Boxユーザー祭り'24の「Box Relay」に関するフォローアップセミナーの内容を公開します。
Box Relayは、効率的なワークフロープロセスを実現するための機能です。このセミナーでは、Box Relayの基本概念から具体的な活用方法までを学ぶことができます。承認フローや定型作業の自動化を実現して、業務効率化に向けた第一歩をこのセミナーで踏み出しましょう
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セミナーQ&A
セミナー時に寄せられたご質問です。なお、2024年10月時点の情報をもとに回答させていただいております。
| 質問 | 回答 |
| Box Relayで承認をもらう相手はBoxの画面以外にメール通知などはありますか？ |
はい、Box RelayからBoxアプリやメールを介して指定したユーザーに自動メッセージが送付されます。 |
| 同じフォルダを利用して複数のフローに含めることは可能でしょうか。 過去のケースではフローの数だけフロー開始者フロー通知者へ通知が行ってしまいました。今は一つのファイルにつき１フローしかアクティベイトできていません。 |
1つのフォルダに対して複数のフローを適用することは可能です。しかし、運用も加味するとフォルダ/ファイルとワークフローは1:1で運用するほうがシンプルです。 |
| 2つのフォルダに同じデータが入るようにはできますか？ | ワークフローの結果としてコピーを選択すれば、原本となる資料をコピーして任意のフォルダに配置が可能となります。 |
| メタデータ付きファイルのアップロードをトリガーにフォルダを新規作成するRelayの場合、ファイルと同じメタデータ属性を新規作成フォルダに付与することはできますか？ メタデータから自動で新規作成フォルダ名をつけたいです。 |
Boxに新規アップロードされたことをトリガーにメタデータを付与すること・新規フォルダの作成が可能です。また、ワークフロー実行時にフォルダ/ファイル名にメタデータ情報を動的に付与することも可能です。 |
| 動き出したワークフローに対し途中の操作を取り消す手段はありますか？ |
実行された操作を取り消すことはできません。 運用での回避となりますが、間違えた際はこちらに連絡してください、などの修正ルートを検討しておく必要があると思います。 |
| 進行中のワークフローを強制的に終了させることは出来ますか？ | 実施されているワークフローをキャンセルすることはできません。 |
| フォルダに移動させるフローは、移動させるフォルダの数だけ作成する必要がありますか？ ファイル名を参照に自動的にフォルダを探してフォルダに移動するようなことはでできますか？ |
既存のフォルダに対してファイルを移動したい場合は、フォルダの数だけフローは必要になります。あいにく自動的にフォルダを探して移動することはできません。 なお、ファイルの名前や日付などを元に、動的にフォルダを作成してそこにファイルを移動するという機能もRelayでは提供しています。 |
| ファイルイベント⇒新規アップロード⇒特定のフォルダを指定⇒通知の送信というフローを作成した際に、通知メール本文にトリガーとなったファイルへのリンクを追加することは出来ますか？ | 新規アップロードしたファイルのリンクを通知メールの本文に追加することはできません。これはワークフロー設定時点で新規アップロードされるファイルのリンクを取得できないためです。 |
| ワークフローは管理部門だけ作成、一般ユーザーは利用だけ行い作成はしない…といった運用は可能でしょうか？ | はい、可能です。 Box管理者様がEnterprise設定＞コンテンツと共有＞Box Relayにおいて、アカウントのすべての管理対象ユーザーに対して有効にするか、選択したユーザーに対して有効にするかを選択できます。 |
| Relayの中でタスクやサインを依頼する場合、依頼を受ける側はそのファイルが置いてあるフォルダに必用な権限は編集者？でしょうか？ |
タスクを依頼する場合、Relayの設定画面にてビューアーの権限を付与するか編集者の権限を付与するかを設定します(デフォルトはビューアーです) RelayでSignを依頼することはできません。Relayでできる範囲はあくまでSignの後のイベント(Signが完了したら何かをするなど)になります |
| 指定のフォルダに移動させるワークフローでは、移動先のフォルダは一般ユーザーがアップロードできないものになるかと思います。ワークフローの作成者だけフォルダへのアップロードまたは編集権限があればよいのでしょうか？ | はい。Relayは作成した方の権限で動作しますので、作成者にアップロード権限があれば、アップロードしたユーザーの権限有無にかかわらず移動可能です。 |
| フォルダアクションの「復元」はどのようなときに使用するものですか？ | 設定したフォルダ配下で「削除」されたフォルダをBoxのごみ箱から戻す機能になります。削除のトリガーに指定したフォルダの直下の削除するサブフォルダである必要があり、そのような運用がある場合、動作検証した上でお試しください。 |
