxを通じて共有することを選択しない限り、非公開になります。
個人用のメモは、アイデアを記録したり、顧客を選定する前に会議メモを準備したり、後からSalesforceのレコードに関連付ける情報を整理したりするのに役立ちます。 レコードページからBox Utilityを開くと、個人用のメモが [その他のBox Notes] の下に表示され、簡単に参照または整理できます。
個人用のメモとレコードの関連付け
個人用のメモを作成し、後からそのメモをSalesforceレコードに属させることを決定した場合、メモをそのレコードに関連付けることができます。
- [その他のBox Notes] またはレコード以外の画面から、その他の操作 (⋮) メニューを開き、[関連付ける] を選択します。 Salesforceレコードを検索して選択し、確定します。
メモは、個人用のBox Notesフォルダから選択したレコードのBoxフォルダに移動されます。このフォルダでは、レコードレベルのメモになり、そのフォルダにアクセスできるユーザーが利用できるようになります。
メモの編集と削除
個人用のメモとレコードレベルのメモは両方とも、Box Utilityから直接編集または削除できます。 すべてのメモは、標準的な.boxnoteファイルとしてBox内に保存されるため、Salesforceからアクセスできる状態を維持しながら、自動的にBoxのコラボレーション機能、バージョン履歴、Box権限を利用できます。
注:
- レコードレベルのメモは、常に、関連付けられたSalesforceレコードに紐付けられた状態です。
- 個人用のメモは、Salesforceレコードに関連付けるか、Boxを通じて共有するまで、非公開のままになります。
- すべてのBox Notesは、標準的なBoxファイルとして保存されるため、Boxの権限、コラボレーション機能、バージョン履歴を継承します。
SalesforceでBox Utilityを構成および設定する方法の詳細については、Setting up Box Utility in Salesforce (英語) を参照してください。