Box EnterpriseアカウントとSalesforceアカウントを両方お持ちのお客様は、追加料金なしでBox for Salesforceを利用できます。 Salesforce管理者は、Salesforceでホストされる設定ウィザードを使用すると、Box for Salesforce管理パッケージをすばやく簡単かつ正確に構成できます。
前提条件:
- Boxサービスアカウント
- Boxユーザーアカウント
- Salesforce管理者アカウント
- Salesforceユーザーアカウント
Box for Salesforce管理パッケージのインストール
Salesforce管理者として、以下の手順を実行します。
- Salesforce App Exchangeで [Get it Now (今すぐ入手)] をクリックして、Box for Salesforceパッケージをダウンロードします。
- Salesforceアカウントでログインします。
- インストール環境を選択します (稼働環境に展開する前に、まず、サンドボックス環境、開発環境、またはスクラッチ組織にインストールしてテストすることをお勧めします)。
- 利用規約に同意するためのチェックボックスをオンにして、[Confirm and Install (確認してインストール)] をクリックします。
- [Install for Admins Only (管理者のみにインストール)] を選択し、[Install (インストール)] をクリックします。
- サードパーティアクセスを承認するためのチェックボックスをオンにして、[Continue (続行)] をクリックします。
- これでアプリがインストールされます。 この処理には5～6分かかります。アプリが利用できるようになると、Salesforceからメールが届きます。
[クイック設定] ウィザード
重要な注意事項: [Box設定] ですべての設定を表示および変更できるのは、Box管理者権限セットが割り当てられているユーザーのみです。 以下の設定手順を完了するには、最初に、該当するユーザーにBox管理者権限セットを割り当てる必要があります。 Salesforceで権限セットを適用する方法を確認するには、こちらを参照してください。
Salesforce管理者として、Salesforceのアプリケーションランチャーで、[Box設定] を探して移動します。 その後、以下の [クイック設定] の手順を完了します。
[クイック設定] ウィザードでできること
-
Box管理者権限セットを付与されているユーザーは、以下を実行できます。
- BoxサービスアカウントをSalesforceに接続する
- Boxユーザーとしてログインする
- BoxでSalesforceコンテンツを保存するためのルートフォルダを割り当てる
- 権限セットをユーザーに割り当てる
- 他のすべてのユーザーは、以下を実行できます。
- Boxユーザーとしてログインする
Boxサービスアカウントにサインインする
最初に、Boxサービスアカウントを接続してサインインします。
Boxサービスアカウントは、Box for Salesforce統合を管理するための専用アカウントとして使用するため、個人ユーザーには割り当てないでください。 このアカウントには以下の特徴があります。
- Box上のSalesforceコンテンツを「所有」する
- 企業全体のSalesforceからBoxへのAPIコールを行う
- Boxの管理者または共同管理者レベルの権限が必要。この場合の管理者権限は以下のとおりです。
- ユーザーとグループを管理する
- ユーザーのコンテンツを表示/編集し、ユーザーのアカウントにログインする
- (必要に応じて) 会社のSignの権限/設定を編集する
- Boxでは、このアカウントのストレージ容量を無制限にすることをお勧めします。これは、統合のストレージ割り当てを表すためです。
Boxユーザーとしてログイン
次に、エンドユーザーとしてログインし、必要に応じて、各自の設定を変更します。
Box for Salesforce統合にログインするには、必ず企業のBoxアカウントを使用してください。管理対象外または外部のBoxアカウント所有者としてログインすることは、Box for Salesforceではサポートされていません。
注:
- このセクションは、すべてのBox for Salesforceユーザーに表示されるため、ユーザーは自分のBox for Salesforce設定を管理できます。
- Box for Salesforceを全面的に活用したいすべてのユーザーは、Boxユーザーとしてログインする必要があります。
