リテンションポリシーを使用したコンテンツ削除の管理

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リテンション機能は、Business PlusおよびEnterpriseのお客様に有料のアドオンとして提供されています。

 

リテンションポリシーを使用すると、指定した期間、特定のタイプのコンテンツをBoxに保持し、
指定期間が終了したら不要なコンテンツをBoxから削除することができます。
リテンションポリシーはすべてのファイルバージョンに適用されます。つまり、リテンションポリシーが1つのファイルに適用されると、そのファイルの既存および今後のすべてのバージョンに適用されます。次に例を示します。
  • ファイルのバージョン1の保持期間が7日間とする
  • 3日後にバージョン2がアップロードされる
7日間の保持期間がバージョン2にも適用されますが、その開始日はアップロードされた日になります。つまり、バージョン2はそのアップロードされた日から7日間、バージョン1が削除された日の4日後まで保持されることになります。
管理者およびポリシーを管理する権限を付与された共同管理者は、リテンションポリシーを作成し、そのポリシーをグローバルレベル、フォルダレベル、ファイルレベルで適用することができます。 これによって、より簡単かつ適切に非構造化データを保持することができ、確実に規制を順守できます。
リテンションポリシーは管理コンソール、API、および第1層SDKから使用できます。

リテンションポリシーの作成

  1. 管理コンソールを開きます。
  2. 左側のナビゲーションで、[ガバナンス]をクリックします。
  3. [リテンション]タブで、[リテンションポリシーを作成]をクリックします。

Using Retention Policies - create retention policy.png

 

  1. [リテンションポリシーを作成]画面が表示されます。ここでポリシーの挙動の詳細を指定できます。

Using Retention Policies - retention, time, disposition.pngUsing Retention Policies - email, apply policy.png

  1. [リテンションポリシー名]に、ポリシーの名前を入力します。
  2. [期間]セクションで、コンテンツを保持する期間を指定します。開始日はそのコンテンツがBoxにアップロードされた日または作成された日になります。指定可能な保持期間は次のとおりです。
    • 30、60、または90日間
    • 1、3、6、または10年間
    • 日数または年数のカスタマイズ
    • 無期限

注 会社が存続するかぎりファイルを保持する場合は、無期限を選択します。その後、ファイルが廃棄対象になる日が判明したときに、リテンションポリシーを更新/編集できます。

  1. [廃棄アクション]セクションで、ファイルを指定期間保持した後の処理方法を選択します。
  • ファイルを現在の場所に保持する場合は、[なし]を選択します。適切な権限を持つユーザーは、保持期間終了後にこれらのファイルを削除できます。
  • 保持期間終了後にコンテンツを完全に削除するには、[コンテンツを完全に削除]を選択します。フォルダの所有者および共同所有者は、該当するオプションを選択することで、その削除日を延長できます。
  1. [メール通知]セクションで、リテンションポリシーに関するメール通知を受信するユーザーを選択します。選択されたユーザーは毎週、リテンションポリシーによって14日以内に期限切れとなるファイルが含まれているフォルダの一覧をメールで受信します。
  • 保持されている項目のすべての所有者および共同所有者、または特定の管理対象ユーザーに通知するよう選択できます。
  1. [ポリシーの適用先]セクションで、リテンションポリシーを適用するコンテンツを指定します。
  • 特定のフォルダ内にコンテンツを保持するには、[特定のフォルダ内のコンテンツ]を選択します。
  • 特定のメタデータテンプレートまたはドロップダウンメニューを含む項目を保持する場合、[特定のメタデータを含むコンテンツ]を選択します。
  • ポリシーの実行中に、Boxにアップロードされたすべてのコンテンツを保持する場合は、[すべての新しいコンテンツ]を選択します。

注 このオプションは会社の既存のコンテンツは対象外です。ポリシーの適用が開始されてから会社に新たにアップロードされたコンテンツのみが対象となります。

  1. [次へ]をクリックします。
  2. [フォルダを選択]または[メタデータを選択](前の手順で[ポリシーの適用先]セクションで選択したオプションによって異なる)をクリックします。ボタンをクリックすると、選択するためのダイアログボックスが表示されます。

Using Retention Policies - select folder.png

 

注 [メタデータを選択]をクリックした場合、メタデータテンプレートまたはドロップダウンフィールドオプションのみが選択できます。複数のメタデータテンプレートまたはドロップダウンフィールドオプションを選択すると、リテンションポリシーは、選択された項目のいずれかを含んでいるファイルに適用されます。

  1. ダイアログボックスでの選択が完了したら、[選択]をクリックします。
  2. 選択した項目の詳細を確認し、[次へ]をクリックします。

注 選択した項目のいずれかに、同じ長さ以上の期間のリテンションポリシーがすでに存在している場合、選択を削除するか、または前の手順で設定した期間を修正するよう促されます。

  1. リテンションポリシーは、適用を開始する前にレビューし、すべての情報が正しいことを確認してください。
  • ポリシーを編集するには、[編集]をクリックします。
  • 問題がなければ、[ポリシーの開始]をクリックして、リテンションポリシーの適用を開始します。

Using Retention Policies - start policy.png

 

リテンションポリシーの編集

リテンションポリシーを作成したら、ポリシーを編集できます。

重要 ポリシーを作成すると、ポリシーの[期間]、[ポリシーの種類]、[ポリシーの適用先]は編集できません。

  1. リテンションポリシーを編集するには、管理コンソールを開きます。
  2. 左側のナビゲーションで、[ガバナンス]をクリックします。
  3. [リテンション]タブで、編集するポリシーを見つけてクリックします。ポリシーの詳細画面が表示されます。
  4. [リテンションポリシー詳細]セクションの横にある[編集]をクリックします。
  5. 変更を加え、[保存]をクリックします。 Using Retention Policies - edit policy details.png

