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目次 |
このページで学べること
- Box Relayの概要と作り方
- Box Relay活用例
- 学習コンテンツ
Box Relayとは
Box Relayは、Box上にあるコンテンツを中心としたビジネスプロセスの自動化と高速化を簡単に実現できるように支援するワークフロー自動化アプリケーションです。
ワークフロー作成時には「コーディングが不必要で簡単に操作」でき、一般ユーザーもワークフローを組むことが可能です。そのため、業務に詳しい現場のユーザーが主体となって様々なビジネスプロセスを自動化することができます。
Relayで設定したワークフローは「トリガー」と呼ばれる動作をきっかけとして始まり、その「結果」として設定した動作が生じます。
トリガー
Relayでワークフローを開始するイベントのことです。例えば以下イベントをトリガーとして設定することができます。
- フォルダ内にファイルに対して行われる操作(新規アップロード、ダウンロードなど)
- フォルダ内のファイルに対してタスクを通して行われる操作(タスクの完了、承認、拒否など)
- ユーザーによるファイルでの手動でのワークフローの開始
全トリガー内容についてはこちらをご参照ください。
結果
Relayワークフローの完了時にBox内に生じるアクションのことです。例えば以下アクションを結果として設定することができます。
- フォルダ内にファイルに対して行われる操作(移動、名前の変更など)
- フォルダに対して行われる操作(新規作成、削除など)
- フォルダ内のファイルに対してタスクを割り当てる操作(一般タスク、承認タスク)
全結果内容についてはこちらをご参照ください。
Box Relayの有効化
ご利用中のBox環境でRelayを利用するためにはBox管理者による有効化が必要です。管理コンソールのEnterprise設定からRelayを有効化するとともに、どのユーザーにRelayによるワークフローの作成を許可するかを設定します。
Box Relayの作り方
Box内における文書回覧フローを例にRelayの作り方を記載します。
回覧用フォルダに新規にファイルがアップロードされた時(トリガー)に、2人のユーザーに対して一般タスクを割り当てる(結果)というフローを作成します。
Relayの作成
Relayが有効化されているユーザーのトップ画面には「Relay」が表示されます。ここから新規にワークフローを作成します。
トリガーの設定
はじめにトリガーを設定します。今回は特定のフォルダーにファイルが新規にアップロードされた場合にこのワークフローを起動させたいので以下のように設定します。
- ワークフローを開始するトリガー：ファイルイベント
- イベントの種類：新規アップロード
- イベントが発生するフォルダ：(任意のフォルダ)
結果の設定
次の結果を設定します。今回は特定のユーザーに一般タスクを割り当てたいので以下のように設定します。
- アクション：タスクの割り当て
- アクションの種類：一般タスク
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タスクの詳細
- 担当者：(任意のユーザー)
- メッセージ：(任意の文字列)
- タスクを割り当てるファイル：フローをトリガーしたファイル
有効化
トリガーと結果を設定しただけでは、ワークフローは動作しません。最後に有効化をすることでワークフローが有効となります。
Box Relayの汎用的な活用例
Relayは様々な業務プロセスに適用することができます。特に、下記内容が含まれているフローと相性が良いです。
- 承認：契約書の承認・システム利用依頼書の承認など
- コラボレーション：外部共有前の承認とファイル移動など
- レビュー：提案書事前レビューなど
よく利用されている例① 定型業務の自動化
例えば毎月/毎週など定期的にメンバーに対して依頼をかけている業務がある場合Relayで自動化が可能です。
よく利用されている例② プロジェクト開始プロセスの自動化
様々な部門やユーザーの依頼に基づいてBox内に同じ構造を持つフォルダを何度も手動で構築している業務がある場合Relayで自動化が可能です。
よく利用されている例③ Box Signとの連携
Boxが提供している電子署名ソリューションであるBox Signと連携させることもできます。Box Signに署名がされた/有効期限が切れたなどをトリガーとしてアクションを取ることができます。
学習コンテンツ
より詳細にBox Relayを理解するために下記コンテンツもご利用ください。
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Boxセミナーアーカイブ はじめよう |
Box Relayの概要から実際の作り方に加え、知っておいて欲しい業務10選やBox Relayの活用のコツまで基礎編と中級編の２回に分けたセミナーのアーカイブ動画です。ぜひご参考にしてください。 |
活用マニュアルBox Relay活用のコツ |
Box Relay活用におけるノウハウだけをまとめたコンテンツです。 |
Box Relay
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Box Relayについてのサポートページです。機能などが全て記載されています。こちらよりご確認ください。 |
まとめ
Box Relayは様々な業務プロセスを自動化できる非常に便利な機能です。簡単に作成することができますのでまずは1つ、Relayでの自動化を作成してみましょう。
業務で使う際に覚えておいて欲しい機能やうまく使うための活用のコツも上記コンテンツに記載してありますのでぜひ参考にしながら作成してみてください。