- このユーザーは、サービスアカウントとは別にする必要があります。
- このユーザーは、サービスアカウントと同じメールドメインに属している必要があります。
自動コラボレーション
有効にすると、レコードページを表示したユーザーは、そのレコードが関連付けられているBoxフォルダにコラボレータとして自動的に追加されます。 無効にすると、ユーザーは手動で自分自身をフォルダに追加する必要があります。
シームレスログインを有効にする
有効にすると、ユーザーは、Salesforce内からBoxコンテンツにアクセスしようとするたびにBoxにログインする必要がなくなります。 無効にすると、ユーザーは、新しいブラウザセッションでSalesforce内からBoxコンテンツにアクセスしようとするたびにBoxにログインする必要があります。
ルートフォルダの割り当て
Salesforceに関連するすべてのBoxコンテンツのメインフォルダを設定します。 これは、Boxのフォルダ階層の最上位フォルダです。 これがルートフォルダであることを示す名前 (例: Salesforce root folderやSalesforce main folder) で新しいフォルダを作成することをお勧めします。
注: サービスアカウントがこのルートフォルダの所有者です。 このフォルダ内には、個々のレコードフォルダがあります。 Box for Salesforceには既成のフォルダ階層が用意されていますが、この階層は、カスタムコードまたはフローを使用して、組織のニーズに合わせてカスタマイズすることができます。
権限の割り当て
ユーザータイプ、プロフィール、Boxのアクセス権限を構成します。 Salesforceで権限セットを追加する方法の詳細については、こちらを参照してください。
サポートされている権限セットを以下に示します。
- Box管理者 - Box for Salesforce管理パッケージに対して管理者アクセス権限を必要とし、統合の設定を変更することができるユーザー
- Box標準 - 統合を使用するだけのユーザー
- Box Sign - Box for Salesforce統合でBox Sign機能を使用する必要があるユーザー
[詳細設定] ウィザード
[詳細設定] ウィザードでは、Box管理者権限セットを付与されているユーザーは以下を実行できます。
- SalesforceのページレイアウトにBoxコンポーネントを追加する
- BoxフォルダにSalesforceの権限を同期する
- 企業全体でシームレスログインを許可または禁止する
- 企業のBoxサブドメインを指定する (該当する場合)
- リードの変換時のフォルダマッピングをカスタマイズする
- 統合検索を設定する
- Box Signの設定を構成する
- Boxカスタムアプリを接続してExperience CloudでUI Elementsを使用する
ページレイアウトにBoxを追加
Boxコンポーネントが事前に構成されたLightningレコードページを設定します。
ここでは、以下の操作が可能です。
- Lightningレコードページでリード、取引先、取引先責任者、商談の各オブジェクトを構成する
- そのページのレイアウトをカスタマイズする
- その他の標準/カスタムオブジェクトおよびページにBoxコンポーネントや操作を追加する
詳細設定
シームレスログインとコンテンツの設定を構成します。
ここでは、以下の操作が可能です。
- SalesforceとBoxの権限を同期する
- 同期をスケジュールする
- シームレスログインを有効または無効にする
- 企業のBoxサブドメインを指定する (使用する場合)
SalesforceとBoxのアクセス権の同期
この設定を行うと、レコード固有フォルダに対するアクセス権を更新するたびに、Salesforceのアクセス権をモデルとして使用できるようになります。 これにより、Salesforce内で所定のレコードにアクセスできなくなった後に、統合を介してレコードコンテンツにアクセスしているコラボレータが削除されます。
Box管理者設定を使用しているユーザーは、[今すぐ同期] をクリックするか、実行するジョブをスケジュールすることで、処理を実行できます。
注:
同期しても、Box内で手動で追加されたコラボレーションには影響しません。
シームレスログイン (組織全体)
この機能を使用すると、Salesforce内からBoxへシームレスにログインできるようになります。 有効にすると、ユーザーの [Box設定] タブには [シームレスログイン] の設定が表示されます。 これにより、各ユーザーは自分のアカウントに対してシームレスログインを有効または無効にすることができるようになります。 シームレスログインを有効にした場合は、Boxアカウントへのログインを求めるプロンプトが (設定時に) 一度だけ表示されます。
