Governanceの設定では、コンテンツに対するガバナンスを構成できます。
[リテンション] タブ
[リテンション] タブでは、コンテンツのリテンションポリシーを構成します。 リテンションは、ごみ箱に入っている場合でもコンテンツが保持される期間を定義します。 コンテンツは、ごみ箱に入っていても、リテンションポリシーの対象となっていて、リテンション期間が終了していない場合は完全に削除できません。 ここでは、リテンションポリシーの設定の一覧を示し、各設定について説明します。
- ポリシー名
- 短くてわかりやすい名前を入力します。 最大文字数は250文字です。
- ポリシーの説明
- ポリシーの目的や機能をまとめた説明を入力します (省略可)。 最大文字数は500文字です。
- リテンションの種類
-
リテンションポリシーを変更可能にするか、変更不可にするかを定義します。
変更可能リテンションポリシーでは、そのいずれの設定も変更できます。 ただし、SEC (米国証券取引委員会) の規則17a-4(f) など、特定の規制要件は満たしません。これには、電子ストレージメディアに記録を保持する規制対象事業者を対象とする特定の要件が定められています。
詳細については、変更可能リテンションと変更不可リテンションセクション (リテンションおよびリテンションポリシーについて) を参照してください。
- ポリシーの適用先
-
リテンションポリシーの適用先となるコンテンツを決定します。
重要
リテンションポリシーは、FINRAなどの規制要件を満たすよう設計されているため、この設定は、ポリシーを有効にすると変更できません。 ただし、例外としてリテンションポリシーにフォルダとメタデータを追加することは可能です。
次のいずれかを選択します。
- [特定のフォルダ内のコンテンツ]: 特定のフォルダ内のコンテンツを保持します。 このオプションを選択した場合は、リテンションポリシーの作成の次の手順で1つ以上のフォルダを選択します。
- [特定のメタデータを持つコンテンツ]: コンテンツのメタデータに基づいてコンテンツを保持します。 このオプションを選択した場合は、次の手順で1つ以上のメタデータオプションを選択します。 複数のメタデータオプションを選択すると、選択したメタデータのいずれかに一致するコンテンツにリテンションポリシーが適用されます。
- [特定の分類を持つコンテンツ]: コンテンツに適用された分類ラベルに基づいてそのコンテンツを保持します。 このオプションを選択した場合は、次の手順で1つ以上の分類ラベルを選択します。 複数の分類ラベルを選択すると、その分類ラベルのいずれかが適用されているコンテンツにリテンションポリシーが適用されます。
- [すべての新しいコンテンツ]: リテンションポリシーがアクティブなときに今後Boxに作成またはアップロードされるすべてのコンテンツにリテンションポリシーを適用します。
- 期間
-
リテンションポリシーに一致するコンテンツが保持される期間を、[開始日] の設定に基づいて決定します。
重要
この設定は、ポリシーが開始されると変更できません。
次のいずれかを選択します。
- 30、60、または90日間
- 1、3、6、または10年間
- カスタムの日数または年数
- 無期限
- 開始日
-
リテンション期間の開始日を決定します。 次のいずれかを選択します。
- [Boxへのアップロード日/Boxでの作成日]: コンテンツがBoxに追加またはアップロードされるとリテンション期間が開始されます。
- [特定のメタデータの開始日]: コンテンツのメタデータで指定された日からリテンション期間が開始されます。 これらの日付は、作成/アップロード日やイベント実施日のほかに、指定した日付にすることもできます。 たとえば、署名後に一定期間保持する必要がある契約書の場合は、メタデータに記録された署名日に基づくリテンションにすることができます。 また、雇用に関する書類は、従業員が退職した後に一定期間保持する必要があるため、メタデータに記録された退職日に基づくリテンションにすることができます。
- 廃棄アクション
-
リテンション期間の終了時に、リテンションポリシーで管理されていたコンテンツに対して自動的に行う処理を決定します。 廃棄アクションは、ファイルがリテンションの有効期限に達するまで評価されません。 つまり、管理者がリテンションポリシーの廃棄を更新した場合、そのポリシーの対象となっている、期限が切れていないすべてのファイルに適用されます。
次のいずれかを選択します。
