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管理対象ユーザーの削除

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管理者または共同管理者は、ユーザーが退職した場合や、コンテンツにアクセスする必要がなくなった場合、Boxの管理対象ユーザーを削除する必要がある場合があります。ユーザーの退職時の処理については、従業員の退職処理のベストプラクティスガイドを参照してください。

コンテンツの転送

  • 削除する管理対象ユーザーがBox上にコンテンツを所有している場合は、そのコンテンツの所有権を別のBox管理対象ユーザーに移管するか、そのコンテンツを削除するかも選択します。
    ただし、ワークフローのみを所有するユーザーを削除すると、そのワークフローは削除を実行した管理者に転送されます。
  • ユーザーが所有していたファイルは、転送中、アクセスすることができません。つまり、この転送中は、ユーザーが所有していた共有コンテンツにコラボレータ全員がアクセスできなくなります。
  • 個々のファイルレベルでの既存のコラボレーションはこの処理中に転送されません。フォルダレベルでの既存のコラボレーションすべてに影響はありません。
  • コンテンツの転送処理は、ユーザーが所有するコンテンツの量に応じて完了までに時間がかかる場合があります。コンテンツの量が多いほど、所要時間は長くなります。エラーは発生していないものの、コンテンツの一部がすぐに新しい場所に表示されない場合でも、サポートに連絡するのは最大1日お待ちください。  処理が完了しない場合は、最も大きいフォルダをいくつか個別に転送することをお勧めします。  これを行うには、こちらの手順に従ってください。引き続きエラーが発生する場合は、 サポートチームにチケットを申請してください。
  • Boxでは、転送処理が単一の操作として実行されません。  転送対象のコンテンツは細かく分けられ、それぞれの転送処理が個別にスケジュールされます。このため、転送処理がすべて終わるまで、転送先ではフォルダツリーが一部ずつ順次表示されていくことになります。削除するユーザーが転送対象となるコンテンツを大量に所有している場合は、業務時間の終了後に転送を実行することをお勧めします。
    ユーザーを削除しても既存のコラボレーション (フォルダレベル) や共有リンクには影響しないため、ユーザーは移管完了後も引き続きそれらのコンテンツにアクセスできます。

EnterpriseアカウントでGovernanceを有効化していて、アクティブまたは撤回されたリテンションポリシーが設定されている場合は、コンテンツを転送しない限り、ユーザーを削除できません。

管理者および共同管理者の権限

実行できる操作の範囲は、管理者または共同管理者として持っている権限によって異なります。以下の表に、さまざまなシナリオと結果を示しています。


ロール
 		権限
 		ユーザーとコンテンツの削除
 		ユーザーの削除とコンテンツの転送  コンテンツを所有していないユーザーの削除
ユーザーを管理する ユーザーのコンテンツを編集する ユーザーのコンテンツを表示する コンテンツに対する権限
管理者 該当なし 該当なし 該当なし   ✅ ✅ ✅
共同管理者 ✅       ✅

 

✅

(転送は自分のみに可能)

 ✅
        ❌ ❌ ❌
✅ ✅     ✅ ✅ ✅
✅       ✅

 

✅

(転送は自分のみに可能)

 ✅
✅     削除対象の
ユーザーが所有するフォルダに対する
[編集者] 以上のコラボレーションロール		 ✅ ✅ ✅
✅   ✅   ✅

 

✅

(転送は自分のみに可能)

 ✅
✅       ✅

 

✅

(転送は自分のみに可能)

 ✅
✅     削除対象のユーザーが所有するフォルダに対する [編集者] 以上のコラボレーションロール ✅ ✅ ✅
グループ管理者

✅

 該当なし 該当なし   ❌ ❌ ❌
✅ 該当なし 該当なし   ❌ ❌ ❌
ヒント: 短期的な回避策としては、ユーザープロフィールの [ステータス] を [非アクティブ] にすることでユーザーをBoxからロックアウトし、コンテンツを凍結することもできます。ただし、すでにユーザーを非アクティブにしている場合、ユーザーと同じ画面が表示されますが、これはそのアカウントが非アクティブであることを示しています。その時点で、ユーザーのコンテンツにアクセスするには、コンテンツマネージャを使用してください。

管理対象ユーザーの削除

手順

管理対象ユーザーを削除するには、次の手順に従います。

  • [管理コンソール] [ユーザーとグループ] に移動します。
  • [管理対象ユーザー] タブを選択します。
  • ユーザー名をクリックします。
  • [ユーザーの削除] をクリックします。
  • ユーザーがBoxにコンテンツを所有している場合は、次の手順に従います。
    • 削除するユーザーのコンテンツの転送先となる、社内の別の管理対象ユーザーの名前とメールアドレスを入力します。ユーザーのごみ箱に残っているコンテンツも次のユーザーに転送されることに注意してください。
    • [続行] をクリックします。
  • ユーザーがRelayワークフローを所有している場合は、次の手順に従います。
    • 次のいずれかを選択します。
      • [コンテンツとワークフローを別のユーザーに転送する]。その後、既存の1人以上の管理対象ユーザーのメールアドレスを入力します。
      • [ワークフローを削除する]。
    • [続行] をクリックします。
  • [ユーザーの削除] をクリックします。

処理が完了すると、削除されたユーザーのコンテンツは、転送先のルートレベルにある [[削除されたユーザーのメールアドレス] - [削除されたユーザーの名前] のファイルとフォルダ] という名前のフォルダ内に表示されます。

旧デザインとの相違点
  • 手順3では、[このユーザーを削除] リンクをクリックします。
  • 手順7では、[削除] をクリックします。

結果

管理対象ユーザーを削除すると、以下のようになります。

  • 非アクティブな管理対象ユーザーのBoxアカウントは、引き続き有料の使用済みライセンスとなります。
  • ユーザーのアカウントを削除してもサブスクリプションのコストには影響しません。  購入したライセンス数の調整方法の詳細については、こちらの記事 (英語) を参照してください。
  • Boxから削除されたユーザーの名前は、ユーザーインターフェース全体で削除され、[以前のコラボレータ] または [匿名ユーザー] に置き換えられます。これには、以下の場所が該当します。
    • [ファイルのプロパティ] の [アップローダー]
    • ファイルアクティビティのコメント
    • ファイルの詳細のアクセス統計情報
  • 削除されたユーザーが作成したタスクは、[ファイルアクティビティ] ペインに表示されなくなります。
  • 削除したユーザーアカウントのユーザーアクティビティは、管理コンソールの [レポート] から引き続きレポートを作成できます。

ご質問がある場合は、Product Supportチームにチケットを申請してください。

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