Boxの管理者は、管理対象ユーザーを削除することができます。削除する管理対象ユーザーがBox上にコンテンツを所有している場合は、そのコンテンツの所有権を別のBox管理対象ユーザーに移管するか、そのコンテンツを削除するかも選択します。ただし、ワークフローのみを所有するユーザーを削除すると、そのワークフローは削除を実行した管理者に転送されます。
注
ユーザーを削除しても既存のコラボレーション (フォルダレベル) や共有リンクには影響しないため、ユーザーは移管完了後も引き続きそれらのコンテンツにアクセスできます。
ユーザーが退職した場合や、コンテンツにアクセスする必要がなくなった場合、管理対象ユーザーを削除する必要がある場合があります。ユーザーの退職時の処理については、従業員の退職処理のベストプラクティスガイドを参照してください。
Box Relayを使用している組織で、削除するユーザーがワークフローも作成していた場合は、そのワークフローをコンテンツと一緒に別のユーザーに転送できます。
EnterpriseアカウントでGovernanceを有効化していて、アクティブまたは撤回されたリテンションポリシーが設定されている場合は、コンテンツを転送しない限り、ユーザーを削除できません。
ヒント
短期的な回避策としては、ユーザープロフィールの [ステータス] を [非アクティブ] にすることでユーザーをBoxからロックアウトし、コンテンツを凍結することもできます。 ただし、すでにユーザーを非アクティブにしている場合、ユーザーと同じ画面が表示されますが、これはそのアカウントが非アクティブであることを示しています。その時点で、ユーザーのコンテンツにアクセスするには、コンテンツマネージャを使用してください。
注
また、Box APIまたはCLIを使用してユーザーを削除することもできます。
管理対象ユーザーを削除するには、次の手順に従います。
- [管理コンソール] > [ユーザーとグループ] に移動します。
- [管理対象ユーザー] タブを選択します。
- ユーザー名をクリックします。
- [ユーザーの削除] (
) をクリックします。
- ユーザーがBoxにコンテンツを所有している場合は、次の手順に従います。
- 削除するユーザーのコンテンツの転送先となる、社内の別の管理対象ユーザーの名前とメールアドレスを入力します。ユーザーのごみ箱に残っているコンテンツも次のユーザーに転送されることに注意してください。
- [続行] をクリックします。
- ユーザーがRelayワークフローを所有している場合は、次の手順に従います。
- 次のいずれかを選択します。
- [コンテンツとワークフローを別のユーザーに転送する]。その後、既存の1人以上の管理対象ユーザーのメールアドレスを入力します。
- [ワークフローを削除する]。
- 次のいずれかを選択します。
- [続行] をクリックします。
旧デザインとの相違点
- 手順3では、[このユーザーを削除] リンクをクリックします。
- 手順7では、[削除] をクリックします。
注
- 処理が完了すると、削除されたユーザーのコンテンツは、転送先のルートレベルにある「[削除されたユーザーのメールアドレス] - [削除されたユーザーの名前] のファイルとフォルダ」という名前のフォルダ内に表示されます。
- ユーザーが所有していたファイルは、転送中、アクセスすることができません。つまり、この転送中は、ユーザーが所有していた共有コンテンツにコラボレータ全員がアクセスできなくなります。
- 個々のファイルレベルでの既存のコラボレーションはこの処理中に転送されません。フォルダレベルでの既存のコラボレーションすべてに影響はありません。
- コンテンツの転送処理は、ユーザーが所有するコンテンツの量に応じて完了までに時間がかかる場合があります。コンテンツの量が多いほど、所要時間は長くなります。エラーは発生していないものの、コンテンツの一部がすぐに新しい場所に表示されない場合でも、サポートに連絡するのは最大1日お待ちください。 処理が完了しない場合は、最も大きいフォルダをいくつか個別に転送することをお勧めします。 これを行うには、こちらの手順に従ってください。引き続きエラーが発生する場合は、サポートチームにチケットを申請してください。
- Boxでは、転送処理が単一の操作として実行されません。 転送対象のコンテンツは細かく分けられ、それぞれの転送処理が個別にスケジュールされます。このため、転送処理がすべて終わるまで、転送先ではフォルダツリーが一部ずつ順次表示されていくことになります。削除するユーザーが転送対象となるコンテンツを大量に所有している場合は、業務時間の終了後に転送を実行することをお勧めします。
- 共同管理者は別の共同管理者を削除できず、管理者のアカウント内にコンテンツを作成することもできません。システム側から見ると、ユーザーを削除してコンテンツを転送する処理を通じて管理者アカウントにコンテンツを転送する操作は、管理者アカウント内にコンテンツを作成する操作と同じものとみなされます。 これにより、エラーが発生します。
- 非アクティブな管理対象ユーザーのBoxアカウントは、引き続き有料の使用済みライセンスとなります。
- ユーザーのアカウントを削除してもサブスクリプションのコストには影響しません。 購入したライセンス数の調整方法の詳細については、こちらの記事 (英語) を参照してください。
Boxから削除されたユーザーの名前は、ユーザーインターフェース全体で削除され、「以前のコラボレータ」または「匿名ユーザー」に置き換えられます。これには、以下の場所が該当します。
[ファイルのプロパティ] の [アップローダー]
ファイルアクティビティのコメント
ファイルの詳細のアクセス統計情報
削除されたユーザーが作成したタスクは、[ファイルアクティビティ] ペインに表示されなくなります。
削除したユーザーアカウントのユーザーアクティビティは、管理コンソールの [レポート] から引き続きレポートを作成できます。
*ご質問がある場合は、 Product Supportチームにチケットを申請してください。