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テンプレート機能
Box Signでは、テンプレートを作成することで、署名リクエストで同じフィールドやフォーマットを自動的に追加することができます。テンプレートを使用すると、新しいドキュメントを署名リクエストで送信するたびに、同じフィールドを繰り返し追加する必要がなくなります。
テンプレートの作成とテストには数分かかりますが、完了すれば、より簡単かつ迅速に操作できるようになります。
テンプレート作成手順
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左メニュー[Sign] をクリックし、Box Signのトップページへアクセス。右上[テンプレート]ボタンをクリック |
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Box Signテンプレートのページに遷移。新しくテンプレートを登録するには、右上[新しいテンプレート]をクリック |
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[+]を押してテンプレートにしたいファイルをアップロードもしくはBox内から選択する |
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通常の署名依頼のように署名フィールドをドラッグ&ドロップしていく。 保存場所やメール通知内容、ファイル名などの指定も可能。 勝手にテンプレートの設定を変更されたくない場合、項目にロックをかけたり、受信者を指定しロックをすることで署名依頼先を固定することも可能です。（詳細：テンプレートをロックするには:）
一通りの設定が終わったら、[テンプレートの保存]をクリックして完了！ |
テンプレート機能活用シーン
詳しい使い方はこちらからご参照いただけます。
テンプレート機能を活用する上での注意点
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テンプレートの共有
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チームメンバーなどにテンプレートを共有したい場合、テンプレート保存先のフォルダに該当のメンバーを招待する必要があります。またメンバーが共有されたテンプレートを利用するには、ダウンロードの権限が必要です。
またメンバーが共有されたテンプレートをBox Signページで確認するまで時間を要することがございます。（詳細：テンプレートを共有する） -
複数名に1人ずつ同じ内容のテンプレートを送り署名をしてほしい場合
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同じ内容の電子署名を一括で複数人に送信することは可能です。詳しくは以下のページをご参照ください。
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Box Support記事 - 一括送信テンプレートの使用
※ただし本機能を利用できるライセンスのエディションがEnterprise Plusライセンスのみとなっているため、それ以外のライセンスをご利用の場合は、テンプレートをもとに一件一件送信していただくことが必要になってしまいます。
Box社での利用例
ほんの一部にはなりますが、Box Signのテンプレート機能を活用している場面を共有いたします。
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CSチーム：お客様への事例プログラム同意書
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総務チーム：出張申請書、会食申請書
一括送信機能
同じ署名を複数人へ一括で送ることができる機能です。便利なシーンとしては、従業員へ社内の備品貸与申請書を署名させたいときや、同時期に入社する社員へ向け入社同意書を送りたい時などが挙げられます。
※本機能はEnterprise Plusをご契約のお客様のみご利用いただけます。
一括送信の手順
下準備（テンプレート作り）
一括送信をする際はテンプレートを使います。よって上記と同じ要領でテンプレートを作ります。
注意点として、1人ずつ署名させるドキュメントを想定している場合、プレースホルダは1つのみ用意してください。
※5名へ一括送信したいから5つプレースホルダを設定する、という必要はなく、あくまで署名者は1人のためプレースホルダは1名のみでOKです
一括送信 利用方法
| 1 | Box Signのトップページから[テンプレート]をクリック | |
| 2 | 使いテンプレートへマウスオーバーし、[…]をクリックし、一括送信を選択 | |
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[カスタムのcsvをダウンロード]を選択し、csvシートをダウンロードする |
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ダウンロードしたばかりのcsvファイル(Batch Send Example File)を開く 一括送信したい相手先のメールアドレスをA列に記載していく |
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Box Signへ戻り、Batch Send Example Fileをアップロードする すると、Excel内に書き込んだメールアドレスが読み込まれたことを確認し[インポート]をクリック |
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| 6 | 右側 受信者欄にインポートした署名依頼先がセットされます。[リクエストの送信]をクリックして発射してください | |
| 7 | Batch Send Example Fileに記載したメールアドレスへ問題なく署名依頼が送られたことがメール通知されます |