ガバナンスの設定

リテンションポリシーの適用先となるコンテンツを決定します。

次のいずれかを選択します。

• [特定のフォルダ内のコンテンツ]: 特定のフォルダ内のコンテンツを保持します。 このオプションを選択した場合は、リテンションポリシーの作成の次の手順で1つまたは複数のフォルダを選択します。
• [特定のメタデータを含むコンテンツ]: コンテンツのメタデータに基づいてコンテンツを保持します。 このオプションを選択した場合は、次の手順で1つまたは複数のメタデータオプションを選択します。 複数のメタデータオプションを選択すると、選択したメタデータのいずれかに一致するコンテンツにリテンションポリシーが適用されます。
• [すべての新しいコンテンツ]: リテンションポリシーがアクティブなときに今後Boxに作成またはアップロードされるすべてのコンテンツにリテンションポリシーを適用します。

リテンションポリシーに一致するコンテンツが保持される期間を、[開始日] の設定に基づいて決定します。

次のいずれかを選択します。

• 30、60、または90日間
• 1、3、6、または10年間
• 日数または年数のカスタマイズ
• 無期限

リテンション期間の開始日を決定します。 次のいずれかを選択します。

• [Boxへのアップロード日/Boxでの作成日]: コンテンツがBoxに追加またはアップロードされるとリテンション期間が開始されます。
• [特定のメタデータの開始日]: コンテンツのメタデータで指定された日からリテンション期間が開始されます。 これらの日付は、作成/アップロード日やイベント実施日のほかに、指定した日付にすることもできます。 たとえば、署名後に一定期間保持する必要がある契約書の場合は、メタデータに記録された署名日に基づくリテンションにすることができます。 また、雇用に関する書類は、従業員が退職した後に一定期間保持する必要があるため、メタデータに記録された退職日に基づくリテンションにすることができます。

リテンション期間の終了時に、リテンションポリシーで管理されていたコンテンツに対して自動的に行う処理を決定します。 廃棄アクションは、ファイルがリテンションの有効期限に達するまで評価されません。 つまり、管理者がリテンションポリシーの廃棄を更新した場合、そのポリシーの対象となっている、期限が切れていないすべてのファイルに適用されます。

次のいずれかを選択します。

• [なし]: リテンション期間が終了しても何も行われません。 適切な権限を持つユーザーは、コンテンツを手動で削除できます。
• [コンテンツを完全に削除する]: リテンション期間が終了すると、コンテンツがごみ箱にあるかどうかにかかわらず、完全に削除されます。 このオプションを選択した場合は、フォルダ所有者と共同共有者に対して完全に削除する日の延期を許可するよう選択することもできます。

リテンションポリシーが今後14日以内に期限切れになるよう設定されているファイルを含むフォルダのリストが記載されたメールを毎週受信する管理対象ユーザーを決定します。 次のいずれかまたは両方を選択します。

• [フォルダの所有者と共同所有者]
• [指定したユーザー] 1つ以上のユーザー名またはメールアドレスをコンマで区切って入力します。