リテンションポリシーを使用したコンテンツ削除の管理

リテンション機能は、有料のアドオンとして提供されています。

リテンションポリシーを使用すると、指定した期間、特定のコンテンツをBoxに保持し、その期間の終了時にコンテンツを削除することができます。つまり、リテンションにより、リテンション期間中であれば、コンテンツが誤って (または意図的に) 削除されることがなくなります。

• リテンションの例
• イベントベースのリテンション
• エンドユーザーが体験すること
• リテンションポリシーの作成
• リテンションポリシーの編集
• リテンションポリシーへのフォルダの追加
• リテンションポリシーの撤回
• リテンションポリシーレポート
• リテンションポリシーによるごみ箱の扱い

リテンションの例

以下に、リテンションに関する顧客事例をいくつか示します。

• 企業は、従業員の記録を従業員の退職後3年間保持する必要があります。
• 金融機関は、Boxを利用して融資業務を管理し、コンプライアンス要件に対応するため最終文書を6年間保持したいと考えます。
• メーカーは、Boxを利用して業者とレポートを共有したいと考えます。これらのレポートは30日間だけ有効とします。

リテンションポリシーはすべてのファイルバージョンに適用されます。つまり、リテンションポリシーが1つのファイルに適用されると、そのファイルの既存および今後のすべてのバージョンに適用されます。次に、フォルダベースのポリシーまたは企業のポリシーの例を示します。

• ファイルのバージョン1の保持期間が7日間とする
• 3日後にバージョン2がアップロードされる

7日間の保持期間がバージョン2にも適用されますが、その開始日はアップロードされた日になります。つまり、バージョン2はそのアップロードされた日から7日間、バージョン1が削除された日の4日後まで保持されることになります。ただし、メタデータベースのポリシー (イベントベースのリテンションを含む) の場合は、最新のバージョンに基づき、すべてのバージョンの有効期限が同じになります。これは、バージョンごとに固有のメタデータテンプレートを設定できないためです。

ポリシーを管理する権限が付与されている管理者および共同管理者は、リテンションポリシーを作成し、以下を対象にそのポリシーを適用することができます。

• グローバル (企業全体) レベル (このオプションはさかのぼって適用されることはありません)
• フォルダレベル
• ファイルレベル (APIを使用した場合のみ)
• 特定のメタデータを含むコンテンツ

リテンションポリシーにリテンション期間とその開始日を定義します。リテンション期間を開始できるタイミングは以下のとおりです。

• ファイルがBoxに追加またはアップロードされたとき
• ファイルメタデータ (イベントベースのリテンション) で定義された日

これによって、より簡単かつ適切に非構造化データを保持することができ、確実に規制を順守できます。

リテンションポリシーは管理コンソール、API、および第1層SDKから使用できます。

イベントベースのリテンション

イベントベースのリテンションを使用すると、管理者と共同管理者は、指定したビジネスイベントが発生するまでリテンションが開始されないポリシーを作成できます。以下に例を示します。

• 企業は、従業員の記録が雇用期間中に誤って (または意図的に) 削除されない (つまり、「無期限に」保持される) ようにし、従業員の退職後3年間保持する必要があります。この場合は、従業員の退職がビジネスイベントとなります。
• 製薬会社は、外部の研究企業と共同で調査研究を行う必要があります。契約上の合意に従い、研究は決まった日に終了し、コンテンツはその日の直後に削除する必要があります。この場合は、研究の終了日がビジネスイベントとなります。

イベントベースのリテンションは高度な機能であり、仕様や計画が必要になる場合があるため、サポートまたはBox担当者までお問い合わせください。

エンドユーザーが体験すること

ユーザーは、保持されているファイルをごみ箱に入れることで削除できます。ただし、そのファイルのリテンション期間が終了するまで、ユーザーはそのファイルをごみ箱から消去することはできません。それまでの間、ユーザーはごみ箱のファイルを元の場所に復元することができます。元の場所が削除されている場合は、ファイルの復元先として新しいフォルダを選択できます。

ファイルにリテンションポリシーが適用されている場合、右側のナビゲーションの [詳細] セクションにインジケータが表示されます。 この情報は、ファイル名の右にある [その他のオプション] をクリックして、[プロパティ] > [ファイル情報] でも確認できます。

リテンションポリシーの作成

1. [管理コンソール] > [ガバナンス] に移動します。
2. [リテンション] タブをクリックします。
3. [リテンションポリシーを作成] をクリックします。
4. リテンションポリシーの詳細を入力します。詳細は、ガバナンスの設定の [リテンション] タブセクションを参照してください。
5. [次へ] をクリックします。
6. [ポリシーの適用先] の設定で、次のいずれかを実行します。
   • [特定のフォルダ内のコンテンツ] を選択した場合は、[選択] をクリックし、1つまたは複数のフォルダを選択します。
   • [特定のメタデータを含むコンテンツ] を選択した場合は、[選択] をクリックし、1つまたは複数のメタデータ項目を選択します。

[次へ] をクリックします。

ポリシーの詳細を確認します。

[リテンションポリシーの警告] ダイアログボックスで、確認のためのチェックボックスを必要に応じてクリックし、[ポリシーの開始] をクリックします。

 

リテンションポリシーの編集

リテンションポリシーへのフォルダの追加

リテンションポリシーは、FINRAなどの規制要件を満たすよう設計されているため、その設定は、ポリシーを有効にすると変更できません。ただし、例外として、リテンションポリシーにフォルダを追加することは可能です。これにより、Boxに企業ユーザーを段階的にオンボーディングするお客様は、ビジネスユニットを既存のリテンションポリシーに追加でき、同じ構成で個々のポリシーを作成する必要がありません。

1. 管理コンソールで、[ガバナンス] > [リテンション] に移動します。
2. リテンションポリシーの名前をクリックしてその詳細を表示します。
3. [適用先] セクションで、[表示] をクリックします。
4. [フォルダを追加] () をクリックします。
5. 1つまたは複数のフォルダを検索して選択します。
6. [選択] をクリックします。
7. 追加したフォルダを確認します。ポリシーに対する変更を保存すると、追加したフォルダは削除できません  (既存のフォルダは、その隣にロックアイコン () が表示され、削除することができません。追加したフォルダは、変更を保存するまでは削除できます。それには、削除するフォルダにカーソルを合わせて、[削除] をクリックします)。
8. [保存] をクリックします。
9. [リテンションポリシーの警告] ダイアログボックスで、確認のためのチェックボックスを必要に応じてクリックし、[ポリシーの開始] をクリックします。

リテンションポリシーの撤回

 

リテンションポリシーレポート

管理者は、ポリシーの作成、編集、および撤回に関するレポートを生成できます (管理者のみが実行できます)。ポリシー終了の廃棄処理の一環として、ファイルへのポリシーの適用やファイルの削除に関するレポートも生成できます。

 

管理コンソールからリテンションポリシーを実行する方法を確認してください。

 

リテンションポリシーによるごみ箱の扱い