| フォルダアクションにコラボレータの追加と削除がありますが、コラボレーションの権限がないユーザーがこちらを指定した場合はどのような動きになりますか？ | フォルダの権限設定を社内テナントに絞るなどの設定下においては、例えばコラボレーション権限のない外部ユーザーは追加することができません。現在のフォルダの設定状況を鑑みて、影響範囲の少ない領域で実際検証されることを推奨いたします。 |
| Box Signと合わせてBox Relayを検討しております。Box Signで社内→社外に承認してもらったデータを署名済みフォルダに格納するフローを作成した後、さらにその格納したデータを社内でコメントや添付を付けながら再度社内で承認回付したいのですが、可能でしょうか？ | Relayの中で、ファイルに対してコメントをつける、添付資料を付与するということが実施できませんので、Relayでの実現は難しいと想定しております。 ただSignの方では、実際に署名ではなく、コメントを追記するであったり、追加の添付資料を付与することも可能となりますので、Signの中で承認プロセスを実現するということは検討可能かと思います。Box Signのセミナーも参考になさってください。 |
| Box Relayでトリガーを「アップロード」や「移動」にした後、Box Signが開始されるようにすることはできますか？ | フローの結果として、Signを実施することは現状は機能上できない形となっております。 |
| 特定のフォルダにファイルを入れた際にBox Signで指定のユーザーに署名リクエストを送るようなフローをBox Relayで作成することはできますか？ | 現状では、ワークフローの結果としてBox Signの処理を実行することはできません。 |
| Relayの機能としては、外部や特定の人とのファイルの授受を自動化するようなイメージでしょうか？ BoxSignでもサインや承認終了後に格納したいフォルダ等を選択すれば、Relayと同様の事が実現可能と思いますが、どのような使い分けが出来るのか、Box Signを超えてのRelayの特徴を教えてください。 |
Box Relayはファイルの授受だけではなく、Box内部にあるコンテンツに対してメタデータを付与したり、承認プロセスやフォルダの作成など、Boxの中で実施するアクションを自動化するイメージとなります。Box Signの場合でも一部フォルダの指定や、承認プロセスは構築できるかと思いますが、Relayの場合ではそれ以外に、PJフォルダのフォルダ構成を自動で生成するなどのワークフローを実装されているお客様もいらっしゃいます。 |
| Box Signで保存先のフォルダが指定出来ますが、Relayでも結果を設定できるのであればBox Signでの保存先の指定は不要ですか？ | Box Signで署名後のドキュメントとLogを保存したフォルダ情報をトリガーとしてRelayを開始することになりますので、Box Signのデフォルトフォルダをそのまま利用することも可能です。その場合、そのデフォルトフォルダをRelayのトリガーで使用するフォルダとして指定していただく必要があります。 |
| Relayの中にトリガーの中にSignがありません。別のオプションが必要ですか？ | トリガーにSignが表示されるのは、属しているテナント上でBox Signを利用できる権限を有している方に限られます。 Box Signを有効化後にもう一度試し下さい。 |
| 私が所属しているテナントでは、Relayの転送ができない設定になっています。その場合に所有権を他の人に移転する方法はありますでしょうか？先日のBox祭りでの発表事例にあったような、ダミーアカウントでのRelay設定も不可の場合に、何か後任者に引き継ぐ方法はないでしょうか？ |
Relayの転送はワークフローテンプレートの公開権限が付与されている必要があります。管理コンソールの[Enterprise設定]->[コンテンツと共有]->[Relay]から[ユーザーがワークフローテンプレートを公開できる設定を有効にしました]の設定をご確認ください。 |
| ユーザー退職時など、ユーザーを削除するシーンでは、削除前にRelayの所有権を変更する必要がありますか？それとも削除時のコンテンツ移行時に、Relay所有権も移るでしょうか。 | そのユーザーがワークフローを所有している場合には、同様にワークフローも移行することを推奨しております。また、ワークフローを所有したユーザーをワークフロー移管せず削除した場合でも、Box管理者のアカウントへ所有権は転送される形となります。 |
| ユーザーがRelayで送付されるファイルを開く際に、Webではなく、Box Driveで開くように設定することはできないでしょうか。 | Box Relayで何かしらのアクションを受けたユーザー様はWeb画面上からの起動となります。 |
| Relayを設定しトリガーを「アップロード」にしたときBox Driveでアップロードした場合はトリガーは発動しませんか。 | Box Driveで新たなファイルをアップロードした場合は、新規アップロードに含まれます。 |
| Box Reelay所有権の移管がメニューには表示されません。プランによる制約はありますか？ |
ワークフローを別のユーザーへ転送する機能については、Enterprise以上となります。 |