(組織全体の) シームレスログインは、デフォルトで有効になっています。 これを無効にした場合、Boxアカウント所有者が新しいブラウザセッションでSalesforce内からBoxコンテンツにアクセスしようとするたびに、Boxへのログインを求められます。
管理者による委任承認 (Box管理者)
この機能を使用すると、手動でOAuthフローを実行する必要なく、Box for Salesforce内でBoxに対してユーザーを承認できます。 これを有効にすると、Box Enterpriseまたは選択したSalesforce組織内のすべてのユーザーが自動的に承認されます。 この機能は、[シームレスログイン] も有効になっている場合に最も効果的です。
Box管理者がこの機能を有効にする必要があります。
Box Enterpriseのサブドメイン (該当する場合)
Box Enterpriseでサブドメインを使用している場合 (app.box.comの代わりにcloud.app.box.comなど)、フィールドにそれを入力してください。
Box管理者は、Box管理コンソールの [Enterprise設定] > [カスタム設定] でBoxのサブドメインの値を確認できます。
マッピングとフォルダのカスタマイズ
Salesforce組織内のBoxフォルダ操作を自動化します。
リードフォルダの変換
この設定により、リードの変換時に、リードレコードに関連付けられているBoxフォルダが、事前に設定したオブジェクトフォルダに移動され、名前が変更されます。
リードフォルダは、新しいオブジェクトに変換されると、新しいオブジェクトの命名規則に合わせて自動的に移動され、名前が変更されます。例えば、リードフォルダは取引先フォルダに名前が変わります。
フォルダの親パスを非表示にする
この設定により、レコードにマッピングされている任意のBoxフォルダの親フォルダが非表示になります。 たとえば、ACMEレコードの場合、以下のようになります。
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有効にすると、フォルダパスにはACMEのみが表示されます。 ユーザーがACME内のサブフォルダに移動すると、フォルダパスにはACME > BETAと表示されます。
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無効にすると、ユーザーの権限に応じて、フォルダパス全体が表示されます (例: すべてのファイル > Salesforceフォルダ > アカウント > ACME)。
テンプレートフロー
Box for Salesforceには、ビジネスニーズに合わせて変更できる既成のフローテンプレートが付属しています。
統合検索
Salesforceのグローバル検索を使用すると、すべてのSalesforceクラウドでBoxのコンテンツを見つけることができます。
Boxファイルを検索することも、Boxファイル内のコンテンツを検索することも可能です。
統合検索を使用すると、こちらの記事に記載されている種類のファイル内でコンテンツを検索することができます。
Box Signの構成
Box SignをSalesforceオブジェクト用に構成します。
ここでは、以下の操作が可能です。
- Box Signを有効にするSalesforceオブジェクトを選択する
- Box Signボタンを作成する
- Box SignをSalesforceのページレイアウトに割り当てる
- Box Signのメール設定を選択する
- Box Signの自動リマインダを有効または無効にする
- 事前入力されるSalesforceのタグ設定を定義する
- Salesforceオブジェクトのデフォルトの受信者を指定する
- Salesforceオブジェクトの受信者ロールを選択する
- Salesforceオブジェクトの受信者の署名順序を指定する
設定方法については、以下を参照してください。
Experience Cloudの構成
Boxのカスタムアプリを接続して、選択したBox UI ElementsをExperience CloudのSalesforce Lightningコンポーネントとして追加します。 設定の詳細については、こちらを参照してください。
上記のBox UI ElementsをExperience CloudのLightningコンポーネントとして使用すると、企業のAPIコールの消費対象となります。
詳細については、salesforce@box.comまで英語でお問い合わせください。