- [なし]: リテンション期間が終了しても何も行われません。 適切な権限を持つユーザーは、コンテンツを手動で削除できます。
- [コンテンツを完全に削除する]: リテンション期間が終了すると、コンテンツがごみ箱にあるかどうかにかかわらず、完全に削除されます。 このオプションを選択した場合は、フォルダ所有者と共同所有者に対して完全に削除する日の延期を許可するよう選択することもできます。
注
[Enterprise設定] > [コンテンツと共有] > [ごみ箱] で、[ごみ箱のコンテンツを完全に削除できるユーザー] の設定が [なし (ユーザー、ポリシーによるコンテンツ削除不可)] になっている場合は、[コンテンツを完全に削除する] オプションを利用できません。
- メール通知
-
リテンションポリシーが今後14日以内に期限切れになるよう設定されているファイルを含むフォルダのリストが記載されたメールを毎週受信する管理対象ユーザーを決定します。 次のいずれかまたは両方を選択します。
- [フォルダの所有者と共同所有者]
- [指定したユーザー] 1つ以上のユーザー名またはメールアドレスをコンマで区切って入力します。
[リーガルホールド] タブ
[リーガルホールド] タブでは、コンテンツのリーガルホールドポリシーを構成します。 リーガルホールドでは、ごみ箱に入っている場合でも保持するコンテンツとその保持期間 (省略可) を定義します。
リーガルホールドポリシー
ここでは、リーガルホールドポリシーの設定の一覧を示し、各設定について説明します。
- リーガルホールド名
- 短くてわかりやすい名前を入力します。 最大文字数は250文字です。
- 説明
- ポリシーの目的や機能をまとめた説明を入力します (省略可)。 最大文字数は500文字です。
- ポリシーの適用先
-
ポリシーの適用対象となるユーザーまたはフォルダを決定します。 次のいずれかを選択します。
- [ユーザー (カストディアン)]: ポリシーのカストディアンユーザーを1人以上定義します。 ポリシーにより、定義された日付範囲内で (省略可)、ユーザーが所有、コラボレーション、または表示 (操作) していたすべてのファイルおよびファイルバージョンが取得されます。 カストディアンの全操作の一覧については、Box Governanceのリーガルホールドを参照してください。
- [フォルダ]: ポリシーの対象となるフォルダを定義します。 ポリシーで定義したすべてのフォルダとサブフォルダ内にあるコンテンツはすべて保持されます。
- 日付範囲 - コンテンツの作成
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[ポリシーの適用先] で [ユーザー (カストディアン)] を選択した場合のみ利用できます。 省略可。 ポリシーの対象となる日付範囲を定義します。 Box Governanceのリーガルホールドで説明したとおり、定義した日付範囲内でカストディアンが操作するすべてのファイルとファイルバージョンが保持されます。
[開始日] の値を設定しない場合、ポリシーは、有効にするとすぐに、関連するコンテンツに適用されます。
[終了日] の値を設定しない場合、ポリシーは、撤回するまで、関連するコンテンツに適用されます。
リーガルホールドのエクスポート
ここでは、リーガルホールドのエクスポートの設定の一覧を示し、各設定について説明します。
- エクスポート名
- 短くてわかりやすい名前を入力します。 最大文字数は250文字です。
- フォルダ
- フォルダベースのリーガルホールドのみで利用できます。リーガルホールドに含まれているフォルダから1つ以上を選択します。
- カストディアン
- カストディアンベースのリーガルホールドのみで利用できます。1つ以上のカストディアン名をコンマまたは改行で区切って入力します。
- ファイルの種類
-
エクスポートに含めるファイルの種類を決定します。 次のいずれかを選択します。
- [すべての種類] (デフォルト) - リーガルホールド内のすべてのファイルを含める場合
- 表示されている種類の1つ以上 - 選択した種類のファイルのみを含める場合
- 日付範囲
-
必須。 エクスポートに含めるファイルの日付範囲を決定します。 次のいずれかを選択します。
- [アップロード日を使用する] - Boxにアップロードされた日付に基づいてファイルを含める場合
- [コンテンツの作成日を使用する] - 作成日に基づいてファイルを含める場合
注
この日付範囲によってエクスポートに含まれるファイルが決まりますが、エクスポートされるのは、これらのファイルの最新バージョンです。