チームの仕事が走り出す！Box Relayで始める業務自動化[セミナーアーカイブ]

Box Relay（ワークフロー機能）を使用して、外部組織が所有するフォルダから自社のフォルダへファイルを自動的に移管（移動またはコピー）することはできません。

主な理由と制限事項は以下の通りです：

1. 権限と所有権の制限トリガーの制約: Box Relayのワークフローを起動させるには、そのフォルダに対して「編集者」以上の権限が必要ですが、外部フォルダでの自動化アクションは、セキュリティとデータ主権保護の観点から制限されています。所有権の変更: ファイルを移動すると、移動先のフォルダ所有者がそのファイルの新しい所有者になります。Boxのセキュリティモデルでは、外部企業の所有物をワークフローによって自動的に自社の所有物に変更することは許可されていません。
2. セキュリティ上の理由ウォーターフォール権限: Boxでは上位フォルダの権限が下位に継承されます。外部から自社フォルダへ自動移動を許可すると、意図しないアクセス権の付与が発生するリスクがあるため、Relayは通常、自社が管理するフォルダの範囲内で動作します。

代替案として、ファイルリクエスト機能（ファイル受取用のリンク）をご活用いただき外部テナントのユーザーに該当ファイルをアップロードしてもらうことを推奨いたします。

ファイルリクエストの概要

自社テナントにアップロードされた後は、ファイルリクエストをトリガーにRelayを組むことも可能です。

承認権限者の設定は事前にセットできますか？

例えば申請者と承認者の関係を予めマスタで構造化してセットし、申請者が画面を開くと申請者の属性で自動で承認者が申請者により承認者がセットされるマスター管理はできますか？

Box Relayではワークフロー作成時に承認者を指定するか、ワークフローを起動するユーザーがその都度指定する形になります。

「申請者と承認者の関係を予めマスタで構造化してセット」については恐れ入りますが、Boxはユーザー間の関係をシステム的に扱うことができかねます。ご相談いただいているようなケースですと、例えば部署ごとにフォルダを設けておいて、それぞれに承認者を決めたワークフローを設定していただく形になるかと存じます。

セミナー内で「上司に承認してもらう」パターンの扱い方を紹介しています。

現在、紙で回覧して承認印をおして旅費精算の承認をしているのですが、Box SignとBox Relayを使用して電子署名・回覧をしたいと考えています。

旅費精算にはタクシー代や駐車場代などの領収書を添付しているのですが、この領収書は処理済みであると判別できるような機能はありますでしょうか。

Box SignとBox Relayを活用して、領収書が「処理済み」であることを判別・管理するための主な機能と方法は以下の通りです。

1. Box Relayとメタデータによるステータス管理Box Relayを使用すると、承認プロセスが完了した際に自動的に領収書のステータスを更新できます。メタデータの自動更新: Box Signでの署名完了をトリガーとして、ファイルに付与されているメタデータ（例：「ステータス」項目）を自動的に「処理済み」に更新するよう設定できます。検索と整理: メタデータでステータスを管理することで、後から「処理済み」の領収書だけを検索したり、フィルタリングしたりすることが容易になります。
2. Box Signによる処理の証明署名ログの自動生成: Box Signで承認が完了すると、署名済みの文書とともに「署名ログ」が自動的に生成・保存されます。これが「誰がいつ承認したか」の公的な証明（処理済みであることの証跡）となります。入力バリデーション: 署名時に日付や特定の形式（郵便番号など）の入力を必須にすることで、処理データの正確性を担保できます。
3. 視覚的な判別とセキュリティ（Box Relayの活用）透かし（ウォーターマーク）の自動適用: Box Relayの設定により、署名が完了したファイルに対して自動的に「透かし」を適用することができます。これにより、プレビュー画面で一目で処理済みであることが判別可能です。分類（Classification）の自動付与: Box Shieldを利用している場合、処理が完了した文書に特定のセキュリティ分類を自動付与し、編集やダウンロードを制限することで、処理後の改ざんを防ぐことができます。
4. フォルダ移動による整理自動移動: Box Relayを使用して、承認が完了した領収書を「未処理」フォルダから「処理済みアーカイブ」フォルダへ自動的に移動させるワークフローを組むことができます。これにより、物理的な回覧と同様に場所でステータスを判別できます。

推奨されるワークフロー例

申請: ユーザーが領収書をアップロードし、Box Signで承認依頼を送信。

承認: 承認者が電子署名を実施。自動処理（Relay）: 署名完了後、Relayがメタデータを「処理済み」に更新し、ファイルに「透かし」を入れ、最終的な保存（「電子透かし」はEnterpriseプラン」以上でお使いいただけます）

上記機能を組み合わせることで、紙の承認印に代わる、より確実で検索性の高い管理体制を構築することが可能です。

残念ながらBox Relayのトリガーで特定のフォルダ（フォルダA）を選択した場合、そのサブフォルダへのアップロードではイベントは検出されません。サブフォルダにも適用したい場合はサブフォルダにもワークフローを設定する必要がございます。

セミナー中にご紹介している「ワークフローの設定内容ををサブフォルダにも適用する」が可能なのはトリガーを「手動で開始する」場合のみです。

結果として選択できる通知では、Box標準の通知機能の他、メールでやその他連携したシステムでも受信可能です。詳細は以下のサポート記事もご確認ください

Box Relayワークフローの結果に通知を追加

ご契約いただいているBoxプランによってできる・できないが異なります。

Enterpriseプラン以上の場合には「カスタムワークフローテンプレート」という機能がご利用いただけまして、社内で作成されたワークフローをテンプレート化して社内で共有することが可能です。

カスタムワークフローテンプレートの作成と使用

Business Plusまでのプランの場合は、恐れ入りますが、その都度作成していただく必要がございます。

セミナー内でご紹介しているテンプレート機能は、ワークフローのテンプレートでして、テンプレートの中で設定されるトリガーとして「手動で開始」を選ぶことが可能です。

「手動で開始」をトリガーとするワークフローをカスタムテンプレート化すれば、そのテンプレートを使って作る別のワークフローで複数ファイルをまとめてタスクを割り当てることが可能です。

捺印を画像として書類上に表示させたい場合にはBox Signをお使いいただくのが良いかと存じます。

Box Signの入門ガイドも併せてご参照ください。

Box SignとBox Relayについては、まったくの別機能で、署名の監査性・原本性の担保やフロー実行中のファイル編集ができるかどうかという観点で、使い分けをしていただくのがよいかと思います。以下に使い分けのポイントがまとまっておりますのでご参照ください。

Box Relay活用のコツ

はい、Box Signの「マルチドキュメントパッケージ」機能を使用することで、複数の書類を1つの署名・承認リクエストにまとめて送信し、承認フローを組むことが可能です。Businessプランでもこの機能はご利用いただけます。

Businessプランでの主な仕様と制限

• 複数書類のパッケージ送信: Businessプランを含むすべてのプランで利用可能です。
• 署名リクエスト数: 標準のBusinessプランでは、1ユーザーあたり月間10件までの署名送信制限があります（Business Plus以上のプランでは通常無制限です）。
• 承認フローの構築: 署名順序（ステップ）を設定することで、多段階の承認フローを作成できます。

詳細は以下のサポート記事もご確認ください

Box Sign: 複数ドキュメントを1パッケージとして送信する機能