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目次 |
このページで学べること
- Boxでの教諭方法とその使い分けを理解する
- Boxのフォルダ構成を設計する上で必要な基本的な考え方を理解する
Boxにおけるコンテンツの共有方法
Boxを活用し、外部の方とコンテンツを共有する方法は以下の2種類があります。
- コラボレーション
- 共有リンク
コラボレーション
コラボレーションを利用すると、Box を利用している組織外の人とファイルやフォルダを共有できるようになります。
コラボレーションする際には、ファイルやフォルダの「共有」機能を使って、Box アカウントを持つ組織外の共同作業者（コラボレータ）のメールアドレスを入力します。このとき、次のように7種類の権限を指定できます。※詳細はこちらのSupportサイトをご確認下さい。
- 共同所有者: セキュリティの管理、アップロード、ダウンロード、プレビュー、共有、編集、削除
- 編集者: アップロード、ダウンロード、プレビュー、共有、編集、削除
- ビューアー / アップローダー: アップロード、ダウンロード、プレビュー、共有、編集
- プレビューアー / アップローダー
- ビューアー: ダウンロード、プレビュー、共有
- プレビューアー: プレビュー
- アップローダー: アップロード
共有リンク
共有リンクを利用すると、Box を利用していない人とのファイルやフォルダの共有が可能になります。「共有」機能より共有リンクの発行ができます。このとき、「共有範囲」を指定できます。
- 共有範囲
- リンクを知っている全員: ファイルやフォルダのURLを知っている人全員
- 会社のユーザー: 利用中 Box の管理対象ユーザー
- 招待されたユーザーのみ: コラボレーション機能で招待された共同作業者（コラボレータ）
コラボレーションと共有リンクの使い分け
コラボレーションと共有リンクのどちらを利用するかは、「共有する期間」、「相手のBoxアカウントの要否」、「コンテンツへの権限」で判断が必要です
コラボレーションはファイルやフォルダへのアクセスについて大きな権限を与えられるので、社外の方を含んだプロジェクトなど、パートナーとタッグを組んで進めていくような業務での共有に向いています。
共有リンクは、Box アカウントを持たない人とも簡単にファイルやフォルダを共有できるため、メール送信時の添付ファイルや見積書の提出、お客様、パートナーとの資料の共有など、ファイルやフォルダを手軽に共有することに向いています。
フォルダ設計でおさえるべきポイント
Boxのフォルダ設計でおさえておくべきポイントは4つあります。
- ウォーターフォール型の権限
- フォルダ全体の管理方針と所有権
- 社外との共有方法と方針
- 管理コンソール設定とフォルダ設定
ウォーターフォール型の権限
Boxはフォーターフォール型の権限設定となっているため、上位のフォルダに適用されたアクセス権限がその配下のフォルダに継承されます
そのため、上位フォルダで設定されたユーザーの権限は下位のフォルダで変更できません
フォルダ全体の管理方針と所有権
Boxでは、オープンフォルダ分類法とクローズドフォルダ分類法という2つの基本的なフォルダ構造から選択できます。分類法は、主に社内のセキュリティ基準や利用方法に基づいて選択します
詳細はこちらのSupportサイトをご確認下さい。
各構成のメリット/デメリットは以下のとおりです
社外との共有方法と方針
社外の方と共有する方法を方針を決定する必要があります。その際に、どうやって共有するのか（コラボレーションなのか共有リンクなのか）、誰が招待するのか（管理者なのか利用者なのか）、どのフォルダで共有するのか（社内用と社外用のフォルダを分割するのか）を検討が必要となります。
管理コンソール設定とフォルダ設定
フォルダ設計、社外との共有方法が決まると、その内容をBoxに設定する必要があります。Boxでは管理コンソール（Enterprise設定）とフォルダ設定を用いて設定します。（フォルダの設定にもフォルダ同様、ウォーターフォール型となっていますので、上位フォルダで設定した内容は下位フォルダに継承されます）
詳細な設定内容（Enterprise設定、フォルダ設定）はこちらをご確認下さい
必見コンテンツ
はじめよう
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5回のセミナーに分けて、Boxを導入してまず最初に知っておくべきことをご案内いたします。 Box運用担当者としてまずはBoxの基本を学び、また社内で広く利活用されるツールにするために必要なことを余すことなくご紹介いたします。 |
Box虎の巻 |
ここだけはおさえておきたい設定項目やレポートの利用シーンなどBoxの導入にあたって管理者様必読のコンテンツを集めました。 |
まとめ
- Boxでのコンテンツの共有方法、「コラボレーション」「共有リンク」を使い分けて社内、社外とのやりとりをよりスムーズにしていきましょう
- フォルダ設計は、会社のセキュリティ基準や利用用途に応じて設計しましょう