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目次 |
このページで学べること
- Boxの利用定着に向けた4つのステップ
- 導入目的と活用方針の明確化
- サポート体制と役割の明確化
- 組織への周知とトレーニング実施
- 利用開始後の継続フォロー
Boxの利用定着へ向けた4つのステップ
現在、多くの企業がSaaSを導入していますが導入後の課題としてユーザーへの定着化がよくあげられます。本ページではBoxの利用を定着させるために何をするべきなのか、そのベストプラクティスを記載しています。
導入目的と活用方針の明確化
導入目的の明確化
「Boxを導入したから皆さんたくさん活用してね」と言ってもユーザーはどのようにBoxを利用していいのか分からず活用が進みません。まずはしっかりとなぜBoxを社内で導入したのかを明確にし社内に伝える必要があります。
また、Boxの導入がうまくいったのかを評価する成功指標を考えておくことも重要です。導入目的をただの「業務の効率化」などと抽象的なものに終わらせず、導入効果を「数字で」把握出来るようにします。
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Boxの活用用途から落とし込んで数値で評価できる指標を作成します。
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活用方針の明確化
導入目的と成功指標を明確にしたとは Boxの活用例、つまり具体的な利用シーンを明確にしていきます。Boxの活用を定着させるにはいかに業務プロセスに組み込んでいくか、いかにBoxを利用しないと 業務が進まない状態にしていくかが重要です。
Boxの一般的な活用例はこちらのコンテンツにまとまっています
サポート体制と役割の明確
社内の推進体制もBoxの利用定着に大きな影響を及ぼします。必要なサポートと内容を明確にしてBox推進体制を社内で構築することを強くお勧めします。
具体的には下記役割があることでBoxの利用定着が進みやすくなります。
- 役員(組織を横断的に管掌している方)
Box導入目的やその重要性を社内に周知していただきます。発信力のある役員の方が望ましいです。
- 各部門長(部門のマネージャー・リーダー格)
現場の業務プロセスを改善するために各部門でのBox活用例を検討したり、役員の方が発信した内容の部門への周知に協力してもらいます。
- パワーユーザー
Box活用の啓蒙や、組織でのBox活用例の検討・現場でのちょっとしたQA 対応などを行い、各組織のでBox活用の潤滑油として動きます。
- Box管理者(IT/ツールを管理している方)
適切にBoxの設定を行なったり、社内説明会やトレーニングを実施します。
組織への周知とトレーニング実施
「導入目的と活用方針の明確化」セクションで記載したようにBox活用の意義がわからないと社内定着は進みません。そのためBoxの有用性を組織全体に伝え、理解・共感してもらうようにします。
その手段が「周知」と「トレーニング」です。
- 周知
主に下記内容を社内へ伝えることです
- なぜBoxを使うのか
- トレーニング受講のお願い
- トレーニングの日時、利用開始時期
- トレーニング
Boxをユーザーが困ることなく使えるようにします。
- 機能と操作方法
- 業務シーンでの活用方法
- 以前まで使っていた他のツールとの棲み分け
トレーニングを実施する際のポイントは、「初級編」と「上級編」に分けることです。
一般ユーザーには初級編でBoxの基本操作方法を伝え、上級編ではより詳細な操作方法をパワーユーザー候補となるユーザーに受講してもらいます。
利用開始後の継続フォロー
Boxは利用開始がGoalではありません。
利用を開始した後は「成果が出たのか？」「ユーザーは本当にうまくBoxを使えているのか？」と言った課題が常に生じてきます。これを解消し、定着を確固たるものにするためには継続して情報発信、情報共有、また必要に応じた追加のトレーニングなどを行い、ユーザーに対して適切にフォローしていきます。
ではどんなフォローを実施していけば良いのか、その内容を探るための手段を2つ挙げます。
- ユーザーへのヒアリング
現場の声を収集することは「しっかりとユーザーが操作方法を理解できているのか」「Box活用にメリットを感じているのか」などその後のフォローをするにあたって非常に重要な情報を得ることができます。
- レポートを用いたユーザー活用状況の分析
Box管理者の方であればBox管理コンソールのレポート機能を用いてユーザーがどのように利用しているかのレポートを出力することができます。「ユーザーアクティビティ」レポートを活用して指定した期間中にファイル操作などを行ったユーザー、いわゆるアクティブユーザーが誰なのかを CSV ファイルで出力することができます。
アンケートやレポート結果に基づいて継続的なフォローを実施します。「成功事例」を持っている部門などの方に、社内発表の場を設けていただくことも、非常に有益です。
必見コンテンツ
より詳細にBoxの社内への定着方法を理解するために下記コンテンツもご利用ください。
はじめよう
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5回のセミナーに分けて、Boxを導入してまず最初に知っておくべきことをご案内いたします。 Box運用担当者としてまずはBoxの基本を学び、また社内で広く利活用されるツールにするために必要なことを余すことなくご紹介いたします。本ページ内容の詳細を知りたい方は「④ Boxを定着させよう！社内でより活用されるためには」にお申し込みください。 |
よく使われて
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Boxのよくある活用方法をまとめているコンテンツになります。様々な活用方法がありますのでぜひご参考にしてみてください。 |
まとめ
Boxに限らずSaaSを社内に定着させて継続して利用できるようにすることは管理者の方の大きな課題です。Boxでは、社内に定着させるためのベストプラクティスを本ページのようにまとめている他、活用・定着に向けた様々なコンテンツを用意しているのでぜひご活用ください。