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目次 |
このページで学べること
- Boxの画面構成とフォルダ種類の違い
- コンテンツの作成・保存・閲覧方法
- Box内情報の検索方法
- 編集とバージョン管理
- Boxでの2つの共有方法
Boxの画面構成とフォルダ種類の違い
Boxには様々な機能がありますが、まずは下記6箇所をぜひ覚えてください。
- Boxメニュー：利用可能な機能の一覧(権限や設定によって表示内容が異なります)
- マイコレクション：よく使うファイルやフォルダを管理するお気に入り機能
- 検索：キーワードを入力してコンテンツを検索
- フォルダ・ファイル：閲覧権限のあるものが表示
- 詳細：選択したフォルダ・ファイルの詳細情報
- アカウントメニュー：ユーザーのアカウント情報の確認と変更
Boxにログインすると、色の異なる3種類のフォルダが表示されている場合があります。それぞれ異なる性質を持っていますのでよく理解してください。
- 黄色フォルダ：誰ともコラボレーションしていないフォルダ(個人フォルダ)です。基本的にこの中にあるコンテンツは自分自身しか見ることができません。
- 青色フォルダ："自社"Box内に作成されているフォルダかつ他のユーザーと共有しているフォルダ。
- 灰色フォルダ："他社"Box内に作成されているフォルダで社外から招待を受けているフォルダ
コンテンツの作成・保存・閲覧方法
Box内にコンテンツを作成・保存する方法は2つあります。
- 「新規＋」ボタンからの作成
画面右上の「新規＋」ボタンをクリックすると、作成可能なコンテンツの一覧が表示されます。ここから、フォルダだけでなく、Office文書やGoogleドキュメントを作成することができます。
ここで作成したコンテンツは、「新規+」ボタンを押した時にいるフォルダに自動的に格納されます。
- アップロードによる作成
既存のコンテンツをアップロードする方法もあります。複数ファイルが格納されているフォルダをドラッグ&ドロップでアップロードすることも可能です。
Box内のコンテンツを閲覧する際は、コンテンツをダウンロードすることなく内容を確認することができます。またそのファイルを開くためのソフトウェアがPCにインストールされていなくても閲覧可能です。
プレビューがサポートされているファイルについてはこちらを参照ください。
Box内情報の検索方法
Box内のコンテンツを検索する方法は3つあります。
- キーワード検索と絞り込み
画面上部の検索ボックスにキーワードを入力して検索します。ファイル名・フォルダ名だけでなくファイルの中身まで検索がかかります。
検索結果はフィルターによって絞り込むことができます。ファイルの種類や更新日などで検索範囲を絞り込みます。
- ツリー構造でのフォルダ検索
フォルダのツリー構造をたどりながら目的のフォルダまで早く辿り着くことができます。
- 履歴機能
最後にアクセスしたファイル(プレビューしたファイル/変更したファイル/コメントしたファイル/共有リンクから開いたファイル)から数えて1,000個までのファイルが履歴として保存されています。
また、履歴機能から検索する場合、以前アクセスした時から更新されている場合、「更新済み」のフラグが表示されます。
編集とバージョン管理
Box上のファイルを編集するには「開く」ボタンをクリックし、任意のアプリケーションでファイルを開きます。編集後のファイルは自動でBoxへ保存されます。
Box Toolsのインストールが必要です。
Boxではファイルが編集されるたびにバージョン管理が自動で行われます。過去バージョンの確認・ダウンロード等の操作も可能です。
Editionによって管理できるバージョン数は異なります。詳細はこちらをご参照ください。
Boxでの2つの共有方法
Box上のコンテンツを他ユーザーに共有するには「共有リンク」と「コラボレーション」の2つの方法があります。
- 共有リンク
特定のコンテンツを参照するためのURLです。共有リンクを通して行える操作(閲覧のみ、ダウンロード可能など)をカスタマイズできます。
- コラボレーション
特定のフォルダに対してユーザーを招待して共有することで複数人で閲覧や編集ができるようになります。7種類の権限レベルから与える権限を選択できます。
必見コンテンツ
はじめよう
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Boxクイックリファレンス
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Boxの基本的な機能とその操作方法がまとまったコンテンツです。 |
まとめ
Boxはコンテンツを格納できるだけでなく、組織内外の相手とのコラボレーションを容易にし、企業や組織のDXを加速できるソリューションです。
本ページに記載の基本機能を習得し、Boxを活用した働き方を推進してください。