リテンションおよびリテンションポリシーについて

リテンション機能は、Box Governanceに含まれています。Box Governanceは、すべてのEnterprise Plusプランに含まれており、その他すべてのBusinessプランには有料のアドオンとして提供されています。

リテンションポリシーを使用すると、指定した期間、特定のコンテンツをBoxに保持し、その期間の終了時にコンテンツを削除することができます。つまり、リテンションにより、リテンション期間中であれば、コンテンツが誤って (または意図的に) 削除されることがなくなります。

• エンドユーザーが体験すること
• イベントベースのリテンション
• 変更可能リテンションと変更不可リテンション
• リテンションポリシーレポート
• リテンションポリシーによるごみ箱の扱い
• リテンションの例

エンドユーザーが体験すること

ユーザーは、保持されているファイルをごみ箱に入れることで削除できます。ただし、そのファイルのリテンション期間が終了するまで、ユーザーはそのファイルをごみ箱から消去することはできません。それまでの間、ユーザーはごみ箱のファイルを元の場所に復元することができます。元の場所が削除されている場合は、ファイルの復元先として新しいフォルダを選択できます。

ファイルにリテンションポリシーが適用されている場合、右側のナビゲーションの [詳細] セクションにインジケータが表示されます。この情報は、ファイル名の右にある [その他のオプション] をクリックして、[プロパティ] > [ファイル情報] でも確認できます。

フォルダベースのリテンションポリシーの場合は、特定の操作によって、ファイルに関連付けられているリテンションポリシーを変更することができます。

• リテンションポリシーが適用されたフォルダからリテンションポリシーが適用されていないフォルダにファイルを移動すると、そのファイルは最初のリテンションポリシーに基づいて管理されます。
• リテンションポリシーが適用されたファイルをリテンション期間が同じフォルダに移動すると、Boxは期間の値を保持し、ファイルの有効期限が切れたときに元の廃棄アクションを評価します。
• リテンションポリシーが適用されたファイルをリテンション期間が異なるフォルダに移動すると、より長いリテンション期間の有効期限の方が優先されます。
• リテンション期間が無期限のリテンションポリシーが適用されたファイルを、リテンション期間が期限付きのリテンションポリシーが適用されたフォルダに移動すると、ファイルの移動日に基づいてファイルが保持されます。
• リテンションポリシーが適用されたファイルやフォルダを社外に転送することはできません。また、フォルダ所有者を外部関係者に変更したり、外部ユーザーが所有するフォルダに個々のファイルを移動したりすることはできません。
• リテンションの対象となるファイルを、リテンションに関連付けられていない別のフォルダにコピーした場合、そのコピーは保持されません。

メタデータベースのリテンションポリシーの場合は、特定の操作によって、ファイルに関連付けられているリテンションポリシーを変更することができます。

• リテンションポリシーが適用されたカスタムメタデータをファイルから削除しても、そのファイルはそのまま最初のリテンションポリシーに基づいて管理されます。
• ファイルのカスタムメタデータを、同じリテンション期間に設定された新しいメタデータ値に更新すると、Boxは期間の値を保持し、ファイルの有効期限が切れたときに元の廃棄アクションを評価します。
• ファイルのカスタムメタデータを、異なるリテンション期間が設定された新しいメタデータ値に更新すると、より長い期間の値の方が優先されます。
• 期間を、期限のある値から別の期限のある値に変更すると (3年から5年など)、そのファイルはBoxにアップロードされた日付に基づいて保持されます。
• 期間を、無期限から期限のある値へと変更すると、そのファイルは期間が更新された日付に基づいて保持されます。
• リテンションポリシーが適用されたファイルやフォルダを社外に転送することはできません。また、フォルダ所有者を外部関係者に変更したり、外部ユーザーが所有するフォルダに個々のファイルを移動したりすることはできません。

さらに、フォルダベース、メタデータベース、またはその両方の2つ以上のリテンションポリシーが1つのファイルにアクティブに適用されている場合、より長い有効期限の方が優先されます。

イベントベースのリテンション

イベントベースのリテンションを使用すると、管理者と共同管理者は、指定したビジネスイベントが発生するまでリテンションが開始されないポリシーを作成できます。以下に例を示します。

• 企業は、従業員の記録が雇用期間中に誤って (または意図的に) 削除されない (つまり、「無期限に」保持される) ようにし、従業員の退職後3年間保持する必要があります。この場合は、従業員の退職がビジネスイベントとなります。
• 製薬会社は、外部の研究企業と共同で調査研究を行う必要があります。契約上の合意に従い、研究は決まった日に終了し、コンテンツはその日の直後に削除する必要があります。この場合は、研究の終了日がビジネスイベントとなります。

イベントベースのリテンションは高度な機能であり、仕様や計画が必要になる場合があるため、サポートまたはBox担当者までお問い合わせください。

変更可能リテンションと変更不可リテンション

Box Governanceを使用すると、変更不可リテンションポリシーと変更可能リテンションポリシーの両方を作成できます。

変更不可リテンションポリシーは、金融サービスの顧客がSECの規則17a-4に準拠した方法で記録を電子的に保存および保持できるように設計されています。変更不可リテンションポリシーを設定すると、その期間を短縮することも、リテンションの対象となるコンテンツをアクティブまたは非アクティブなリテンションポリシーから削除することもできません。

リテンションポリシーを使用するすべての企業が、SECの規則17a-4の厳しい規制要件に準拠する必要があるわけではありません。変更可能リテンションポリシーにより、お客様は、後から変更できるリテンションポリシーを実装できます。リテンションポリシーの保持期間を短縮したり、すでにリテンションの対象になっているコンテンツに遡ってポリシーを変更したりするなど、ポリシーの作成と変更の両方が可能になります。

次の表では、変更可能リテンションポリシーと変更不可リテンションポリシーの違いを説明します。

リテンションポリシーレポート

管理者は、ポリシーの作成、編集、および撤回に関するレポートを生成できます (管理者のみが実行できます)。ポリシー終了の廃棄処理の一環として、ファイルへのポリシーの適用やファイルの削除に関するレポートも生成できます。

管理コンソールからリテンションポリシーを実行する方法を確認してください。

リテンションポリシーによるごみ箱の扱い