注　リテンションポリシーの適用(初回適用と新しいファイルへの適用の両方)にかかる時間は、そのリテンションポリシーの影響を受けるファイルの数に応じて異なります。つまり、保持する必要のあるオブジェクト(ファイル)が多いほど、リテンションポリシーがアクティブになるまでの時間が長くなります。リテンションポリシーが実際に適用されていることを確認するには、管理コンソールで[レポート]をクリックし、[ユーザーアクティビティ] > [ポリシー] > [リテンションポリシーの適用]に移動します。


リテンションポリシーの破棄

リテンションポリシーを破棄すると、そのリテンションポリシーの管理下にあったコンテンツはいずれもそのポリシーが適用されますが、新しいコンテンツはいずれもそのポリシーの対象にはならなくなります。
  1. リテンションポリシーを破棄するには、管理コンソールを開きます。
  2. 左側のナビゲーションで、[ガバナンス]をクリックします。
  3. [リテンション]タブで、該当のポリシーを見つけて[ポリシーを撤回]をクリックします。

注 ポリシーを破棄すると完全に削除されます。元に戻すことはできません。

 

 

リテンションポリシーレポート

管理者は、ポリシーの作成、編集、および破棄に関するレポートを生成できます(管理者のみが実行できます)。ポリシー終了の廃棄処理の一環として、ファイルへのポリシーの適用やファイルの削除に関するレポートも生成できます。

 

管理コンソールからリテンションポリシーのレポートを実行する方法はこちらを参照してください。

 

リテンションポリシーによるごみ箱の扱い

Boxには、検索結果にごみ箱内の項目を含める機能があります。 これにより管理者は、ファイルがごみ箱に入れられ、管理者のビューから削除されたとしても、キーワードやフレーズを使用してすべてのユーザーのごみ箱を検索できます。APIを使用したごみ箱の検索方法の詳細については、Boxの開発者向けガイドを参照してください。

 

保持されているファイルは、ごみ箱に入れることで削除できます。ただし、そのファイルの保持期間が終了するまで、ユーザーはそのファイルを消去できません。それまでの間、ユーザーはごみ箱に入れたファイルを元の場所に復元できます。元の場所が削除された場合は、ファイルを復元して保存する場所として新しいフォルダを選択できます。
コンテンツ削除に関して優先される機能の順位は、以下のとおりです。優先度は上から高いものになります。
  • リーガルホールド
  • ごみ箱(誰も削除できないように設定されているか、絶対に削除しないように設定されている場合)
  • リテンションポリシー([廃棄アクション]で[コンテンツを完全に削除]が選択されている場合)
  • ごみ箱(その他の設定)

例: ごみ箱は30日ごとに消去されるものの、ファイルは6年間保持されるように設定されている場合、そのファイルは保持期間が終了するまでユーザーのごみ箱から消去されません。 つまり、この場合は6年間消去されません。

 

エンドユーザー体験

ファイルにリテンションポリシーが適用されている場合、[詳細]セクションの下にある右側のナビゲーションにインジケータが表示されます。この情報は、ファイル名の右にある[その他のオプション]をクリックして、[プロパティ] > [一般情報]でも確認できます。
フォルダベースのリテンションポリシーの場合は、特定の操作によって、ファイルに関連付けられているリテンションポリシーを変更することができます。
  • リテンションポリシーが適用されたフォルダからリテンションポリシーが適用されていないフォルダにファイルを移動すると、そのファイルは最初のリテンションポリシーに基づいて管理されます。
  • リテンションポリシーが適用されたファイルを保持期間が同じフォルダに移動すると、Boxは保持期間と元の廃棄アクションの両方を保持します。
  • リテンションポリシーが適用されたファイルを異なる保持期間のフォルダに移動すると、より長い保持期間のほうが優先されます。
  • 期間が、期限のある値から別の期限のある値へと変更されると(3年から5年など)、そのファイルはBoxにアップロードされた日付に基づいて保持されます。
  • 期間が、無期限から期限のある値へと変更されると、そのファイルは期間が更新された日付に基づいて保持されます。
  • リテンションポリシーが適用されたファイルやフォルダを社外に転送することはできません。 また、フォルダ所有者を外部関係者に変更したり、外部ユーザーが所有するフォルダに個々のファイルを移動したりすることはできません。
メタデータベースのリテンションポリシーの場合は、特定の操作によって、ファイルに関連付けられているリテンションポリシーを変更することができます。
  • リテンションポリシーが適用されたカスタムメタデータをファイルから削除しても、そのファイルはそのまま最初のリテンションポリシーに基づいて管理されます。
  • ファイルのカスタムメタデータを、同じ期間に設定された新しいメタデータ値に更新すると、Boxは保持期間と元の廃棄アクションの両方を保持します。
  • ファイルのカスタムメタデータを、異なる期間が設定された新しいメタデータ値に更新すると、より長い期間のほうが優先されます。
    • 期間を、期限のある値から別の期限のある値に変更すると(3年から5年など)、そのファイルはBoxにアップロードされた日付に基づいて保持されます。
    • 期間を、無期限から期限のある値へと変更すると、そのファイルは期間が更新された日付に基づいて保持されます。
  • リテンションポリシーが適用されたファイルやフォルダを社外に転送することはできません。 また、フォルダ所有者を外部関係者に変更したり、外部ユーザーが所有するフォルダに個々のファイルを移動したりすることはできません。
さらに、フォルダベース、メタデータベース、またはその両方の2つ以上のリテンションポリシーが1つのファイルにアクティブに適用されている場合、より長い期間のほうが優先されます。
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